Grundlagen der Organisation und des Managements

Organisatorische Funktionen und Planung

Die Steuerung einer Organisation oder eines Unternehmens erfordert die Entwicklung einer entsprechenden Planung. Es ist schwierig, ein Unternehmen zu führen, wenn keine detaillierte, im Voraus festgelegte Planung existiert, da es sonst möglicherweise nicht effizient läuft.

Organisation der Aufgaben und Hierarchie

Das Unternehmen organisiert die Aufgaben, die von den einzelnen Abteilungen durchgeführt werden. Dabei gibt es verschiedene Ebenen (z. B. Führungskräfte, Mitarbeiter).

Phasen der organisatorischen Funktionen:

• Bestimmung der Organisationsebenen.
• Funktionen und Ziele müssen klar und konkret sein.
• Jeder Mitarbeiter muss wissen, wem er zu gehorchen hat.
• Es müssen Kommunikationsmittel in alle Abteilungen implementiert werden.

Kommunikation in der Organisation

Die Kommunikation ist essenziell für das Funktionieren des Unternehmens als Ganzes.

Interne vertikale Kommunikation:

• Aufsteigend: Die Kommunikation erfolgt von unten nach oben (beginnt bei den Mitarbeitern, endet beim Management). Ziel ist es, dass Führungskräfte die Probleme der Mitarbeiter kennen.
• Absteigend: Die Kommunikation beginnt beim Management und endet bei den Mitarbeitern. Ziel ist es, die Mitarbeiter über die Ziele des Unternehmens zu informieren.

Interne horizontale Kommunikation:

Diese findet zwischen Personen aus verschiedenen Abteilungen statt, z. B. zwischen dem Produktionsleiter und dem kaufmännischen Leiter. Sie ist von wesentlicher Bedeutung, damit das Unternehmen als Ganzes arbeiten kann.

Wichtige Management-Schulen

Die Klassische Schule (Taylorismus und Fayol)

Die Klassische Schule wurde hauptsächlich durch Frederick W. Taylor repräsentiert, dessen Ideen die Grundlage des Taylorismus bilden. Diese Schule verteidigte die Existenz eines ausschließlich technischen Büros, das sich der Planung der Aufgaben der Arbeiter widmete. Zweitens schlug sie vor, die Arbeiter durch leistungsabhängige Löhne zu motivieren, damit sie schneller und besser arbeiten und somit mehr Gehalt erhalten.

Anfangs wurde der Taylorismus sowohl von Arbeitern als auch von Unternehmern begrüßt, da er allen zugutekam. Mit der Zeit führte er jedoch zu Unzufriedenheit bei den Arbeitern, da die Monotonie der Arbeit Müdigkeit und Erschöpfung hervorrief.

Henri Fayol betonte die Einheit der Befehlsgewalt, d. h., jeder sollte nur von einer einzigen übergeordneten Stelle abhängig sein. Fayols wichtigste Rolle war die Verwaltung; er war der Ansicht, dass alle anderen Funktionen des Unternehmens von der Verwaltungsfunktion abhingen. (Im Gegensatz zu Taylor, der sich nur auf die Produktion konzentrierte, berücksichtigte Fayol die Organisation des gesamten Unternehmens.)

Die Schule der Menschlichen Beziehungen (Human Relations)

Die Schule der Menschlichen Beziehungen entstand aus der Kritik am Taylorismus und versuchte, die Schwachstellen dieses Systems zu beheben. Das Ziel war es, die Arbeit menschlicher zu gestalten. Die erste Person, die die Bedeutung des menschlichen Faktors demonstrierte, war Elton Mayo.

Mayo führte ein berühmtes Experiment in einer Fabrik durch (Hawthorne-Studien). Zu Beginn stellten die Arbeiter fest, dass ihre Leistung mit Hintergrundmusik stieg. Später, als die Musik entfernt wurde, sank die Leistung zwar kurzzeitig auf das Ausgangsniveau zurück, aber die Produktion stieg insgesamt weiter an. Mayo kam zu dem Schluss, dass die Leistungssteigerung auf die Verbesserung der Beziehungen zwischen den Arbeitern und sogar zu den Vorgesetzten zurückzuführen war (soziale Faktoren).

