Grundlagen der Wirtschaftsprüfung: Planung, Überwachung und Dokumentation

1. Planung der Prüfung

Die Planung der Prüfung ist die Formulierung des gewünschten zukünftigen Zustands für eine Organisation. Sie beinhaltet die Ermittlung alternativer Handlungsmöglichkeiten, die Definition geeigneter Mechanismen zur Erfüllung der vorgeschlagenen Ziele sowie die Bestimmung der notwendigen personellen und materiellen Ressourcen für eine effiziente Nutzung.

2. Bedeutung der Prüfungsplanung

Eine angemessene Planung und Überwachung ermöglicht es Prüfern, zufriedenstellende Ergebnisse zu erzielen, die als Grundlage für ihre Stellungnahme dienen. Daher müssen die Prüfungsstandards, die technische Arbeit erfordern, sorgfältig geplant und eine ordnungsgemäße Aufsicht über die Prüfer ausgeübt werden, um die Qualität der Prüfung zu gewährleisten. Die Prüfungsplanung ermöglicht es, Umfang und Ausmaß der Prüfung sowie die Überwachung der menschlichen Ressourcen, die während der Arbeit unterstützen, festzulegen. Sie hilft auch dabei, Folgendes zu bestimmen:

• Die Verwaltung der zu prüfenden Einrichtung und ihre Probleme zu verstehen.
• Die Einrichtungen des Unternehmens kennenzulernen.
• Kenntnis über das Rechnungsführungssystem des Kunden, Strategien und Verfahren der internen Kontrolle zu erlangen.
• Vertrauen in die erwartete interne Kontrolle aufzubauen.
• Art und Zeitpunkt der durchzuführenden Prüfungshandlungen zu ermitteln und zu planen.
• Die Arbeit zu koordinieren.

3. Überwachung der Prüfung

Die Überwachung der Rechnungsprüfung erfolgt, wenn der Prüfer die Erfüllung seiner Arbeit kontrolliert. Meistens sind dabei Mitarbeiter zu überwachen.

4. Bedeutung der Prüfungsüberwachung

Der Grund für eine ordnungsgemäße Kontrolle der Prüfer ist, dass die Aufgabe des Prüfers in keiner Weise delegiert werden kann und dem Kunden, der die Prüfung beauftragt hat, die Qualität der Arbeit gewährleistet werden muss.

5. Phasen der Prüfungsplanung

Die Phasen der Prüfungsplanung sind:

• Untersuchung der allgemeinen und besonderen Aspekte des Unternehmens.
• Erfassung und Bewertung des internen Kontrollsystems.
• Detaillierte und spezifisch anwendbare Arbeitsplanung.

6. Allgemeine Untersuchung

Die allgemeine Untersuchung zielt darauf ab, die grundlegenden und spezifischen Aspekte des Unternehmens zu bestimmen, um sie von unseren Prüfungsarbeiten abzugrenzen und darauf zu beziehen. (Es gilt, die in dieser Studie erfassten Punkte zu untersuchen und zu erläutern).

7. Untersuchung und Bewertung des internen Kontrollsystems

Die interne Kontrolle trägt zur Sicherheit des Rechnungswesens im Unternehmen bei. Sie umfasst die Einrichtung und Bewertung administrativer Verfahren, der Finanzbuchhaltung und hilft dem Unternehmen, seinen Zweck zu erfüllen. Sie erkennt Fehler und Unregelmäßigkeiten und schlägt praktikable Lösungen vor, indem sie alle Ebenen der Autorität, des Personals, der Buchhaltungsmethoden und -systeme bewertet, sodass die Prüfer eine genaue Berücksichtigung der Transaktionen und Geschäfte gewährleisten können.

Es gibt verschiedene Dokumentationsmethoden zur Erfassung der internen Kontrolle (Evaluation) durch den Abschlussprüfer, die nicht exklusiv sind und in Kombination verwendet werden können, um die Wirksamkeit zu verbessern, wie zum Beispiel:

• Deskriptive Methode
• Graphische Methode
• Fragebogen-Methode

8. Das Arbeitsprogramm

Das Arbeitsprogramm der Innenrevision ist ein Planungsdokument, in dem die Arbeiten für die zu prüfenden administrativen Einheiten und Aktivitäten festgehalten werden. Das Arbeitsprogramm wird in der Regel für ein Kalenderjahr erstellt, ohne die Ausrichtung auf mittel- (1 bis 3 Jahre) oder langfristige (über drei Jahre) Ziele zu beeinträchtigen. Letztere können variable Erweiterungen oder Änderungen der Vorgehensweisen erfahren, die sich aus verlängerten Anforderungen und Prioritäten in der Verwaltung, Änderungen in Politik und Regelungen sowie Änderungen in den Geschäftsprozessen ergeben.

