Grundlagen des Managements: Entscheidung, Führung und Kontrolle

Entscheidungsfindung

Die wichtigste Aufgabe eines Managers ist es, Entscheidungen zu treffen. Für Administratoren ist der Entscheidungsprozess zweifellos eine der größten Aufgaben.

Die Entscheidungsfindung in einer Organisation ist nicht auf eine kleine Gruppe beschränkt, sondern betrifft alle, die sie unterstützen. Wir beginnen mit der Auswahl einer Entscheidung, und diese Auswahl ist eine Aufgabe von großer Bedeutung.

Es wird oft gesagt, dass Entscheidungen der Motor der Wirtschaft sind. Die geeignete Auswahl von Alternativen bestimmt weitgehend den Erfolg jeder Organisation.

Die Rolle des Managers bei Entscheidungen

Manager betrachten die Entscheidungsfindung oft als ihre Hauptaufgabe, da sie ständig entscheiden müssen, was getan werden soll, wer es tun soll, wann, wo und manchmal sogar wie. Dennoch ist die Entscheidungsfindung nur ein Schritt in der Planung, auch wenn sie schnell erledigt wird und wenig Aufmerksamkeit oder nur wenige Minuten beansprucht. Manager sind per Definition Entscheider. Eine der Aufgaben eines Geschäftsführers besteht darin, eine Vielzahl von großen und kleinen Entscheidungen zu treffen.

Das Ziel derjenigen, die Management praktizieren, ist es, jedes Mal die richtige Entscheidung zu treffen. Dies erfordert gründliche Kenntnisse und langjährige Erfahrung in diesem Bereich.

6.2. Die Kunst der Entscheidung: Fünf Grundelemente

• Information: Diese spiegeln die Aspekte wider, die für oder gegen eine Fragestellung sprechen, und definieren deren Beschränkungen. Wenn Informationen nicht verfügbar sind, sollte die Entscheidung auf der Grundlage der allgemein verfügbaren Daten getroffen werden.
• Wissen: Wenn der Entscheider Kenntnisse über die Umstände des Problems oder eine ähnliche Situation hat, können diese genutzt werden, um einen günstigen Kurs einzuschlagen. Bei mangelndem Wissen ist es notwendig, informierte Personen zu konsultieren.
• Erfahrung: Wenn ein Mensch ein Problem auf eine bestimmte Weise löst – ob mit guten oder schlechten Ergebnissen –, liefert die Erfahrung Informationen für die Lösung des nächsten ähnlichen Problems. Wenn eine akzeptable Lösung gefunden wurde, tendiert man dazu, diese bei ähnlichen Problemen zu wiederholen. Mangelt es an Erfahrung, muss man experimentieren, sofern die Folgen eines schlechten Experiments nicht katastrophal sind. Wichtige Probleme können daher oft nicht allein durch Experimente gelöst werden.
• Analyse: Niemand kann von einer einzigen Methode zur Problemanalyse sprechen; sie sollte eine Ergänzung, aber kein Ersatz für die anderen Zutaten sein. In Ermangelung mathematischer Verfahren ist es möglich, alternative Methoden zu studieren. Wenn diese versagen, muss man der Intuition vertrauen. Manche mögen über Intuition spotten, aber wenn andere Bestandteile keinen Weg aufzeigen, ist sie oft die einzige Möglichkeit.
• Urteilsvermögen: Urteilsvermögen ist notwendig, um Analyse, Informationen, Wissen und Erfahrung zu kombinieren und den entsprechenden Kurs in Aktion zu wählen. Es gibt keinen Ersatz für gesunden Menschenverstand.

6.3. Arten von Entscheidungen im Management

• Routine: Dies sind wiederkehrende Umstände, bei denen die Auswahl einer Vorgehensweise bekannt ist.
• Sofortmaßnahmen: Angesichts beispielloser Situationen werden Entscheidungen direkt beim Eintreten des Ereignisses getroffen. Sie können die meiste Zeit eines Managers beanspruchen.
• Strategisch: Entscheidung über Ziele und deren Umsetzung in konkrete Pläne. Dies ist die anspruchsvollste Art der Entscheidung und eine der wichtigsten Aufgaben eines Managers.
• Operativ: Diese sind notwendig für den Betrieb der Organisation, einschließlich der Beurteilung von Personalfragen (wie Einstellung und Entlassung). Das Management erfordert hier Relevanz im Denken.

