Gruppendynamik, Meetings & Verhandlungen im Unternehmen

Gruppen im Unternehmen

Formale Gruppen

Diese Gruppen werden bewusst vom Unternehmen entsprechend seiner Bedürfnisse geschaffen. Sie haben klar definierte Aufgaben und integrieren die Arbeitnehmer für einen bestimmten Zweck.

Informelle Gruppen

Diese entstehen spontan, um die Bedürfnisse ihrer Mitglieder zu befriedigen.

Arbeitsteams: Klassifikation

Nach Dauer

• Permanent: Beschäftigen sich mit üblichen Tätigkeiten.
• Temporär: Reagieren auf technologische Veränderungen, Innovationen und Entwicklungsaktivitäten.

Nach Typ

• Managementteams
• Teams des mittleren Managements
• Teams für berufliche Entwicklung/Labor
• Ad-hoc-Teams
• Projektteams
• Verhandlungsteams

Eigenschaften nach Typ

• Managementteams: Treffen Pläne und Entscheidungen.
• Mittleres Management: Reagieren auf Vorgaben der oberen Führungsebene und verfeinern allgemeine Ziele.
• Entwicklungsteams: Entwickeln technische Verfahren, lösen neue Probleme, entwickeln neue Produkte oder Prozesse.
• Ad-hoc-/Projektteams: Werden für einen bestimmten Zweck und begrenzte Zeit geschaffen, um spezifische Aufgaben zu erfüllen.
• Verhandlungsteams: Haben das Ziel, Konflikte zu lösen.

Rollen von Teams

Technische und professionelle Rollen

• Arbeit organisieren und verteilen
• Probleme lösen und Entscheidungen treffen
• Informationen verarbeiten und verbreiten
• Informationen, Ideen, Anregungen sammeln
• Entscheidungen testen und ratifizieren
• Koordinieren und Verbindungen schaffen
• Mitarbeiterengagement erhöhen
• Konflikte lösen

Persönliche und soziale Rollen

• Zugehörigkeitsbedürfnis decken
• Unterstützung beim Erreichen persönlicher Ziele
• Unsicherheitsgefühle reduzieren
• Soziale Unterstützung bieten
• Unterhaltung und persönliche Zufriedenheit ermöglichen

Effektivität von Gruppen

Die Effektivität einer Gruppe wird durch ihren Erfolg bei der Zielerreichung bestimmt und hängt von den Eigenschaften und individuellen Kompetenzen ihrer Mitglieder ab.

Effektive Teams

• Verstehen und akzeptieren die Aufgabe.
• Kein übermäßiger Stress, Mitglieder fühlen sich wohl.
• Aktives Zuhören.
• Entscheidungen im Konsens, jedes Mitglied partizipiert.
• Mitglieder äußern sich frei.
• Konflikte werden offen angesprochen und gelöst.
• Regelmäßige Überprüfung der Arbeitsweise.
• Kritik ist häufig, offen und konstruktiv.

Ineffektive Teams

• Aufgaben und Ziele sind unklar oder werden kaum verstanden.
• Gleichgültigkeit und Langeweile herrschen vor.
• Kein aktives Zuhören, einige dominieren die Diskussion.
• Konflikte werden stark unterdrückt.
• Entscheidungen werden schnell und unüberlegt getroffen.
• Arbeitsweise wird nicht überprüft.
• Kritik wird vermieden.

Gruppenarbeit vs. Einzelarbeit

Vorteile der Gruppenarbeit

• Bessere Ergebnisse bei komplexen Aufgaben, die vielfältige Fähigkeiten erfordern.
• Team als wichtige Motivationsquelle.
• Heterogenität fördert neue, kreative Lösungen und Ideen.
• Höhere Akzeptanz von Lösungen durch Partizipation.
• Stärkeres Engagement für gemeinsame Ziele.

Nachteile der Gruppenarbeit

• Einzelarbeit kann bei bestimmten Aufgaben effizienter sein.
• Teamarbeit dauert oft länger.
• Tendenz zur Konformität (Gruppendenken).
• Potenzial für Konflikte über Normen und Ziele.
• Mögliche Reduzierung der individuellen Anstrengung (soziales Faulenzen).