9. Notwendigkeit der Prüfungsüberwachung

Die Überwachung ist wichtig, da das Verhalten der Prüfer allein keine Garantie für eine hochwertige Arbeit darstellt. Aus diesem Grund müssen die an der Prüfung Beteiligten von den Prüfern überwacht werden, um die Qualität der Arbeit sicherzustellen und eine korrekte Durchführung zu gewährleisten.

10. Konzept der Arbeitspapiere

Arbeitspapiere sind alle Aufzeichnungen und Dokumente, die von den Prüfern erstellt oder von ihnen im Laufe der einzelnen Phasen der Prüfung erhalten werden. Sie dienen als Nachweis für die durchgeführten Prüfungen, Inspektionen, Überprüfungen, Interpretationen usw., die den Wirtschaftsprüfer (CPA) dabei unterstützen, seine Meinungen und Urteile über das untersuchte Informationssystem abzugeben. Arbeitspapiere sind ein Bindeglied zwischen der Buchführung des Unternehmens und den Prüfungsberichten der Prüfer.

11. Bedeutung der Arbeitspapiere

Arbeitspapiere sind ein Beweis für die durchgeführten Prüfungen, Inspektionen, Überprüfungen, Interpretationen usw., die den Wirtschaftsprüfer (CPA) dabei unterstützen, seine Meinungen und Urteile über das untersuchte Informationssystem abzugeben. Arbeitspapiere sind ein Bindeglied zwischen der Buchführung des Unternehmens und den Prüfungsberichten der Prüfer.

12. Planung der Arbeitspapiere

Die Planung der Arbeitspapiere besteht darin, im Voraus jeden einzelnen der Belege zu bestimmen, die bei der Durchführung der Arbeit verwendet werden. Durch die Planung der Arbeitspapiere kann der Prüfer seine Prüfung im Büro des Kunden ohne Zeitverlust beginnen, da er bereits alle wichtigen Details festgelegt und die Verfahren auf der Grundlage der in seinen eigenen Büros erstellten Belege implementiert hat. Die Planung beginnt mit der Festlegung der Preise und der Verwendung von Prüfungsarbeitsblättern, in denen Daten aus der allgemeinen Bilanz und dem Vergleichszeitraum des Vorjahres entnommen werden. Entsprechend den Planungsarbeitsblättern wird die Abstimmungszusammenfassung definiert, die indiziert und mit den relevanten Daten gefüllt wird. Analytische Belege werden auf der Grundlage der Zusammenfassungskarten geplant und ebenfalls indiziert und mit den notwendigen Daten gefüllt.

13. Ziele der Planung von Arbeitspapieren

Die Ziele der Planung von Arbeitspapieren bestehen darin, jeden einzelnen der Belege zu bestimmen, die bei der Durchführung der Prüfung verwendet werden.

14. Besitz von Arbeitspapieren

Arbeitspapiere sind im Besitz von:

• Wirtschaftsprüfern oder vereidigten Buchprüfern.

15. Verantwortlichkeit für Arbeitspapiere

Arbeitspapiere sind zuständig für:

• Die Person, die sie erstellt (oder den beglaubigten Wirtschaftsprüfer).

16. Elemente der Arbeitsunterlagen

Einige Elemente, die Arbeitsunterlagen enthalten müssen, sind:

• Header
• Referenzen
• Datum und Identifikation des Erstellers des Arbeitspapiers
• Datum und Identifikation des Überwachenden der Arbeiten
• Verweis auf die Stelle des Arbeitsprogramms
• Die Analyse
• Umfang der Arbeit
• Sampling-Methode
• Quelle der zugrunde liegenden Informationen
• Erklärung der verwendeten Prüfungszeichen
• Schlussfolgerungen
• Vom Unternehmen erstellte oder bereitgestellte Dokumentation

17. Klassifizierung von Arbeitspapieren

Arbeitspapiere werden klassifiziert nach:

• Dauereinsatz
• Vorübergehender Verwendung

18. Arbeitspapiere für den Dauereinsatz

Arbeitspapiere für den Dauereinsatz sind solche, die ständig für die Kontrolle der Konten verwendet werden und nicht nur in der Zeit ihrer Erstellung nützlich sind, sondern auch in den kommenden Jahren. Ihre Daten beziehen sich in der Regel auf Vergangenheit, Gegenwart und Zukunft. Diese sollten als integraler Bestandteil aller Arbeitspapiere betrachtet werden, da jede einzelne Prüfung die darin enthaltenen Daten betrifft. Sie sind auch als permanente Aufzeichnungen bekannt. Der Inhalt einer permanenten Datei kann sein:

• Firmengeschichte
• Verträge und langfristige Vereinbarungen
• System- und Bilanzierungs- sowie Bewertungsmethoden
• Abschlüsse der letzten Jahre
• Nebenfluss
• Schlussfolgerungen und Empfehlungen aus den letzten Prüfungen
• Arbeitsblätter der letzten Prüfung

