Grundlagen des Managements: Definitionen, Funktionen und Systemtheorie für Unternehmen

Firma, Service und Adaptive Probleme

Firma: Es ist ein System, eine Gruppe von Personen, die strukturiert sind, um eine Leistungserbringung zu gewährleisten.

Service: Etwas, das produziert und gleichzeitig verbraucht wird. Man kann nur das Ergebnis nach der Erbringung sehen. Im Gegensatz zu Waren kann ein Service nicht an einem Ort gelagert werden.

Adaptive Probleme: Externe Fragen der Unternehmensentwicklung (Wettbewerb).

Die Verwaltung (Management)

Die Verwaltung ist ein kontinuierlicher und systematischer Prozess, der darauf abzielt, Ziele zu erreichen, indem die Bemühungen der Menschen miteinander verknüpft und koordiniert werden. Effektives und innovatives Management ist unerlässlich für den Erfolg jeder Organisation. Verwaltung ist eine strukturierte Gruppe von Menschen, die zusammenarbeiten, um bestimmte Ziele zu erfüllen, die Individuen allein nicht erreichen könnten. Management koordiniert die Human-, materiellen und finanziellen Ressourcen einer Organisation. Verwaltung ist somit eine "mentale Disziplin, gesunder Menschenverstand, Erfahrung".

Grundfunktionen der Verwaltung

Die administrativen Funktionen werden auf allen Ebenen angewendet, um betriebliche Funktionen zu bestimmen und festzulegen, wie Probleme gelöst werden:

• Planungsfunktion: Was ist zu tun?
• Organisationsfunktion: Wie ist es zu tun?
• Ausführungsfunktion (Direktion): Durchführung der Aufgaben.
• Kontrollfunktion: Überprüfung der Ergebnisse.

Administrativer Prozess

Planen → Organisieren → Steuern (Direkt) → Kontrollieren

Konzeptionelle Grundlage für die Analyse der administrativen Aufgaben

1. Systemtheorie: Ein praktisches Problem kann nicht von seinen psychologischen, wirtschaftlichen oder technischen Aspekten getrennt werden.
2. Unternehmen werden geschaffen und entwickelt, um menschliche Bedürfnisse unabhängig von ihrer Natur zu befriedigen, nicht nur um Geld zu verdienen.
3. Die Produktivität hängt nicht nur von der verwendeten Technologie ab, sondern auch und vor allem von den Menschen.
4. Situativer Ansatz (Eventualforderungen): Situativ bedeutet, dass etwas zufällig vorkommt (Quota: ob es passiert oder nicht).

Hierarchie der Bedürfnisse nach Maslow

Menschen werden durch Bedürfnisse motiviert (Bewegung erfolgt durch Anforderungen).

Sobald ein Bedürfnis befriedigt ist, motiviert es nicht mehr in diesem Moment. Die Prioritäten sind:

1. Physiologisch
2. Sicherheit (Beschäftigung, Sicherung des Arbeitsplatzes)
3. Zugehörigkeit (Membership/Anerkennung): Ein gutes Gefühl, gute Beziehungen zum Unternehmen.
4. Anerkennung (Wertschätzung): Belohnung für gute Leistungen.
5. Selbstverwirklichung: Maximierung des eigenen Potenzials und Erfolg; Entwicklung dessen, was man langfristig anstrebt (das Beste sein wollen).

Effizienz, Wirksamkeit und Performance

Effizienz (statisch): Die Fähigkeit, mit weniger Ressourcen mehr Produktivität zu erreichen. Voraussetzung für das Überleben nach dem Erfolg. Es geht darum, Dinge richtig zu tun.

Effektivität (rechtzeitig): Ein Ergebnis zu erreichen (manchmal unabhängig von den Kosten). Es geht darum, ein Problem bestmöglich zu lösen.

Wirksamkeit: Die Summe aus Effektivität (was zu tun ist) und Effizienz (wie es getan wird). Sie ist die Grundlage des Erfolgs: das Richtige zu tun.

Performance des Ingenieurs

• Management (Konformistisch und statisch): Organisieren und Verbessern dessen, was existiert oder bekannt ist.
• Business (Innovativ): Neuausrichtung der Ressourcen von Bereichen geringer Konsequenz, um das Ergebnis zu steigern. Es muss die Vergangenheit verworfen und das Neue (Vision, neue Möglichkeiten, Innovationen) geschaffen werden.

Firmen suchen neue Entwicklungsmöglichkeiten (Tendenz zu Outsourcing), daher muss Erneuerung stattfinden, anstatt zu verharren. Man darf nicht warten, bis Probleme akut werden; man muss informiert sein.

Schritte, die unternommen werden sollten

• Stärkung der eigenen Fähigkeiten und Kompetenzen.
• Kontakte knüpfen, um Informationen über den Markt zu erhalten.
• Ein gewisses Maß an Flexibilität und Toleranz für erwartete Veränderungen sowie die Bereitschaft, Risiken einzugehen, übernehmen.

