Grundlagen des Projektmanagements

Verwaltung: Die Kunst der Integration

Die Verwaltung integriert Planung, Leitung, Kontrolle und Bewertung der Arbeit.

Planung

Die Planung eines Projekts erfordert fortgeschrittenes Wissen und einen flüssigen Fortschritt.

• Ziele setzen
• Bessere Prozesskontrolle schaffen
• Termine planen, oder klatschen
• Ressourcen identifizieren
• Voreingestellte Kontrollen etablieren

Grundlagen der Planung

Die Grundlagen umfassen: präventive und kreative Maßnahmen, harte Fakten und Teamarbeit.

Projekt

Ein Projekt definiert eine Abfolge von Ereignissen, die mit einem bestimmten Zweck beginnen, sich auf ein Ziel konzentrieren und darauf ausgerichtet sind.

Eigenschaften eines Projekts

• Einzigartige Ziele
• Befristet
• Definierter und unverzichtbarer Projektmanager
• Berücksichtigt Material und Budget
• Integriert die Anstrengungen der beteiligten Unternehmen

Projektziele

Um die Projektziele zu bestimmen, müssen diese spezifisch sein (z.B. Zahlen, Termine) und den Bereich klären (z.B. Personen, Zeit).

Projektphasen

• Erstellung der ursprünglichen Planung
• Management des Plans
• Überwachung des Prozesses
• Anpassung des Plans
• Kommunikation des Fortschritts
• Kommunikation von Zeitplanänderungen

Das Projekt-Dreieck

Das Projekt-Dreieck ist ein Projektmanagement-Modell, in dem Zeit, Kosten und Umfang (Tragweite) als die drei Seiten eines Dreiecks dargestellt werden. Jede Änderung an einer Seite beeinflusst mindestens eine der beiden anderen Seiten.

Umfang (Scope)

Der Umfang eines Projekts umfasst die zu liefernden Waren oder Dienstleistungen sowie die dafür erforderlichen Arbeiten. Es sollten zwei Aspekte des Umfangs berücksichtigt werden:

Produktumfang

Der Produktumfang beschreibt die Qualität, Merkmale und Funktionen des zu liefernden Produkts.

Projektumfang

Der Projektumfang beschreibt die Arbeit, die erforderlich ist, um das Ziel, das Produkt oder die Dienstleistung des Projekts zu erreichen, unter Berücksichtigung des voraussichtlichen Produktumfangs.

Projektmanager

Die Hauptaufgaben des Projektmanagers umfassen die Koordinierung, Sammlung und Verteilung von Projektinformationen. Er nutzt Projektmanagement-Techniken, um Ziele zu definieren, Anforderungen zu bestimmen, klare Ziele zu setzen und ein Gleichgewicht zwischen den konkurrierenden Ansprüchen an Qualität, Umfang, Zeit und Kosten zu finden. Zudem passt er Spezifikationen, Pläne und Konzepte an die verschiedenen Anliegen und Erwartungen an. Der Projektmanager ist das Rückgrat seiner Task Force; seine Aufgaben sind die Koordination, Überwachung, Bewertung, Planung und Projektbewertung.

Die 9 Wissensgebiete des Projektmanagements

• Integration
• Umfang
• Zeit
• Kosten
• Qualität
• Personalwesen
• Kommunikation
• Risiken
• Beschaffung

Projektprozesse

Die Projektprozesse umfassen:

• Initiierung
• Planung
• Ausführung
• Kontrolle
• Abschluss

Verantwortlichkeitsmatrix

Eine Verantwortlichkeitsmatrix verteilt Aufgaben, motiviert, kommuniziert und koordiniert.

Organisation

Die Organisation beinhaltet die Aufteilung von Aufgaben in Einheiten (z.B. Abteilungen, Teams), die Verantwortung tragen.

Organisationsfunktionen

Funktionen beschreiben: wie sich Einheiten verhalten, wie sie sich gruppieren, wer was tut und die Hierarchie.

Vorteile und Nachteile der Organisation

Vorteil

Effektive Zuweisung von Arbeitsaufträgen.

Nachteil

Es können Grenzen zwischen den Abteilungen entstehen.

Führung

Führungskräfte können an mehreren Stellen innerhalb ihrer Organisation agieren und die Kommunikation mit ihren Untergebenen und Kunden aufrechterhalten. Wichtige Aspekte sind Motivation, Führung, effektive Kommunikation, Verhandlung und Konfliktmanagement.

Motivation

Motivation kann durch interessante Aufgaben, leistungsgerechte Bezahlung, angemessene Belohnungen und die Behandlung von Menschen als Individuen gefördert werden, um Zusammenarbeit und Beteiligung zu stärken.

Produktivität

Produktivität: Wert des Produkts