Rollen in Gruppen

Positive Rollen

• Leiter/Führer: Starke Persönlichkeit, gute Kommunikationsfähigkeiten.
• Koordinator: Orientiert das Team, führt es zu den Zielen zurück.
• Rechercheur: Sammelt Daten und Fakten als Entscheidungsgrundlage.
• Experte: Bringt überlegenes Wissen ein.
• Animateur: Freundlich, wohlwollend, versteht und ermutigt Mitglieder.
• Sprecher: Erklärt und spiegelt Ansichten/Meinungen wider.
• Beobachter: Objektiv, beobachtet Sitzungsaspekte.
• Formeller Leiter: Hat offizielle Macht über das Team.

Negative Rollen

• Dominierer: Greift an, versucht Team zu beeinflussen, widersetzt sich Zielen aus Angst vor Statusverlust.
• Manipulator: Lenkt das Team zu eigenen Zwecken.
• Unterwürfiger/Schüchterner: Ängstlich, zurückhaltend.
• Ankläger: Nicht involviert, kritisiert von außen.
• Gleichgültiger: Verhält sich desinteressiert.
• Sentimentaler: Sucht Sympathie der Gruppe.
• Spaßvogel: Unterbricht ständig mit Witzen.

Hindernisse für die Teilnahme

• Angst vor der Gruppe.
• Mangelndes Verständnis für Gruppendynamiken.
• Angst vor Veränderungen durch Teamarbeit.
• Angst vor Zeitverlust.
• Angst, Gefühle preiszugeben.
• Angst, die eigene Persönlichkeit zu verlieren.
• Angst vor Qualitätsverlust.
• Angst vor der Bewertung durch andere Mitglieder.
• Anpassung an die vorherrschende Meinung (Konformitätsdruck).

Besprechungen: Konzept und Funktion

Eine Besprechung ist eine Technik, die es Menschen ermöglicht, zusammenzukommen, um Informationen auszutauschen, gemeinsame Ziele zu verfolgen und gemeinsame Verpflichtungen zur Zielerreichung einzugehen.

Formale Funktionen

• Informationen verbreiten
• Meinungen sammeln
• Probleme analysieren und lösen
• Entscheidungen im Team treffen

Informelle Funktionen

• Bedürfnis nach Kontakt und Zugehörigkeit befriedigen

Phasen einer Besprechung

Vorbereitung

• Thema auswählen und Ziele definieren
• Informationen vorbereiten
• Teilnehmer identifizieren (Anzahl festlegen)
• Materielle Ressourcen bereitstellen
• Einladung versenden (Datum, Uhrzeit, Dauer, Ort, Thema, Zweck, Teilnehmerliste, Tagesordnung, Bitte um Teilnahmebestätigung)
• Zeitrahmen festlegen (Empfehlung: ca. 2 Stunden)

Fragetypen in Besprechungen

• Allgemeine Frage: Ziel ist Informationssammlung und Förderung der Beteiligung.
• Direkte Frage: Zuerst die Frage, dann die Nennung der Person, an die sie gerichtet ist.
• Offene Frage: Richtet sich an alle Teilnehmer.
• Geschlossene Frage: Erfordert eine Ja/Nein-Antwort.
• Reformulierungen: Der Moderator gibt eine gestellte Frage anders wieder, um Störungen zu neutralisieren oder Zeit zu gewinnen.

Arten von Besprechungen im Unternehmen

Absteigende Besprechung (Informationsweitergabe)

Der Leiter informiert die Teilnehmer. Der Fokus liegt auf der Übermittlung und Bestätigung des Verständnisses der Information. Teilnehmerzahl kann größer sein (10-12 oder mehr).

Aufsteigende Besprechung (Meinungssammlung)

Ziel ist das Sammeln von Ansichten der Teilnehmer. Die Teilnehmerzahl sollte klein sein. Eine homogene Statusgruppe ist vorteilhaft (Vorgesetzte und Untergebene getrennt). Erfordert Interesse am Thema.

