Grundlagen der schriftlichen Geschäftskommunikation

Schriftliche Kommunikation: Eigenschaften

Eigenschaften der schriftlichen Kommunikation

• Angemessenheit: Gut präsentiert, Achtung der Schreibweise, Verwendung einer einfachen Sprache, Text muss kurz sein.
• Konsistenz: Klar und geordnet sein, die wichtigsten Gedanken oder Ideen entwickeln, wobei jeder Gedanke in einem einzigen Absatz behandelt wird.
• Kohäsion: Die Sätze jedes Absatzes so verbinden, dass keine Informationen für den Leser verloren gehen.

Schritte zur Entwicklung eines schriftlichen Dokuments

Die Schritte umfassen:

1. Die Situation analysieren
2. Ideen generieren
3. Die Auswahl der Informationen
4. Den Inhalt sortieren
5. Den Text schreiben
6. Den Text lesen und überarbeiten

Der Briefkopf

Der Briefkopf eines Schreibens ist der Name der Person, Firma oder des Unternehmens und dient als Briefpapier.

Schriftliche Kommunikationsfähigkeit

Dies sind praktische Regeln, die die Kommunikation erleichtern und dazu dienen, schriftliche Dokumente korrekt auszuarbeiten und zu entwerfen.

Wichtige Dokumente

Kategorien von Dokumenten:

• Briefe: Kommerziell, Newsletter, Aufforderung, Angebot, Anfrage, Beschwerde.
• Berichte: Kommerziell, Markt, persönlich.
• Private Dokumente: Instanz oder Anträge, Zertifikate, Lebenslauf und Handwerk.
• Interne Mitteilungen: Kurze Abhandlungen, Notizen, Memoranden, Grüße.
• Andere Dokumente: Handelsdokumente wie Vorschläge, Lieferungen, Rechnungen, Schecks und andere Geschäftsdokumente wie Protokolle, Broschüren, Handbücher, Formulare und Plakate.

Die Charta (oder der Brief) ist ein schriftlicher Dokumenttyp zur Übermittlung von Informationen an eine Person oder ein anderes Unternehmen.

Mittel zur Erstellung und Medienkunst

• Mittel zur Erstellung von Dokumenten: Handschrift, Schreibmaschine, Computer, Telegraph und Burofax.
• Medienkunst (Kopier-/Scan-Technik): Kopierer, Fax und Scanner.

Registrierung und Überwachung der Dokumentation

Es muss ein angemessenes Überwachungssystem eingeführt werden, um Fehler und Abweichungen im Prozess und bei der Ausgabe von Dokumenten schnell zu erkennen. Es wird empfohlen, die Ein- und Ausgabe von Dokumenten zu protokollieren (Records).

Spezifische Dokumenttypen

Business Letter (Geschäftsbrief)

Qualitätsanforderungen:

• Die Qualität des Papiers muss gut sein (A4).
• Weiße Umschläge verwenden.
• Der Abstand zwischen den Absätzen muss größer sein als der Zeilenabstand.
• Radierungen vermeiden.
• Niemals auf die Rückseite des Briefes schreiben.
• Ausreichende Ränder lassen.

Er besteht aus 3 Teilen:

1. Kopfzeile: Bestehend aus dem Briefpapier.
2. Hauptteil (Body): Enthält den Grundgedanken und die Entwicklung.
3. Abschluss: Enthält die Grußformel, Unterschrift und Identifikation des Unterzeichners.

Rundschreiben (Newsletter)

Es richtet sich an bestimmte Gruppen zu einem bestimmten Thema. Hinsichtlich der schriftlichen Form genügt ein einziges Modell für alle potenziellen Leser. Es sollte auf Briefpapier geschrieben werden, wobei die Anschrift jeder einzelnen Person, an die es gesendet wird, hinzugefügt werden muss, so dass es den Eindruck erweckt, ausschließlich an diese Person gerichtet zu sein.

Letter of Inquiry (Anfragebrief)

Es ist wichtig, klar anzugeben, was verlangt wird. Wenn der Brief an eine Stelle gerichtet ist, die neue Mitarbeiter sucht, oder wenn in der Ausschreibung Anforderungen oder besondere Bedingungen genannt werden, sollte darauf hingewiesen werden, dass man diese erfüllt.

Bericht (Report)

Ein Bericht ist eine ausführliche und geordnete Aufzählung von Fakten und die Antwort auf eine Frage einer Person, die Auskunft sucht. Es ist eine schriftliche Mitteilung über interne oder externe Ereignisse des Unternehmens, die zur einfachen Erfassung dienen soll.

Arten von Berichten:

• Ex-post: Beschreibt Fakten.
• Analyse: Wertet Ergebnisse und Demonstrationen aus.
• Argumentativ: Versucht, Stücke zu demonstrieren und maßzuschneidern, um zu argumentieren.

Richtlinien für das Verfassen eines Berichts:

• Direkt und unpersönlich formulieren.
• Lange Sätze vermeiden.
• Verständlich, kurz und spezifisch sein.
• Mehrdeutigkeiten vermeiden.
• Alternative Lösungen anbieten (monografisch).

Instanzdokumente (Anträge)

Viele Stellen haben ihre eigenen Dokumente, wie Anträge (Instanz) oder Geschäftsbriefe. Ein Antrag ist ein Dokument, das eine Petition an eine öffentliche oder private Einrichtung darstellt.

Er besteht aus mehreren Teilen:

• Kopfzeile (Header)
• Anrede der Person (z. B. Sr.)
• Hauptteil (Body) und Ausstellungsgrund (Exposé): Hier werden die Gründe dargelegt.
• Antrag (Request): Hier wird die eigentliche Forderung gestellt.
• Verabschiedung, Datum und Unterschrift (Pie de firma)
• Fußzeile (Footer) und die Art der Behandlung, die der Empfänger erfahren soll.