Grundlagen der Unternehmensführung: Personal, Prozesse & Kontrolle

Grundlagen der Unternehmensführung

Integration von Personal und Material

Integration ist ein Geschäftsprozess, bei dem personelle und materielle Elemente koordiniert werden, um die Unternehmensziele innerhalb der Organisationsstruktur zu erreichen.

Grundsätze der Personalauswahl

• Finden Sie Personen, die zur Stelle passen, d.h. den richtigen Mitarbeiter für die richtige Position.
• Eine Position sollte nicht zwei Funktionen umfassen. In kleinen Unternehmen ist dies oft schwierig umzusetzen, sollte aber angestrebt werden, sobald die materiellen Ressourcen es zulassen.
• Besetzen Sie jede Position mit Personen, die die notwendigen Fähigkeiten besitzen. Dies beinhaltet die Überwachung, dass Mitarbeiter nicht überqualifiziert sind (was zu mangelndem Interesse führen könnte) oder unterqualifiziert sind (was die effektive Ausführung der Arbeit behindern würde).

Phasen der Personalbeschaffung

• Rekrutierung
• Auswahl
• Schulung
• Vergütung
• Motivation

Personalmanagement: Rekrutierung, Schulung & Motivation

Rekrutierung

Die Rekrutierung besteht in der Suche nach geeigneten Kandidaten für eine offene Stelle im Unternehmen, um den Personalbedarf zu decken.

Bewerbungsprüfung

Hierbei wird schrittweise ein Bewerbungsformular ausgefüllt und/oder ein Lebenslauf geprüft, um festzustellen, ob der Bewerber die Anforderungen erfüllt.

Schulung

Die Schulung ist die theoretische und praktische Unterweisung, die einer Person ermöglicht, die Aufgaben einer Position (z.B. als Verkäufer) effektiv auszuführen.

Mögliche Schulungsorte

• In der Zentrale
• In Niederlassungen
• In Einrichtungen, die Schulungen anbieten
• In professionellen Büros
• Durch den Besuch anderer Unternehmen
• Im praktischen Bereich der Operationen
• Kombinationen

Gründe für die Ablehnung von Bewerbern

• Ungünstige persönliche Informationen (Anmeldeformular)
• Unzureichende Persönlichkeit (erstes Vorstellungsgespräch)
• Ungünstige Ergebnisse (Eignungstest)
• Zweiter ungünstiger Eindruck (zweites Vorstellungsgespräch)
• Ungünstige Vorgeschichte (Referenzprüfung)
• Negative Entscheidung (Auswahl durch die Personalabteilung)
• Negative Entscheidung (endgültige Auswahl durch den zukünftigen Vorgesetzten)
• Körperliche Behinderung (körperliche Untersuchung)

Vergütung

Die Vergütung ist die Zahlung einer angemessenen Entschädigung für eine erbrachte Leistung, die in gesetzlichem Zahlungsmittel erfolgen muss.

Motivation

Motivation bezieht sich auf die Tatsache, dass Verhalten zielgerichtet ist und von einer Situation zur nächsten variieren kann.

Die Bandbreite der Ziele unterliegt unserem psychischen Zustand, der durch Faktoren wie Impuls, Trend, Zweck, Haltung, Interesse und Wert beeinflusst wird.

Die Reaktionen von Mitarbeitern bei der Arbeit sind in erster Linie durch bestimmte psychologische Tendenzen motiviert. Das Bedürfnis nach Geld ist wichtig, um Grundbedürfnisse wie Nahrung, Wohnung und Kleidung zu decken, aber es gibt viele andere Motivationsfaktoren.

Wichtige Unternehmensabteilungen & ihre Funktionen

Vertriebsabteilung

Kümmert sich um verschiedene Vertriebswege für Produkte (Endverbraucher, Händler, Großhändler etc.) und koordiniert den Außendienst, unterstützt durch Werbung und Marketing.

Produktionsabteilung

Widmet sich der Produktentwicklung und der Fertigung, d.h. der Umwandlung von Rohmaterialien, Einsatzstoffen und anderen Komponenten in nützliche Produkte, unter Einsatz von Arbeitskraft und administrativer Koordination. Diese Abteilung ist zuständig für die Durchführung einer koordinierten Produktion gemäß den Spezifikationen für die rechtzeitige Lieferung.