Relationen und Funktionen des Unternehmens

1. Beziehungen zur Umwelt (Außenbeziehungen)

• Kunden: Im Wettbewerb versuchen wir, den Kunden zu binden. Innovationen sind notwendig, um sich an Kundenbedürfnisse anzupassen.
• Lieferanten: Nicht nur nach dem billigsten Anbieter suchen. Die Idee ist, einen Lieferanten zu sichern, um unsere Kunden zu gewährleisten, unabhängig von den Kosten.
• Banken: Es ist schwierig, jederzeit Kapital für alle geschäftlichen Anforderungen zu haben. Kunden zahlen nicht sofort; man muss mit Fremdkapital arbeiten.
• Aktionäre: Sie stellen Kapital zur Verfügung und erwarten einen angemessenen Gewinn.
• Staat: Er nimmt Steuern ein.
• Vorinstanzen/Behörden.
• Soziales Umfeld: Beeinflusst durch politische, wirtschaftliche und internationale Beziehungen.
• Umwelt: Einhaltung von Umweltstandards und Vermeidung von Schäden an der natürlichen Umwelt.
• Nationale und internationale Konkurrenz.

2. Personal (Interne Angelegenheiten)

• Operative Funktionen: Beziehen sich auf Tätigkeiten, die direkten Einfluss auf den Produktionsprozess haben.
• Beratende Funktionen der Mitarbeiter: Sie unterstützen die operativen Tätigkeiten, ohne direkt in die Produktion einzugreifen. Der Berater stellt Alternativen vor.

3. Alternative Ansätze (Wirtschaft, Mission oder Zweck)

• Wirtschaftsfunktion: Zielt darauf ab, Effizienz durch den effizienten Einsatz von Ressourcen zu erreichen.
• Soziale Funktion: Drückt sich in der Befriedigung der tatsächlichen Bedürfnisse der Konsumenten/Kunden, der Schaffung stabiler Arbeitsplätze und der Zufriedenheit der Mitarbeiter sowie der Umwelt aus.

Systemtheorie und Analysemodelle

Analysemodelle der Naturerscheinungen

• Deterministische Modelle: Prozesse, die auf Basis von Naturwissenschaften messbar sind (z.B. chemische Phänomene).
• Stochastische Modelle: Basieren auf der Wahrscheinlichkeitstheorie.

Modelle, in denen Synergie existiert: Es gibt spezielle Kräfte, die Situationen entweder gut oder schlecht beeinflussen können.

Reduktionistischer Ansatz und analytische Perspektive

Prüfung der Teile unabhängig voneinander. "Wenn wir ein Objekt zu stark in seine Bestandteile zerlegen, verlieren wir an Sinngehalt."

Systematisches Vorgehen

• Beitrag statt Zersetzung.
• Integration statt Division.
• Der Wert der Analyse als Instrument der wissenschaftlichen Methode wird nicht negiert, aber es muss vermieden werden, die Interaktion zwischen den untersuchten Teilen aus den Augen zu verlieren.

Allgemeine Systemtheorie (TGS)

Die TGS bietet eine Basis, um die Verwaltung des modernen Unternehmens zu verstehen:

• Analyse der vollständigen (internen und externen) Interaktionen.
• Erklärung von Phänomenen, die in der Realität auftreten.
• Vorhersage des zukünftigen Verhaltens der Realität.

Dies ermöglicht es dem Ingenieur, eine breitere Perspektive einzunehmen und dem Mangel an Kommunikation zwischen Fachleuten verschiedener Disziplinen aufgrund zunehmender Spezialisierung entgegenzuwirken.

Definitionen

System: Ein miteinander verbundenes, koordiniertes Bündel von Objekten, die gemeinsam mehr erreichen als einzeln.

Cluster: Eine Menge von Objekten, zwischen denen keine Netto-Interaktion besteht.

Synergie: Die Wirkung des Zusammenspiels oder der Interaktion zwischen den Teilen eines Systems. Synergie wird definiert als: Das Ganze ist anders als die Summe seiner Teile. Synergieeffekte treten auf, wenn die isolierte Prüfung der Teile das Verhalten des Ganzen nicht erklären oder vorhersagen kann.

Unsystematische Herangehensweise in der Administration

1. Wenn Manager zu viel Aufmerksamkeit auf hoch spezialisierte Bereiche lenken, können sie die allgemeinen Ziele des Unternehmens aus den Augen verlieren, da der Beitrag eines bestimmten Subsystems zum Gesamtsystem betrachtet werden muss.

Diese Vernachlässigung des Gesamtsystems kann dazu führen, dass der Leiter einer Abteilung oder eines Subsystems seine eigene Leistung auf Kosten der gesamten Operation optimiert. Es muss ein ausgewogenes Verhältnis in allen Unternehmensbereichen erreicht werden. Wahrscheinlicher ist, dass diese Vernachlässigung nicht böswillig, sondern das Produkt der Unkenntnis der Wechselwirkungen der eigenen Entscheidungen mit anderen Geschäftsbereichen ist. Das Wichtigste ist, die Existenz von Synergien zu erkennen.