Diskussions-/Debattenrunde

Horizontaler Informationsfluss zwischen Teilnehmern. Ziel: Analyse eines gemeinsamen Themas, Erreichen von Schlussfolgerungen oder akzeptierten Handlungen. Alle haben Stimmrecht. Wichtig: klare Zielsetzung, gute Vorbereitung, passende Räumlichkeit (runder/ovaler Tisch). Teilnehmerzahl: 5-10.

Phasen einer Debatte/Diskussion

1. Beginn

Kurze Einführung durch den Moderator, Vorstellung der Teilnehmer, Begründung der Sitzung, Erwartungen klären.

2. Themenpräsentation

Klare, präzise, erreichbare Zielsetzung definieren. Festlegen, wie das Problem gelöst werden soll.

3. Bearbeitung der Tagesordnung

Der festgelegten Reihenfolge folgen, Zeitplan einhalten, Teilnahme aller sicherstellen.

4. Abschluss

Zusammenfassung der Vereinbarungen. Sicherstellen, dass alle Mitglieder die notwendigen nächsten Schritte verstanden haben.

Funktionen des Moderators

Produktionsfunktion

Gemeinsame Aufgaben identifizieren, Informationen sammeln, passende Lösungen finden, um das Ziel zu erreichen.

Erleichterungsfunktion (Facilitation)

Intervenieren, wenn das Ziel unklar ist, der Plan nicht befolgt wird oder Teilnehmer vom Thema abweichen.

Regulierungsfunktion

Eingreifen bei psychologischen Problemen, die die Gruppenarbeit behindern (z.B. Monopolisierung der Diskussion, Oppositionsgruppen, Rivalitäten).

Verhaltensregeln für Moderatoren

• Sicherstellen, dass alle Teilnehmer einbezogen werden.
• Nicht Partei ergreifen.
• Sitzung auf das Ziel zentriert halten.
• Verhindern, dass Einzelne die Diskussion monopolisieren.
• Niemanden lächerlich machen.
• Zeit kontrollieren.
• Geeignete Fragetechniken anwenden.
• Fortschritte zusammenfassen.
• Jeden Teilnehmer seiner Art entsprechend behandeln.
• Sicherstellen, dass keine Meinung als die beste gilt.
• Aufmerksamkeit aufrechterhalten (z.B. durch Tempowechsel alle 6-8 Minuten).

Umgang mit verschiedenen Teilnehmertypen

Der Schüchterne

• Merkmale: Traut sich nicht teilzunehmen, ist aufmerksam, aber ruhig.
• Umgang: Zur Teilnahme einladen, einfache Fragen stellen, auf seine Beiträge Bezug nehmen.

Der Unbeteiligte/Ablenker

• Merkmale: Folgt der Sitzung nicht, beteiligt sich themenfremd, lenkt andere ab.
• Umgang: Oft beobachten, direkte Fragen stellen, seine Meinung mit der anderer konfrontieren, um ihn einzubeziehen.

Der Fragesteller (an den Moderator)

• Merkmale: Stellt Suggestivfragen, um die Meinung des Moderators zu erfahren; präsentiert eigene Ansichten als entscheidend für den Moderator.
• Umgang: Fragen an die Gruppe weiterleiten, nicht selbst beantworten oder auf später verschieben.

Der Schweigsame (aus Protest)

• Merkmale: Weigert sich teilzunehmen, hält sich für überlegen, verachtet Teamarbeit, hält Sitzung für Zeitverschwendung.
• Umgang: Direkte Fragen stellen (besonders bei komplexen Themen), seine Ansichten im Kontext der Gruppe bewerten, seine Aussagen relativieren.

Der Schwätzer

• Merkmale: Verlängert die Sitzung unnötig, versucht das Gespräch zu steuern, verliert sich in Nebensächlichkeiten.
• Umgang: Höflich unterbrechen, seine Ansichten mit denen der Gruppe vergleichen, zur Sache zurückführen.

Der Widersprecher

• Merkmale: Widerspricht allem, erzeugt Spannung.
• Umgang: Nicht in lange Diskussionen verwickeln lassen, auf Zeitmangel hinweisen, Mehrheitsmeinung darstellen, seine Meinung der Gruppe gegenüberstellen.