Der menschliche Faktor

Vorsprung durch Vision und Strategie

In komplexen Organisationen funktioniert Autoritarismus nicht. Es ist unwahrscheinlich, dass Widerstand durch alle Kräfte überwunden wird; Menschen ignorieren Anweisungen oder tun nur so, als ob sie kooperieren, während sie die Bemühungen untergraben. Mikromanagement versucht, dieses Problem durch detaillierte Überwachung der Mitarbeiter zu lösen.

Diese Taktik kann zwar einige Hemmnisse überwinden, aber da die Erstellung und Übermittlung detaillierter Pläne extrem langsam ist, neigt diese Art der Veränderung dazu, ineffizient zu sein.

Motivation

Wir definieren Motivation als die Bereitschaft, ein hohes Maß an Anstrengung aufzuwenden, um organisatorische Ziele zu erreichen, sofern diese Anstrengungen auch individuelle Bedürfnisse befriedigen. Während sich allgemeine Motivation auf Anstrengungen in Bezug auf jedes Ziel bezieht, konzentrieren wir uns hier auf organisatorische Ziele und arbeitsbedingtes Verhalten. Die drei wichtigsten Elemente sind: Anstrengung, organisatorische Ziele und Bedürfnisse.

Der Motivationsprozess

1. Bedürfnis
2. Spannung
3. Schwung (Antrieb)
4. Suchverhalten
5. Bedürfnisbefriedigung
6. Stressreduzierung

(Hinweis: Dies ist ein Teil des Materials aus der Einheit, anderes fehlt an dieser Stelle.)

Kontrollinstrumente

Die Elemente der Steuerung. Die Macht zu befehlen umfasst unbedingt drei Funktionen:

1. Bestimmen, was getan werden muss.
2. Festlegen, wie es getan werden sollte.
3. Sicherstellen, dass das, was getan werden sollte, auch getan wird.

Gewöhnlich werden diese Funktionen als politische, administrative und aufsichtführende (oder ausführende) Aufgaben bezeichnet. In einer Firma ist die erste Ebene mit dem Vorstand verbunden, die zweite mit der allgemeinen Geschäftsführung und die dritte mit den ausführenden Organen. In der industriellen Anwendung vereint ein Chef oft alle drei Elemente.

Formen der Kontrolle

Man unterscheidet zwei grundlegende Wege der Kontrolle:

a) Aufträge: Bestehen in der Ausübung von Autorität, die von einer höheren Position auf eine untergeordnete übertragen wird, um eine spezifische Situation zu ändern. Die Grundelemente eines Auftrags sind:

1. Ausgabe
2. Umsetzung
3. Überprüfung

Zusätzlich zur Stärkung des Prozesses:

1. Empfehlungen der Untergeordneten
2. Bericht (Reporting)
3. Menschliche Reaktion

Diese sechs Elemente vereinen den Chef, den Untergeordneten und die veränderte Situation.

b) Anweisungen: Anweisungen unterscheiden sich von Aufträgen dadurch, dass sie nicht auf eine spezifische Situation bezogen sind, sondern Regeln und Verfahren für wiederkehrende Fälle festlegen (z. B. wie eine Maschine normal zu bedienen ist). Übliche Wege sind Rundschreiben oder Arbeitsanweisungen.

c) Beschlüsse: Die Entscheidungsfindung ist der letzte Schlüssel zu jedem Verwaltungs- oder Planungskontrollsystem. Ohne Entscheidung bleibt jede Organisation wirkungslos.