Marketingabteilung

Koordiniert Maßnahmen wie Marktforschung, Werbung, Verkaufsförderung und die Erforschung neuer Produkte. Bewertet Möglichkeiten und Bedürfnisse aller Aktivitäten, die den Austausch fördern sollen. Trägt zur Umsatzentwicklung bei.

Werbeabteilung

Abteilung, die für die Veröffentlichung von Waren und/oder Dienstleistungen in der Werbung über verschiedene Medien zuständig ist, mit einem einzigartigen Stil in Design, Slogan, Logo, Farbe, Format etc., um Aufmerksamkeit für das beworbene Produkt zu erregen.

Forschung und Entwicklung (F&E)

Führt technische Tätigkeiten im Zusammenhang mit Produktverbesserung und der Entwicklung neuer Produkte durch.

Finanzabteilung

Unternimmt Anstrengungen, um das notwendige Kapital zu beschaffen und das Investment-Management des Unternehmens effizient zu gestalten, damit das Unternehmen weiterhin erfolgreich ist.

Einkaufsabteilung

Beschafft Rohmaterialien und andere Einsatzmittel gemäß den notwendigen Spezifikationen hinsichtlich Menge, Qualität, Zeitpunkt und weiteren Kriterien, die für das reibungslose Funktionieren des gesamten Unternehmens optimal sind. Ist verantwortlich für die Lieferung von Einsatzmitteln, Vorräten, Ausrüstung und allem, was das Unternehmen für den Produktionsbetrieb benötigt.

Buchhaltungsabteilung

Führt alle Konten und Aufzeichnungen der Finanztransaktionen des Unternehmens und sorgt für die effiziente Abwicklung von Zahlungen.

Personalabteilung

Sucht, wählt aus und stellt das notwendige Personal ein, um alle offenen Stellen mit dem richtigen Profil für jeden Bereich zu besetzen. Führt auch die Verdienstklassifizierung, Lohn- und Gehaltsabrechnung, Arbeitsplatzbewertung, Bereitstellung von Leistungen, Kontrolle von Urlaub, Entlassungen, Kündigungen etc. durch.

Abteilung für Public Relations (PR)

Diese Abteilung koordiniert professionelle Interaktionsprogramme, Unterstützung und Informationen für die Öffentlichkeit, um ein positives Unternehmensimage aufzubauen. Gelegentlich korrigiert sie ein negatives Bild, das durch Konflikte oder Probleme entstanden ist, und fördert das Unternehmenswachstum durch Kommunikationsprogramme, Hilfe und Unterstützung.

Führung und Kontrolle im Unternehmen

Führung

Hierbei werden die notwendigen Anweisungen erteilt, um die in der Planung festgelegten Ziele zu erreichen. Dieser Schritt wird auch als Umsetzung und Auftragsvergabe bezeichnet. Führung ist definiert als die Aktivität, Anweisungen als Leitfaden für die Mitarbeiter zu geben, was zunächst einen Kommunikationsfluss impliziert.

Elemente der Führung

• Steuerung von Prognosen und Budgets.
• Ausrichtung auf Ziele durch Vorgabe von Richtlinien und Verfahren.
• Abgrenzung von Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten.
• Einrichtung von Kommunikationswegen.
• Zeitmanagement und harmonische Aufgabenverteilung.
• Unterordnung unter die allgemeinen Interessen des Unternehmens.
• Motivation und Einflussnahme auf Handlungen.
• Sicherstellung, dass die Bemühungen auf dem richtigen Weg sind.

Geschäftskommunikation

Kommunikation betrifft die Übertragung von Ideen und kann sein:

• Vertikal (nach oben und unten)
• Horizontal

Disziplin umfasst

• Belohnungen
• Anreize
• Sanktionen

Führungssteuerung

Eine solide Führungssteuerung wird durch administrative Prüfungen gewährleistet, die die Effizienz aller Geschäftsfunktionen bei der Erreichung vorgegebener Ziele mit den vorhandenen Mitteln bewerten. Sie sichert gute Renditen für die Aktionäre und schafft Bedingungen für Kontinuität und Beständigkeit des Unternehmens.

Kontrolle

Kontrolle ist ein Satz von Regeln und Anweisungen, die in die Strukturen und Arbeitsmethoden eines Unternehmens integriert sind. Sie dient der Entwicklung von Maßnahmen zur automatischen Überprüfung und Fehlerbehebung, um Informationen zu sichern, Unternehmenswerte zu schützen und zu fördern, die operative Effizienz zu gewährleisten und die Einhaltung administrativer Vorgaben sicherzustellen.