Die Formale Organisation

Organisationsstruktur und Abteilungseinteilung

Die Aufteilung der Arbeit (Departmentalisierung) kann vorzugsweise so erfolgen, dass jedem Mitarbeiter die Aufgaben zugewiesen werden, für die er am besten ausgebildet ist.

Formen der Abteilungseinteilung:

• Division nach Funktionen: Mitarbeiter werden nach ihrer Spezialisierung und Arbeitsfähigkeit organisiert.
• Division nach geografischen Gebieten: Mitarbeiter werden so organisiert, dass sie dem Zielgebiet des Produkts zugeordnet sind, um die Kunden besser bedienen zu können.
• Division nach Produkt: Bei Unternehmen, die mehr als ein Produkt herstellen, werden die Mitarbeiter bevorzugt nach dem Endprodukt gruppiert.
• Division nach Prozessen: Die Arbeit wird entlang der Produktionskette organisiert.

Beziehungen innerhalb des Unternehmens

Zur Kommunikation und Durchsetzung von Entscheidungen werden verschiedene Arten von Beziehungen etabliert:

• Linienbeziehungen (Linear): Eine Person befiehlt, die andere gehorcht (direkte Weisungsbefugnis).
• Stabsbeziehungen (Mitarbeiter): Sie dienen der Beratung durch Spezialisten.
• Funktionale Beziehungen: Eine Gruppe von Spezialisten hat Autorität und Verantwortung über alle Bereiche, die sich auf ihre Spezialität beziehen.

Modelle der Organisationsstruktur

1. Lineares oder hierarchisches Modell

   Basiert auf dem Prinzip der Einheit der Befehlsgewalt: Alle Mitglieder des Unternehmens erhalten Anweisungen von einer einzigen übergeordneten Stelle.

   • Vorteile: Einfache Struktur, leicht verständlich.
   • Nachteile: Langsame Kommunikation, Mangel an Spezialisierung der Manager.

2. Funktionales Modell

   Gekennzeichnet durch die Existenz vieler Spezialisten, die ihre Bemühungen auf eine ganzheitliche Geschäftsaufgabe konzentrieren.

   • Vorteile: Das Unternehmen kann Spezialisten einsetzen und deren Wissen demonstrieren.
   • Nachteile: Mitarbeiter können Anweisungen von mehreren Vorgesetzten erhalten (Verstoß gegen die Einheit der Befehlsgewalt).

3. Linien-Stab-Modell (Modell Online)

   Dieses Modell versucht, die Probleme der oben genannten Modelle zu lösen.

   • Vorteile: Ermöglicht die Intervention von Spezialisten zur Beratung verschiedener Abteilungen.
   • Nachteile: Entscheidungen können langsam sein.

4. Ausschuss-Modell

   Entscheidungen werden geteilt (kollegiale Entscheidungsfindung).

   • Vorteile: Die getroffenen Beschlüsse basieren auf mehreren Standpunkten.
   • Nachteile: Es dauert lange, Entscheidungen zu treffen, und manchmal werden Entscheidungen aus Verpflichtung oder Freundschaft getroffen, nicht aus Überzeugung.

5. Matrix-Modell

   Ein typisches Modell für Industrieunternehmen.

   • Vorteile: Flexiblere Organisation.
   • Nachteile: Erfordert eine Koordination aller Beteiligten in einem Projekt.

Organigramme (Flowcharts)

Darstellungsformen:

• Vertikale Organigramme: Betonen die Befehlshierarchie.
• Horizontale Organigramme: Haben die gleichen Elemente wie vertikale, aber die Kontrolleinheiten werden links platziert.
• Radiale Organigramme: Weniger üblich; versuchen, eine optische Wirkung zu erzielen, um höhere Führungsebenen hervorzuheben.

Klassifikation nach Zweck:

• Informations-Organigramme: Zeigen nur die Haupteinheiten.
• Analyse-Organigramme: Zeigen die gesamte Struktur im Detail.

Klassifikation nach Umfang:

• Generelle Organigramme: Reflektieren alle Abteilungen.
• Detaillierte Organigramme: Berichten über eine bestimmte Abteilung.

Klassifikation nach Inhalt:

• Struktur- und Geschäftsbeziehungen: Zeigen die Beziehungen zwischen den Einheiten.
• Personal-Organigramme: Repräsentieren nur die Regeln und die Verantwortlichkeiten/Positionen.
• Funktionale Organigramme: Zeigen, wie die einzelnen Einheiten zusammenarbeiten.