Verbindungen zwischen Management und Entscheidung

Führung und Merkmale von Führungspersönlichkeiten

Fragt man eine durchschnittliche Person auf der Straße, was Führung bedeutet, erhält man oft eine Liste von Eigenschaften wie Intelligenz, Charisma, Entschlossenheit, Begeisterung, Kraft, Mut, Integrität und Selbstvertrauen. Dies sind die Theorien der Führungseigenschaften.

Ist es möglich, bestimmte Züge bei Personen wie Martin Luther King Jr., Jeanne d'Arc oder Nelson Mandela zu isolieren? Obwohl diese Menschen sehr unterschiedliche Eigenschaften besaßen, passen sie alle in die Definition eines Leaders. Die Forschung konnte jedoch keine universelle Liste von Eigenschaften identifizieren, die Führungskräfte in jeder Situation (von den Hell's Angels bis zur Mayo Clinic) gleichermaßen auszeichnen.

Sechs Merkmale erfolgreicher Führungskräfte

1. Tatkraft (Push): Hohes Maß an Anstrengung, Ehrgeiz, Energie und Initiative.
2. Wunsch zu führen: Starker Wunsch, andere zu beeinflussen und Verantwortung zu übernehmen.
3. Ehrlichkeit und Integrität: Aufbau von Vertrauen durch Übereinstimmung von Wort und Tat.
4. Selbstvertrauen: Überzeugung von der Richtigkeit der Ziele, um Untergebene zu überzeugen.
5. Intelligenz: Fähigkeit, Informationen zu interpretieren, Probleme zu lösen und Entscheidungen zu treffen.
6. Jobbezogenes Wissen: Tiefes Wissen über das Unternehmen und die Branche.

Aufgaben eines Leaders

Alle Funktionen dienen dem Zweck der Organisation:

• Planung: Ziele definieren, Strategien und Teilpläne entwickeln.
• Organisation: Bestimmen, was wie und von wem getan werden soll.
• Leitung (Address): Teilnehmer führen, motivieren und Konflikte lösen.
• Steuerung (Control): Aktivitäten überwachen, um die Planung sicherzustellen.

Arten der Führung

Es gibt verschiedene Führungsstile: Charismatisch, unterstützend, autokratisch, gruppenorientiert, aufgabenorientiert, managerial, heroisch, produktionsorientiert, beziehungsorientiert, mitarbeiterorientiert oder beratend.

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Kontrolle (Control)

Kontrolle ist ein Vorgang, bei dem das Management sicherstellt, ob das, was geschieht, mit dem übereinstimmt, was geschehen soll. Andernfalls müssen Korrekturen vorgenommen werden.

Definitionen der Kontrolle

• „Sicherstellen, dass Ereignisse nach Plan verlaufen.“ (K. Burt Scanlan)
• „Regulierung von Tätigkeiten zur Erreichung bestimmter Ziele.“ (Eckl, Carmichael)
• „Bestimmung dessen, was stattfindet, sowie Korrekturmaßnahmen zur Einhaltung des Plans.“ (George R. Terry)
• „Messung und Korrektur der Leistungen von Untergebenen zur Erreichung der Unternehmensziele.“ (Robert C. Appleby)

Bibliographie: Class Notes Osorno Jose B. Carrillo, Instituto Tecnológico de Campeche, Roberto Torres Mejía (Advisor).

Wichtige Konzepte und Prinzipien der Kontrolle

• Verhältnis zum Plan: Kontrolle überprüft die Erreichung der Ziele.
• Messung: Ergebnisse müssen quantifiziert werden.
• Erkennen von Abweichungen: Unterschiede zwischen Planung und Umsetzung entdecken.
• Korrekturmaßnahmen: Fehler beheben und für die Zukunft vermeiden.

Die Kontrolle ist wichtig, weil sie Maßnahmen zur Erfolgsgarantie einleitet, für Menschen und Handlungen gilt, Ursachen für Abweichungen analysiert und Kosten sowie Zeit spart.