19. Arbeitspapiere für die vorübergehende Verwendung

Arbeitspapiere für die vorübergehende Verwendung sind nur von begrenztem Nutzen für eine einzige Prüfung im Zuge ihrer Durchführung. Ihr Nutzen beschränkt sich auf die Abschlüsse, die für das betreffende Datum oder den betreffenden Zeitraum erstellt wurden. Der Inhalt der Prüfung kann sein:

• Jahresabschluss für die abgelaufene Berichtsperiode und die vorhergehende Periode
• Arbeitsblätter des zu prüfenden Jahresabschlusses
• Abstimmungszusammenfassung der Jahresrechnungsartikel
• Analytische Unterlagen und Belege
• Ergebnisse aus Zirkularisierung
• Analyse der Audit-Prüfungen
• Vom Auftraggeber für die Prüfung vorbereitete Dokumente

20. Das Prüfungsarbeitsblatt

Prüfungsarbeitsblätter sind mehrspaltige Blätter, die in Gruppen von Konten mit einem Saldo aufgeführt und einer Überprüfung unterzogen werden. Sie dienen als Überblick und Anleitung oder Index für die restlichen Karten in Bezug auf jedes Konto. Diese Papiere stellen die Gesamtdarstellung des Jahresabschlusses dar. Hier beginnt die Analysetechnik, da sie das Ganze in kleinere Studieneinheiten zerlegt. Die deduktive Methode wird verwendet. Diese Liste kann eine einfache Kontenbilanz sein, ohne jedoch eine beliebige Reihenfolge in den Büchern zu haben; es ist jedoch sehr praktisch, dies in der Reihenfolge der Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung zu tun.

21. Die aussagekräftige Zusammenfassung (Cedula)

Eine aussagekräftige Zusammenfassung oder Cedula sind solche, die die erste Analyse von Daten in Bezug auf eine der Zeilen von Arbeitsblättern darstellen und als Bindeglied zwischen diesen und den Belegen der Analyse oder Prüfung dienen.

22. Die analytische Prüfungs-Cedula

In diesen Karten werden die in den Zusammenfassungskarten enthaltenen Positionen detailliert aufgeführt und die Angaben der letzteren analysiert und überprüft, unter Angabe der Daten, Posten oder Prüfungen oder Verfahren, die zur Erlangung ausreichender und relevanter Beweise erforderlich sind.

23. Die Indizierung

Indizierung ist das, was die Prüfer verwenden, um Unterlagen zu sortieren und abzulegen, damit sie schneller gefunden werden können. In der Regel wird ein Schlüssel verwendet, um alle Dokumente an einer sichtbaren Stelle zu kennzeichnen.

24. Prüfungszeichen

Prüfungszeichen sind Sonderzeichen, die vom Prüfer erstellt werden und eine besondere Bedeutung haben.

25. Vorteile der Indizierung

Die Vorteile der Indizierung sind: Sie erleichtern die Sortierung und den bürokratischen Aufwand der Ablage sowie das schnelle Auffinden. Meistens wird ein Schlüssel für jedes Dokument an einer sichtbaren Stelle angebracht, der normalerweise mit einem Wachsmalstift, genannt „Prüfungsbleistift“, geschrieben wird. Dieser Schlüssel dient als Referenz, und durch ihn kann man die Rolle und den rechtmäßigen Platz in der jeweiligen Datei erkennen.

• Diversifizierung
• Systematisierung

26. Vorteile von Prüfungszeichen

Prüfungszeichen dienen dazu, die in Listen oder Formularen verwendeten Fakten, Techniken und Verfahren zu überprüfen, was Platz und Zeit spart. Prüfungszeichen sind spezielle Symbole, die vom Abschlussprüfer mit einer besonderen Bedeutung geschaffen werden.

27. Indizierungsmethoden

Fünf Indizierungsmethoden sind:

• Numerisch-alphabetischer Index
• Doppelt alphabetischer Index
• Doppelt numerisch-alphabetischer Index
• Numerischer Index
• Dezimal-Index

28. Beispiele für Prüfungszeichen

Fünf Beispiele für Prüfungszeichen sind:

• ¥ Konfrontiert mit Büchern
• § Abgestimmt mit dem Dokument
• ? Korrektur
• ¢ Vergleichende Hilfskräfte
• ¶ Vertikal gekoppelt

29. Anordnung der Arbeitspapiere

Die Anordnung der Arbeitspapiere sollte sowohl logisch als auch flexibel sein, damit ihr Auffinden für jeden einfach ist.

30. Ablage der Arbeitspapiere

Die Arbeitspapiere der kontinuierlichen Prüfungsakte werden nach Gruppen oder Konzepten sortiert und abgelegt, wobei die darin enthaltenen Daten oder Informationen berücksichtigt werden. In diesem Fall sind die Gruppen weiterhin notwendig.