Grundlagen der Unternehmensführung: Organisation, Management & Kontrolle

Informelle Organisation: Definition & Bedeutung

Die informelle Organisation ist die nicht absichtlich von der Gesellschaft definierte Organisation. Sie ist die Menge der persönlichen und sozialen Beziehungen, die nicht durch die Ausrichtung des Unternehmens vorgegeben sind, sondern spontan entstehen. Sie entsteht unter Mitarbeitern, wenn diese außerhalb ihrer zugewiesenen Aufgaben zusammenkommen und nicht-vorgegebene Arbeitsgruppen bilden.

In diesen Gruppen werden inoffizielle Informationen in Form von Gerüchten übertragen, und manchmal haben die dort etablierten Betriebsbedingungen mehr Kraft als die vorgeschriebenen Verfahren. Alle Unternehmen haben eine geplante formale Organisation und eine weitere informelle. Manager, die sich der Existenz der informellen Organisation bewusst sind, müssen ihren Einfluss nutzen, um das bestmögliche Ergebnis für das Unternehmen zu erzielen.

Management-Funktion: Ebenen & Aufgaben

Die Management-Funktion bezieht sich auf die Führung des Unternehmens, bei der Personen versuchen, die Ausführung von Aufgaben so zu gestalten, dass die gesetzten Ziele erreicht werden. Wir unterscheiden drei Ebenen:

• Senior Management: Dies sind die obersten Führungskräfte des Unternehmens. Sie erstellen langfristige Pläne und sind für die Erreichung der Gesamtstrategie und der Unternehmensziele verantwortlich.
• Mittlere Ebene (Intermediate Level): Manager auf dieser Ebene sind für die Durchführung und Kontrolle der allgemeinen Planung zuständig. Sie sind typischerweise Abteilungsleiter.
• Operative Ebene (Untere Management-Ebene): Sie sind verantwortlich für die Zuweisung von Aufgaben an die Mitarbeiter und die Überwachung der täglichen Arbeit.

Organigramme: Darstellung & Anforderungen

Organigramme sind die grafische Darstellung der Organisationsstruktur eines Unternehmens. Die Anforderungen an ein effektives Organigramm sind:

• Die verschiedenen Elemente des Unternehmens klar zu unterscheiden.
• Die Hierarchie und Autorität deutlich zu kennzeichnen.
• Einfach zu verstehen zu sein.
• Sich auf die wichtigsten Elemente zu beschränken.

Kontrollfunktion: Phasen & Techniken

Die Kontrollfunktion dient dazu, Abweichungen von den Prognosen zu erkennen und zu korrigieren. Die Phasen der Kontrolle sind:

1. Festlegung von Standards: Was wird als normal oder akzeptabel betrachtet?
2. Messung der Aktivitäten und Ergebnisse: Vergleich der tatsächlichen Ergebnisse mit den festgelegten Standards.
3. Korrektur von Abweichungen: Bei Bedarf Anpassung der Planung oder der Prozesse.

Es gibt verschiedene Kontrolltechniken:

• Audit (Prüfung): Umfassende Überprüfung der Management-Planung des Unternehmens. Audits können sein:
  • Intern: Innerhalb des Unternehmens als Kontrollmechanismus.
  • Extern: Durch Personen außerhalb des Unternehmens.
• Budgetkontrolle: Überprüfung, ob die numerischen Verhältnisse der Planung (Umsatz und Kosten) eingehalten werden.
• Statistiken: Analyse historischer Daten, um Probleme zu identifizieren und darauf basierende Vorhersagen zu treffen.

Organisationsfunktion: Struktur & Phasen

Die Organisationsfunktion definiert die Struktur der Aufgaben, die von jeder Person im Unternehmen ausgeführt werden sollen, sowie deren Verantwortung und Autorität. Die Phasen der Organisation sind:

1. Festlegung der Hierarchie: Wer besitzt und leitet welche Aufgabe?
2. Zuordnung von Aufgaben und Zielen: Zuweisung spezifischer Aufgaben und Ziele zu jeder Führungsebene.
3. Definition der Unterstellungsverhältnisse: Festlegung, wer wem unterstellt ist.
4. Definition der Kommunikationswege: Festlegung der Verkehrswege in alle Richtungen – zwischen Abteilungen, mit über- und untergeordneten Positionen sowie mit der Außenwelt.

Interne Unternehmenskommunikation

Ein wesentlicher Bestandteil einer guten Organisation ist die interne Unternehmenskommunikation. Sie kann erfolgen als:

• Vertikale Aufwärtskommunikation: Von Mitarbeitern an Vorgesetzte. Ihr Zweck ist es, den Führungskräften die Probleme der Mitarbeiter aus erster Hand bekannt zu machen.
• Vertikale Abwärtskommunikation: Von oben nach unten, von Managern an Mitarbeiter. Ziel ist es, die Mitarbeiter über ihre Pflichten und Unternehmensziele zu informieren.
• Horizontale Kommunikation: Kommunikation auf der gleichen hierarchischen Ebene, z.B. zwischen Abteilungsleitern.