Grundlagen des Personalmanagements: Aufgaben & Prozesse

Was ist Human Resources Management (HRM)?

Das Human Resources Management (HRM), auch Personalmanagement genannt, ist der Prozess, durch den die Führungskräfte die Komponenten des Personalwesens so gestalten, dass sie mit der Organisationsstruktur sowie den Strategien und Zielen des Unternehmens im Einklang stehen.

Aufgaben und Ziele der Personalabteilung

1. Organisation und Planung: Gestaltung der Personalstruktur im Unternehmen, Definition von Arbeitsplätzen sowie Zuweisung von Funktionen und Verantwortlichkeiten.
2. Rekrutierung: Auswahl geeigneter Mitarbeiter für das Unternehmen.
3. Formalisierung: Verwaltung aller rechtlichen Formalitäten, die das Personal betreffen.
4. Orientierung und Schulung: Einarbeitung ausgewählter Personen, damit diese den Anforderungen des Unternehmens gerecht werden.
5. Entwicklung: Förderung der Mitarbeiter, damit sie neue Fähigkeiten erwerben und ihr Potenzial entfalten können.
6. Bewertung und Kontrolle: Beurteilung der Leistung, um Probleme wie mangelnde Motivation oder Unzufriedenheit am Arbeitsplatz zu erkennen.
7. Vergütung: Abwicklung der administrativen Aufgaben zur Entlohnung der Mitarbeiter.
8. Management der Arbeitsbeziehungen: Sicherstellung effizienter Beziehungen zwischen dem Unternehmen, den Mitarbeitern und den Gewerkschaften.

Gewerkschaften und Verbände

Gewerkschaften sind von Arbeitnehmern geschaffene Organisationen, um ihre Interessen zu vertreten. Ihre Aufgabe ist es, die wirtschaftlichen, sozialen und politischen Forderungen ihrer Mitglieder zu unterstützen.

Strategische Ziele des Personalwesens

1. Verbesserung der Leistung an allen Arbeitsplätzen.
2. Entfaltung des Potenzials der Mitarbeiter.
3. Koordination der Anstrengungen aller Mitarbeiter im Unternehmen.
4. Erzielung von Kosteneinsparungen bei der Personalbeschaffung.
5. Erweiterung der Wissensbasis über den Faktor Mensch im Unternehmen.
6. Steigerung der Produktivität durch die Koordination von Programmen und die Einführung optimaler Betriebsabläufe.

Der Personalplanungsprozess

Stellenplanung und -beschreibung

Die Planung von Arbeitsplätzen ist ein fundamentaler Schritt. Sie umfasst folgende Aspekte:

• Stellenbeschreibung: Definiert die Aufgaben, Pflichten und Verantwortlichkeiten einer Stelle.
• Anforderungsprofil: Beschreibt die notwendigen Qualifikationen des Stelleninhabers. Dazu gehören:
  1. Physische Merkmale
  2. Psychotechnische Eignung
  3. Emotionale Aspekte
  4. Soziale Kompetenzen
  5. Fachwissen
• Stellenspezifikation: Bezieht sich auf die mentalen, physischen und emotionalen Anforderungen, die zur erfolgreichen Besetzung einer Stelle erforderlich sind.

Rekrutierung und Personalauswahl

Die Rekrutierung umfasst eine Reihe von Aktivitäten mit dem Ziel, eine ausreichende Anzahl gut qualifizierter Bewerber für offene Stellen oder Karrierewege zu gewinnen.

Externe Rekrutierungsquellen

• Initiativbewerbungen: Potenzielle Bewerber senden ihre Unterlagen unaufgefordert ein.
• Stellenanzeigen: Veröffentlichung von Stellenangeboten in Zeitungen, Fachzeitschriften und Online-Portalen.
• Arbeitsvermittlung: Nutzung von Dienstleistern, die zwischen Arbeitgebern und Arbeitssuchenden vermitteln, wie die Agentur für Arbeit oder private Unternehmen (z. B. Zeitarbeitsfirmen).
• Bewerberdatenbanken: Zugriff auf Kandidatenprofile bei Verbänden oder Gewerkschaften.
• Hochschulkontakte: Zusammenarbeit mit Karrierezentren und Informationsstellen von Universitäten.
• Personalberatungen: Beauftragung spezialisierter externer Firmen, die Personaldienstleistungen anbieten.
• Berufsverbände: Nutzung der Netzwerke von Berufsverbänden, insbesondere für Hochschulabsolventen.