Die Folge ist, dass die Vorhersage des Verhaltens einer Variablen die induzierten Auswirkungen auf andere Variablen berücksichtigen muss (Synergieeffekte).

Systemkonzept

Die TGS ist ein leistungsfähiges Werkzeug zur Erklärung und Vorhersage realer Phänomene.

Prinzipien oder Annahmen, nach denen die Realität unterteilt werden kann

• Das Prinzip der Synergie: Das Verhältnis des Ganzen zu seinen Teilen.
• Das Prinzip der Rekursion: Vertikale Ordnung; es gibt eine Hierarchie, in der untergeordnete Systeme in übergeordnete Systeme eingebettet sind.

Rekursion

Dies bezieht sich darauf, dass ein synergistisches Objekt (System) aus Teilen besteht, die selbst synergistische Objekte sind. Durch die Idee der Rekursion wird die Rolle aller Beteiligten analysiert: Verkleinerung oder Vergrößerung erfolgt durch das Zusammenfügen einzelner Teile, aber auch durch die Integration von Elementen in ein größeres Ganzes.

Highlights der Rekursion

• Reduktionistisch: Zerlegung des Ganzen in Teile, während die Idee der Rekursion alle Parteien einbezieht.
• Systeme bestehen aus Individuen und sind daher unteilbare Systeme.
• Das Prinzip der Rekursion besagt: Was für das System gilt, gilt auch für das übergeordnete System und das Subsystem.

Lebensfähigkeit

Lebensfähigkeit: Die Fähigkeit eines Systems zu überleben und sich im Austausch mit seiner Umwelt anzupassen.

Lebensfähiges System: Eines, das überlebt und durch seine Umwelt bestätigt wird, indem es sich anpasst und Anforderungen erfüllt, sodass positive Ausflüsse aus der Umwelt es ihm ermöglichen, neue Ressourcen zu erwerben, um seine Verarbeitung oder Entwicklung aufrechtzuerhalten.

Modelle von Systemen

Offene Systeme: Interagieren mit ihrer Umgebung, importieren Energie, verarbeiten diese Energie und exportieren sie schließlich.

Geschlossene Systeme: Sind nicht in der Lage, diese Aktivität selbstständig durchzuführen.

Schematische Darstellung eines offenen Systems:

Aktueller Ansatz (Input/Output-Fluss-Ansatz)

1. Eindeutige Identifizierung der Systeme und Subsysteme und Studium der Beziehungen zwischen ihnen. Sie müssen in Beziehung stehen; jedes Teilsystem muss einen Input und einen Output haben.
2. Einfache Identifizierung sogenannter Engpässe (Ungleichgewichte zwischen Teilsystemen, die durch schlechte Kommunikation entstehen können).
3. Identifizierung der kritischen Subsysteme, die besondere Aufmerksamkeit des Analytikers erfordern.

Entropie und Negentropie

Entropie: Die Tendenz eines geordneten und organisierten Zustands, sich in einen weniger organisierten oder unorganisierten Zustand zu wandeln. Es ist eine natürliche Kraft, die zu messbarer Destabilisierung neigt.

Negentropie: Ein Maß für Ordnung oder Organisation. Es ist eine innere Kraft, die in offenen Systemen wirkt.

Das Unternehmen kann als eine Struktur definiert werden, in der eine innere Ordnung existiert, die nicht zufällig ist (die Verwaltung wirkt der Entropie entgegen).

Die Entropie geschlossener Systeme wächst ständig, weshalb sie eine begrenzte Lebensdauer haben. Die entropischen Effekte in offenen Systemen neigen ebenfalls zu einer begrenzten Lebensdauer, werden aber durch die Negentropie ausgeglichen.

Dynamisches Gleichgewicht der Systeme

Das dynamische Gleichgewicht wird erreicht durch:

1. Newtonsche Erklärung: Ein Körper bleibt in Ruhe oder ändert seine Bewegung nur, wenn eine Kraft auf ihn wirkt, und jede Aktion hat eine Reaktion. Die Kombination beider Effekte hebt sich gegenseitig auf und erreicht ein statistisches Gleichgewicht.
2. Erklärung der Systemtheorie: Basierend auf der Variabilität des Gesamtsystems im Vergleich zur Variabilität seiner Teile haben die unteren Systeme einen Mechanismus der Homöostase (Selbstregulierung).

Das Prinzip der Agenturen bezieht sich auf das Ausmaß, in dem das System in der Lage ist, überschüssige Energie zu erzeugen.

Externe Faktoren, die Entropie erzeugen: Technologie und Wettbewerb.

Die ordnungsgemäße Verwaltung von Informationen hilft, Negentropie zu erhalten.

Geschlossene Systeme sind nicht lebensfähig: Die Entropie zerstört sie allmählich, und sie können keine Negentropie aus eigener Kraft erzeugen.