Grundlagen des Projektmanagements: Methoden & Strategien

Projektmerkmale

• Zeitlich begrenzt
• Ziele
• Team
• Planung
• Einmaligkeit
• Ressourcen
• Stakeholder
• Komplexität

Projektarten

• Thematisch: z. B. Investitionsprojekte
• Dauer: kurz- oder langfristig
• Struktur: intern/extern, national/international
• Sektororientiert

Projektmanagement: Rollen und Aufgaben

• Wer? Projektleiter & Team
• Was? Planung, Kontrolle, Steuerung, Koordination, Kommunikation, Eskalation

Projektziele

Ergebnisziele (Was?)

• Funktionsziele: Performance, Systeme
• Finanzziele: Umsatz, Kosten, ROI
• Sozialziele: Motivation, Umwelt, Image
• Personelle Ziele: Ausbildung, Qualifikation

Vorgangsziele (Wie?)

• Projektorganisation: Mitglieder, Vertragsart
• Projektplanung: Definition von Nicht-Zielen, Priorisierung (Muss-/Soll-/Kann-Ziele)

Zielbeziehungen

Identische, komplementäre, neutrale, konkurrierende und ausschließende Ziele.

Leistungsumfang und Dokumentation

• Lastenheft: Vom Kunden/Auftraggeber erstellt; definiert das „Was“ und alle Anforderungen.
• Pflichtenheft: Vom Auftragnehmer erstellt; definiert das „Wie“ und die konkrete Umsetzung.

Projektbeteiligte

Projektleiter, Stakeholder, Auftraggeber (Kunde), Auftragnehmer (Team), Steering Committee.

Teamlebenszyklus

1. Teamzusammenstellung: Rollen, Funktionen, Hierarchie & Know-how definieren.
2. Teamentwicklung: Regeln, Teamuhr etc.
3. Teamarbeit: Koordination, Meetings, Workshops.
4. Teamauflösung.

Die Teamuhr (Phasenmodell)

• Forming: Teamleiter als Gastgeber.
• Storming: Teamleiter als Katalysator.
• Norming: Teamleiter als Chef/Partner.
• Performing: Unterstützung des Teams.
• Adjourning: Gastgeber und Entlassung.

Führungsstile

• Autoritär: Anweisungen, wenig Flexibilität, Kontrolle (für wenig selbstständige Mitarbeiter).
• Kooperativ: Steuerung mit Entscheidungsspielraum.
• Führung durch die Gruppe: Scrum, Experten, Erfahrungsaustausch.
• Laissez-faire.

Belbin-Test

Fokus auf soziale Kompetenzen neben der Fachkompetenz. Identifikation von Rollen basierend auf notwendigem Verhalten und Persönlichkeitstypen.

Projektorganisation

• Einfluss-Projektorganisation: Geringer Organisationsaufwand, aber Ressourcenkonflikte in der Abteilung.
• Matrix-Projektorganisation: Hohes Know-how und Kommunikation, aber „Zwei-Vorgesetzten-Problem“ und Gefahr der Vernachlässigung durch Tagesgeschäft.
• Reine Projektorganisation: Hohe Schlagkraft, aber höhere Kosten und Auflösung der Einheit nach Projektende.

Risikomanagement

1. Risikoanalyse

• Identifikation: Checkliste (Sachlich: Natur, Politik, Gesetz, Wirtschaft, Kultur; Projektbedingt: Verträge, Organisation, Personal, Finanzen, Berichtswesen).
• Analyse & Bewertung: Risikotabelle (Risiken, Ursache, Eintrittswahrscheinlichkeit, Schadenshöhe).

2. Maßnahmen

Präventiv (z. B. Versicherung) oder korrelativ (z. B. Sanierung). Risikoklassifizierung nach Schaden und Wahrscheinlichkeit:

• Vermeiden: Hoher Schaden, hohe Wahrscheinlichkeit.
• Verlagern: Hoher Schaden, niedrige Wahrscheinlichkeit.
• Vermindern: Niedriger Schaden, hohe Wahrscheinlichkeit.
• Akzeptieren: Niedriger Schaden, niedrige Wahrscheinlichkeit.