Durch effektive Kontrolle wird Effizienz erreicht, was sich in der Produktivität des Unternehmens widerspiegelt.

Kontrolle stellt sicher, dass Mitarbeiter administrative Richtlinien einhalten und ihre Aufgaben wie geplant oder mit möglichst geringer menschlicher Abweichung ausführen.

Phasen des Kontrollprozesses

• Festlegung von Kontrollmethoden.
• Datenerfassung und -konsolidierung.
• Interpretation und Auswertung der Ergebnisse.
• Nutzung der Ergebnisse.

Arten der Kontrolle

• Vertriebskontrolle
• Produktionskontrolle
• Finanz- und Rechnungswesenkontrolle
• Managementkontrolle
• Allgemeine Kontrolle
• Standardkontrollen

Das Büro: Bedeutung und moderne Konzepte

Bedeutung des Büros

Das Wort "Büro" bezeichnet einen Ort, an dem Aufträge oder ähnliches erledigt werden. Es ist somit ein Element des Unternehmens, das Dienstleistungen für andere Einheiten erbringt und in dem Kontrollmechanismen funktionieren. Daraus folgt, dass das Büro ein Mittel zum Zweck ist, nicht der Selbstzweck. Das Unternehmen hat Priorität, und das Büro sollte die Erreichung seiner Ziele erleichtern, nicht umgekehrt.

Andererseits werden im Büro die Geschäftsaktivitäten des Unternehmens geplant und gesteuert. Die Zahl der Büroangestellten hat in den letzten Jahrzehnten zugenommen.

Dieser Anstieg ist auf die Anwendung präziserer Kontrollen in Industrie und Handel sowie auf die allgemeine Nachfrage zurückzuführen.

Im Büro werden leitende und überwachende Funktionen sowie die Erstellung von Dokumenten und Dienstleistungen durchgeführt.

Das moderne Büro

Das Büro ist der Ort, an dem die Kontrollmechanismen eines Unternehmens greifen, wo Formulare ausgegeben und Daten über die Entwicklung der Geschäftsaktivitäten verteilt werden.

Das moderne Büro berücksichtigt auch die Prinzipien der Arbeitsteilung und Spezialisierung. Es basiert auf einem wissenschaftlichen Konzept, das in einer zuvor geplanten, umgesetzten und kontrollierten Organisation angewendet wird, um die Arbeit in spezialisierte Pakete aufzuteilen, die Qualität zu erhöhen und die Effizienz deutlich zu steigern.

Allgemein wird angenommen, dass das Büro der zentrale Ort ist, an dem Dokumente bearbeitet werden. Obwohl Büroarbeit viel mit Dokumenten zu tun hat, sind diese nur ein Mittel, um Daten und Entscheidungen der Geschäftsleitung zu übermitteln. Es ist zu berücksichtigen, dass nicht alle Aktivitäten in der Arbeit mit Dokumenten münden.

Lebenslauf-Struktur und Bewerbungsunterlagen

Persönliche Daten

• Name: [Ihr Name]
• Adresse: [Ihre Adresse]
• Telefon: [Ihre Telefonnummer]
• E-Mail: [Ihre E-Mail-Adresse]

Ausbildung

• Studium: Diplom im Fach Rechnungswesen

Berufserfahrung

• Jahr: [Jahr] – Unternehmen: [Name des Unternehmens] – Position: [Ihre Position] – Leistungen/Aktivitäten: [Ihre Leistungen und Aktivitäten]
• Jahr: [Jahr] – Unternehmen: [Name des Unternehmens] – Position: [Ihre Position] – Leistungen/Aktivitäten: [Ihre Leistungen und Aktivitäten]
• Jahr: [Jahr] – Unternehmen: [Name des Unternehmens] – Position: [Ihre Position] – Leistungen/Aktivitäten: [Ihre Leistungen und Aktivitäten]

Ergänzende Kurse

• Kursname: [Name des Kurses] – Jahr: [Jahr] – Institution: [Name der Institution]

Sprachkenntnisse

• Englisch: [Niveau, z.B. fließend in Wort und Schrift]
• Französisch: [Niveau, z.B. Grundkenntnisse]

Dokumente

• CURP (Clave Única de Registro de Población)
• Reisepass
• Visum
• Führerschein

Zusammenfassung und Bewerbung

Dieser Abschnitt dient als Leitfaden für die Erstellung eines Lebenslaufs und die Zusammenstellung relevanter Bewerbungsunterlagen.