Der Eigensinnige/Starrkopf

• Merkmale: Will immer Recht haben, versucht seine Meinung durchzusetzen, betrachtet Andersdenkende als Feinde.
• Umgang: Entscheidung über seine Punkte ggf. ans Ende verschieben, seine Meinung klar benennen und der Gruppe zur Bewertung vorlegen, versuchen, schrittweise Teilübereinkünfte zu erzielen.

Der Besserwisser

• Merkmale: Versucht mit Erfahrung zu beeindrucken, spricht zu allen Themen, hat für alles eine Lösung/Anekdote.
• Umgang: Beiträge anderer Mitglieder aufwerten, ihm gezielt schwierige Fragen stellen, seinen Standpunkt relativieren, indem man Alternativen aufzeigt.

Verhandlungen im Unternehmen

Verhandlungen sind eine Alternative zur Konfrontation zur Lösung von Spannungen. Sie dienen dazu, Konfliktsituationen durch Dialog und die Suche nach für alle Parteien akzeptablen Lösungen zu bewältigen.

Merkmale von Verhandlungen

• Parteien mit gegensätzlichen Interessen treffen aufeinander.
• Freiwillige Teilnahme zur Beilegung von Streitigkeiten.
• Universelles Phänomen in sozialen Systemen.
• Soziale Beziehung zwischen den Parteien mit gemeinsamen und gegensätzlichen Interessen.
• Machtverhältnis zwischen den Protagonisten.

Definition von Verhandlung

Ein Prozess der Interaktion, bei dem verschiedene Parteien versuchen, einen Konflikt durch Dialog, Diskussion und gegenseitige Zugeständnisse schrittweise zu lösen.

Arten von Verhandlungen

Nach Explizitheit

• Explizit: Offensichtlicher Austausch von Angeboten und Gegenangeboten zur Lösungsfindung.
• Implizit/Taktisch: Parteien definieren die Situation nicht als Verhandlung oder sind sich dessen nicht bewusst.

Nach Ergebnisorientierung

• Distributiv (Win-Lose/Verteilungskampf): Was eine Partei gewinnt, verliert die andere. Ziel: Maximierung des eigenen Nutzens.
• Integrativ (Win-Win/Kooperativ): Beide Seiten können gewinnen. Ziel: Maximierung des gemeinsamen Nutzens.
• Gemischt: Kombination aus distributiven und integrativen Elementen. Ziel: Gemeinsamen Nutzen erhöhen und eigenen Anteil maximieren.

Nach Analyseebene

• Interpersonell: Zwischen zwei Individuen mit unterschiedlichen Sichtweisen.
• Intergruppal: Zwischen zwei Gruppen mit gegensätzlichen Präferenzen/Prioritäten.

Nach Anzahl der Parteien

• Bilateral: Zwei Verhandlungsparteien.
• Multilateral: Mehr als zwei Parteien; oft bilden sich Allianzen.

Nach Vertretung

• Direkt: Personen verhandeln ihre eigenen Interessen.
• Durch Vertreter: Verhandlungsführer vertreten die Interessen Dritter.

Nach Anwendungsbereich

• Diplomatisch: Internationale Verhandlungen (komplex, kulturelle Unterschiede).
• Kommerziell: Kauf-/Verkaufsaktivitäten.
• Sozial: Alltägliche interpersonelle oder organisationale Verhandlungen.

Persönlichkeit des Verhandlungsführers

Einflussfaktoren:

• Vertrauens-/Misstrauenstendenz
• Autoritarismus (führt eher zu Wettbewerbsorientierung)
• Schlichtungstendenz
• Selbstkonzept (positiv/negativ)
• Soziale Ängste
• Durchsetzungsvermögen (hilft im Umgang mit Verhandlungssituationen)

Phasen der Verhandlung

1. Vorbereitung

Planung folgender Aspekte: Art des Konflikts, Ziele der Gegenpartei, eigene Strategie und Taktik, mögliche Strategien/Taktiken der Gegenpartei.