Vor- und Nachteile der externen Rekrutierung

Vorteile

• Es werden Personen eingestellt, die innovative Ideen einbringen und Veränderungen anregen können.
• Mögliche Auseinandersetzungen zwischen internen Kandidaten werden vermieden.
• Befindet sich das Unternehmen in einer Expansionsphase, ist dies oft der einzige Weg, um das Wachstum nicht zu begrenzen.

Nachteile

• Die Beauftragung spezialisierter Firmen kann zeitaufwendig und kostspielig sein.
• Der Prozess ist oft langsamer als bei einer internen Besetzung.
• Es besteht das Risiko, dass die Kultur des eingestellten Mitarbeiters nicht mit der des Unternehmens kompatibel ist.

Der Auswahlprozess

Der Auswahlprozess ist eine Diagnose, bei der die Stärken, Schwächen, Kompetenzen und Grenzen jedes Bewerbers bewertet werden, um festzustellen, ob er für die Stelle qualifiziert ist. Der Erfolg eines Unternehmens hängt maßgeblich vom Erfolg bei der Personalauswahl ab.

Unter Fachleuten herrscht folgender Konsens:

• Eine Kombination verschiedener Methoden ermöglicht eine genauere Vorhersage von Erfolg oder Misserfolg.
• Je gründlicher die Anforderungsanalyse war, desto einfacher ist es, die Auswahlkriterien festzulegen.
• Das Vorstellungsgespräch wird oft als weniger zuverlässig angesehen, sollte aber genutzt werden, um einen direkten Kontakt zum Kandidaten herzustellen.

Instrumente der Personalauswahl

• Bewerbungsunterlagen: Das Bewerbungsformular, der Lebenslauf und weitere Dokumente bilden die Informationsgrundlage.
• Vorstellungsgespräche: Es gibt strukturierte Interviews, bei denen allen Bewerbern standardisierte Fragen gestellt werden, und unstrukturierte Interviews, die einem normalen Gespräch ähneln.
• Eignungstests: Die wichtigsten Arten sind Fähigkeitstests (zur Beurteilung von Kompetenzen) und Persönlichkeitstests (zur Identifizierung relevanter Persönlichkeitsmerkmale).
• Referenzen: Informationen von früheren Arbeitgebern oder anderen Personen, die den Bewerber kennen.
• Gruppendynamische Verfahren: In Assessment-Centern werden Kandidaten in Gruppen mit Situationen konfrontiert, die es ermöglichen, ihre Teamfähigkeit, Führungskompetenz und Entscheidungsfähigkeit zu bewerten.

Lebenslauf und Anschreiben

Der Lebenslauf ist eine objektive Zusammenfassung der Ausbildung und Berufserfahrung des Bewerbers. Das Anschreiben dient dazu, das Interesse des Bewerbers an der spezifischen Stelle zum Ausdruck zu bringen.

Der Arbeitsvertrag

Der Arbeitsvertrag ist eine Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Er legt die Bedingungen fest, unter denen ein Arbeitnehmer verpflichtet ist, seine Arbeit für den Arbeitgeber und unter dessen Leitung gegen eine Vergütung (Gehalt) zu leisten. Das Unternehmen muss den Vertragsschluss innerhalb weniger Tage der zuständigen Behörde melden.

Arten von Arbeitsverträgen nach Dauer

• Unbefristeter Arbeitsvertrag: Ein Vertrag, der kein Enddatum für das Arbeitsverhältnis festlegt.
• Befristeter Arbeitsvertrag: Ein Vertrag, bei dem die Dauer des Arbeitsverhältnisses von vornherein bestimmt ist.
• Zweckbefristeter Vertrag: Ein Vertrag mit begrenzter, aber unsicherer Laufzeit, der mit dem Abschluss einer bestimmten Arbeit oder Dienstleistung endet.
• Vertrag bei Produktionsspitzen: Ein befristeter Vertrag, der durch einen vorübergehenden und außergewöhnlichen Anstieg der Nachfrage bedingt ist.
• Ausbildungsvertrag: Ziel ist der Erwerb von theoretischer und praktischer Ausbildung. Der Auszubildende muss in der Regel zwischen 16 und 21 Jahre alt sein.
• Vertrag zur Überbrückung bei Altersteilzeit: Ein spezieller Vertragstyp, um den Übergang in den Ruhestand zu regeln.
• Forschungsvertrag: Ein spezieller Vertrag für wissenschaftliches Personal, der oft den Besitz eines Doktortitels voraussetzt.