Grundsätze der Kontrolle

• Delegation: Kontrolle muss der übertragenen Verantwortung entsprechen.
• Ziele: Kontrolle ist kein Selbstzweck, sondern ein Mittel.
• Gelegenheit: Sie muss rechtzeitig erfolgen, bevor Fehler entstehen.
• Abweichungen: Ursachen müssen detailliert analysiert werden.
• Erschwinglichkeit: Die Kosten der Kontrolle müssen in Relation zum Nutzen stehen.
• Ausnahme: Konzentration auf strategisch wichtige oder außergewöhnliche Aktivitäten.
• Kontrollierte Funktion: Die kontrollierende Person sollte nicht selbst an der auszuführenden Tätigkeit beteiligt sein.

Der Prozess der Kontrolle

Dies ist die administrative Funktion zur Messung und Korrektur der Leistung. Sie stellt sicher, dass Tatsachen den Plänen entsprechen. Die Planung muss der Kontrolle vorausgehen.

Vier grundlegende Schritte der Kontrolle

1. Festlegung von Standards (z. B. monatliche Verkaufszahlen).
2. Regelmäßige Überprüfung der Leistung (stündlich, täglich, jährlich).
3. Feststellung von Abweichungen vom Durchschnittsniveau.
4. Ergreifen von Maßnahmen (z. B. Umschulung) bei Änderungen.

Systeme und Design im Management

Ein System ist eine Menge miteinander verbundener Dinge, die als komplexe Einheit interagieren. Im Managementmodell umfassen die Eingänge Kundenbedürfnisse, Technologie, Arbeit und Kapital.

• Organisches System: Basiert auf individueller Leistung und kontinuierlicher Neudefinition durch Interaktion. Geeignet für instabile Bedingungen.
• Mechanistisches System: Geeignet für stabile Umgebungen, geprägt durch spezialisierte Aufgaben und hierarchische Strukturen.

Design und Zweck der Kontrolle

Design ist die Strukturierung der Arbeit. Produkt-Design erfordert: Ideenfindung, Auswahl basierend auf Wirtschaftlichkeit, Machbarkeitsstudien, Vorentwurf und finale Entscheidung über Anlagen und Prozesse.

Die administrative Kontrolle wird kontinuierlich ausgeübt durch persönliche Einschätzung, regelmäßige Berichte und Sonderberichte. Man unterscheidet:

1. Vorläufige Kontrolle (Power Forward): Sicherstellung der Mittel vor Beginn der Aktivität.
2. Laufende Kontrolle (Matching Control): Überwachung während der Ausführung.
3. Feedback-Kontrolle: Konzentration auf vergangene Ergebnisse zur Planung zukünftiger Aktivitäten.

Etappen des Kontrollprozesses

1. Vergleich der Ist-Ergebnisse mit Zielen.
2. Erstellung eines Performance-Berichts.
3. Analyse der Ursachen von Variationen.
4. Entwicklung von Handlungsalternativen.
5. Auswahl und Umsetzung von Korrekturmaßnahmen.
6. Überwachung der Wirksamkeit der Änderungen.

Eine wirksame Kontrolle erfordert frühzeitiges Feedback. Ziele, Pläne und Normen müssen den verantwortlichen Managern kommuniziert worden sein. Kontrolle kann nicht im Nachhinein eine bereits geleistete Zahlung rückgängig machen, aber sie kann zukünftige Ineffizienzen verhindern.

Vorteile des administrativen Prozesses

Er bietet einen konzeptionellen Rahmen, fördert das Verständnis der Verwaltung und ermöglicht die Einbindung zeitgenössischen Denkens. Er bietet Flexibilität für verschiedene Situationen und unterstützt Praktiker dabei, Probleme zu analysieren und Ziele zu erreichen. Er stimuliert die Entwicklung einer Management-Philosophie basierend auf Werten und Überzeugungen.

Zusammenfassung der Elemente

• Maßstäbe setzen: Etablierung einer Maßeinheit als Modell.
• Messergebnisse: Akt der Leistungsmessung.
• Korrektur: Integration konkreter Maßnahmen bei Abweichungen.
• Feedback: Rückführung von Informationen zur Anpassung der Planung.

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