2. Antagonistische Phase (Konfrontation)

Abgleich der Erwartungen, Definition des Problems, Festlegung des Verhandlungsinhalts.

3. Kooperative Phase

Nach einer Phase distributiver Verhandlung beginnt die Annäherung; beide Seiten suchen nach übereinstimmenden Argumenten.

4. Präsentation von Alternativen & Zugeständnisse

In einem Klima der Zusammenarbeit und gezeigter Flexibilität machen beide Seiten Vorschläge, begleitet von Zugeständnissen.

5. Abschlussphase

Kurze, intensive Phase am Ende des Prozesses, oft wenn die verfügbare Verhandlungszeit abläuft oder eine Einigung erzielt wird.

Verhandlungsstrategien (4 Typen)

1. Kooperation (Hoch/Hoch)

(Hohes Interesse an eigenen Ergebnissen / Hohes Interesse an Ergebnissen der anderen)

Taktiken: Positive Aspekte erweitern, Kosten der anderen Partei reduzieren, Zugeständnisse belohnen, Zugeständnisse in nicht-prioritären Bereichen machen, neue Optionen für gegenseitig zufriedenstellende Zugeständnisse entwickeln.

2. Wettbewerb/Rivalität (Hoch/Niedrig)

(Hohes Interesse an eigenen Ergebnissen / Geringes Interesse an Ergebnissen der anderen)

Taktiken: Inakzeptable Forderungen stellen, Position nicht ändern, drohen, bestrafen, keine Zugeständnisse machen, Zeitdruck aufbauen, Gegenpartei zu einseitigen Zugeständnissen überreden.

3. Nachgeben/Anpassung (Niedrig/Hoch)

(Geringes Interesse an eigenen Ergebnissen / Hohes Interesse an Ergebnissen der anderen)

Taktiken: Signifikante Reduktion eigener Ansprüche. Vorteilhaft für schnellen Abschluss. Gefährlich, wenn Gegenpartei nicht kooperiert oder beide zu flexibel sind.

4. Untätigkeit/Vermeidung (Niedrig/Niedrig)

(Geringes Interesse an eigenen Ergebnissen / Geringes Interesse an Ergebnissen der anderen)

Taktiken: Minimale Verhandlungsaktivität, Zeit verschwenden, Verhandlung möglicherweise aussetzen.

Wahl der Verhandlungsstrategie

Abhängig von:

• Interesse an eigenen Ergebnissen vs. Interesse an Ergebnissen der anderen.
• Wahrgenommene Durchführbarkeit und Kosten der Strategie.
• Organisatorischer/sozialer Kontext (verfügbare Ressourcen, externer Druck, Abhängigkeit der Parteien).

Verhandlungstaktiken

Kooperative Taktiken

• Minimale Zugeständnisse: Keine Zugeständnisse bei Erfolgsaussicht.
• Moderat hart: Kleine Zugeständnisse mit moderater Häufigkeit, Einladung zur Gegenseitigkeit.
• Spannungsabbau: Angekündigte, einseitige Zugeständnisse zur Spannungsreduktion und Förderung der Gegenseitigkeit.

Wettbewerbsorientierte Taktiken

• Drohungen: Ankündigung von Nachteilen bei Nichtakzeptanz der Bedingungen.
• Unwiderrufliche Position: Verdeutlichung, dass die aktuelle Position die letzte ist und nicht geändert wird.
• Aggressives Verhalten: Zeigen von Feindseligkeit; kann zum Abbruch der Verhandlungen führen.

Merkmale effektiver Verhandlungen

1. Signifikante Ergebnisse

Kosten minimieren, Nutzen maximieren. Erfordert Informationsaustausch (Ziele, Erwartungen, Lösungen), Einflussnahme auf Augenhöhe, Bereitschaft zu Zugeständnissen.

2. Ausgewogenes Machtverhältnis

Ein gewisses Machtgleichgewicht ist nötig. Erreichbar durch: Überzeugungskraft, Argumentationsfähigkeit, Expertenmacht, Stärkung der Beziehung und gemeinsamer Ziele, Stärkung der eigenen Ausgangsposition, Initiative ergreifen, nicht passiv sein.

3. Konstruktives Verhandlungsklima

Flüssige Kommunikation, Vermeidung großer zwischenmenschlicher Spannungen, die Vereinbarungen behindern.

4. Flexibler und dynamischer Prozess

Flexibilität ist erforderlich. Anfangs: Offenheit, Suche nach gemeinsamen Interessen, Informationsaustausch. Mittelphase: Wechsel zwischen begrenztem Druck und versöhnlichen Taktiken. Ende: Starre Positionen vermeiden.

Umgang mit Sackgassen in Verhandlungen

• Dialog aufrechterhalten.
• Neue Perspektiven suchen.
• Möglichen Rückzug von Angeboten andeuten.
• Mitglieder einer Partei austauschen.
• Person mit tatsächlicher Entscheidungsmacht identifizieren.
• Indirekte Gespräche über neutrale Dritte führen.
• Verhandlungen unterbrechen/vertagen.

Techniken zur Entscheidungsfindung & Ideenfindung

Numerische Risikobewertung

Bewertungskriterien

• Risiko: Niedrig bei Erfahrung/Informationen, hoch bei unzureichender Erfahrung/Information.
• Wahrscheinlichkeit: Eintrittswahrscheinlichkeit des negativen Ereignisses.
• Auswirkung: Negative (wirtschaftliche o.a.) Konsequenzen jeder Alternative.

Schritte

1. Wert von 1-10 für Risiko, Wahrscheinlichkeit und Auswirkung jeder Alternative festlegen.
2. Gesamtpunktzahl pro Alternative durch Addition (oder Multiplikation) der drei Werte ermitteln. Diese Punktzahl stellt den Risikowert dar.
3. Risikowerte vergleichen und Alternative mit dem niedrigsten Wert auswählen.

Phillips 66 Methode

Schnelle Methode zur Erzielung von Vereinbarungen und Beteiligung in großen Gruppen. Gruppe wird in 6er-Gruppen aufgeteilt, die eine Frage für 6 Minuten diskutieren, um möglichst viele Ideen zu generieren.

Nominalgruppentechnik (NGT)

Hilft Gruppen, in kurzer Zeit viele Ideen zu einem Problem zu entwickeln und Hierarchieeinflüsse zu vermeiden.

Ablauf

1. Problemformulierung.
2. Individuelle Ideenfindung (schriftlich).
3. Vorstellung der Ideen (Reihum).
4. Diskussion/Klärung der Ideen.
5. Abstimmung/Priorisierung.

Delphi-Technik

Isoliert Gruppenmitglieder, um gegenseitige Beeinflussung zu vermeiden. Keine physische Anwesenheit erforderlich. Fokussiert auf das Problem, nicht auf Personen.

Ablauf

1. Problemidentifikation.
2. Auswahl der Experten (Teilnehmer).
3. Erstellung und Versand des ersten Fragebogens (offene Fragen).
4. Analyse, Klassifizierung und Bewertung der Antworten (durch Moderation).
5. Erstellung und Versand des zweiten Fragebogens (Bewertung der aggregierten Ideen).
6. Analyse, Klassifizierung und Bewertung der Antworten.
7. (Optional) Erstellung und Versand weiterer Fragebögen bis Konsens erreicht ist.
8. Erstellung des Abschlussberichts.

Brainstorming

Ziel: Steigerung der Produktion von Ideen, Lösungen und Strategien durch Nutzung der Kreativität der Teilnehmer.

Grundregeln

• Keine Kritik an Beiträgen anderer.
• Keine Selbstzensur.
• Freies Assoziieren, Aufgreifen und Variieren von Ideen anderer ist erwünscht.
• Quantität vor Qualität.

Morphologische Analyse

Ablauf

1. Problem definieren und Hauptmerkmale/Dimensionen identifizieren.
2. Mögliche Ausprägungen für jede Dimension auflisten.
3. Kombinationen der Ausprägungen systematisch bilden (z.B. in einer Matrix/Morphologischer Kasten).
4. Kombinationen bewerten und die geeignetsten Lösungen auswählen/entwickeln.