Gruppendynamik, Teamarbeit und Sitzungsorganisation

1. Theorien zur Erlangung erhöhter Produktivität bei Arbeitnehmern

1. Taylorismus (Frederic Taylor) – Die wissenschaftliche Organisation der Arbeit befürwortet die Arbeitsteilung: Einige denken, andere führen aus. Aufgaben sollten klar definiert sein. Der Arbeitnehmer wird nach den wahrgenommenen Aufgaben vergütet.

2. Henry Ford – Die Aufgaben werden so automatisiert, dass unnötige Bewegungen vermieden werden. Der Arbeiter wird wie eine Maschine betrachtet.

3. Elton Mayo – Abschaffung rein numerischer Produktionsquoten. Alle Bemühungen des Teams, soziale Aspekte und Raum für zwischenmenschliche Beziehungen sollen auf die Verwirklichung unternehmerischer Ziele ausgerichtet werden. Die Arbeitnehmer werden bei der Lösung von Arbeitsproblemen stärker in die Verantwortung eingebunden.

4. Aktuelle Theorien – Berücksichtigung individueller Unterschiede der Arbeitnehmer. Mitbestimmung der Arbeitnehmer bei der Unternehmensplanung.

2. Arbeitsgruppen: Voraussetzungen für ihr Bestehen

• Gründung interdependenter Beziehungen; das Verhalten der Mitglieder beeinflusst sich gegenseitig.

• Teilnahme an der Gruppe bedeutet Verantwortung für die Durchführung von Tätigkeiten und Aufgaben.

• Die Mitglieder fühlen die Gruppe als ihre eigene und sind sich der Zugehörigkeit bewusst.

• Sie verfolgen ein gemeinsames Ziel und arbeiten koordiniert, um es zu erreichen.

• Sie schützen einander als Mitglieder der Gruppe gegenüber anderen Gruppen.

• Sie schaffen Teamgeist und binden alle ein, um die Ziele in einem Klima von Freundschaft und Solidarität zu erreichen, ohne sich von Auseinandersetzungen widerstreitender Interessen mitreißen zu lassen.

3. Arten von Arbeitsgruppen

Unterscheidung je nach verschiedenen Kriterien:

Je nach Grad der Interaktion

Primärgruppe

• Gekennzeichnet durch ein hohes Maß an Interaktion zwischen den Mitgliedern.

• Die Beziehung umfasst nahezu die ganze Persönlichkeit des Individuums.

• Die Bindungen sind eher emotional als rational.

Sekundärgruppe

• Gekennzeichnet durch ein geringeres Maß an Interaktion zwischen den Mitgliedern.

• Die Beziehung umfasst nur einige Aspekte des Individuums.

• Die Bindungen sind eher rational als emotional.

Je nach Grad der Formalität

Formelle Gruppe

• Wird durch rationale Planung geschaffen.

• Reguliert durch formale Regeln, die von der Leitung festgelegt werden.

• Verfolgt formell festgelegte Ziele.

Informelle Gruppe

• Entsteht durch einen spontanen Prozess.

• Reguliert durch persönliche Absprachen zwischen den Mitgliedern.

• Verfolgt die Befriedigung persönlicher Bedürfnisse.

Nach der Dauer

Vorübergehende Gruppe

• Wird geschaffen, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen.

• Ihre Laufzeit ist begrenzt; die Gruppe wird nach Erfüllung ihres Auftrags aufgelöst.

Ständige Gruppe

• Wird geschaffen, um kontinuierlich an stabilen Aufgaben und verschiedenen Zielen zu arbeiten.

• Die Laufzeit ist unbegrenzt.

4. Teamarbeit: Konzept und Phasen der Teamentwicklung

Ein Team ist eine Gruppe von Personen, die sich einem klar definierten gemeinsamen Ziel verpflichtet haben. Es bedarf gegenseitiger Interdependenz der Mitglieder, abgestimmter Arbeitsmethoden und Verhaltensregeln, sodass alle als gemeinsam verantwortlich gelten.

• Stufe 0: Erste Orientierung – Der Moderator muss erklären, was von den Teilnehmern erwartet wird, wie die Arbeit zu entwickeln ist und das gegenseitige Verständnis der Mitglieder fördern.

• Stufe 1: Festlegung der Ziele – Das Team legt die Gründe und Ziele fest; Ziele sind aus den Aufgaben und Verfahren abzuleiten.

• Stufe 2: Einführung der Regeln – Zur Gewährleistung des reibungslosen Funktionierens eines Teams muss jedes Mitglied die notwendigen Standards der Gruppe kennen und einhalten. Regeln können sich auf die spezifische Aufgabe, die Interaktion im Team, Einstellungen usw. beziehen.

• Stufe 3: Konfliktlösung – Sobald das Team eine offene und direkte Kommunikation erreicht, können zwischenmenschliche Konflikte zunehmen. In dieser Phase ist die Arbeit des Moderators wichtig: Er soll Konfliktlösungen fördern und zum Teamgeist beitragen.

5. Unterschied zwischen Arbeitsgruppe und Task Force

Arbeitsgruppe

• Mitglieder: individuelle Verantwortung.

• Ziele: Organisationsdefinition.

• Ergebnis: Summe der Beiträge der einzelnen Mitglieder.

• Leiter: stark und auf die Aufgabe konzentriert.

• Meetings: Berichten, diskutieren, Beschlüsse fassen; die Arbeit wird jedem beauftragten Mitglied zugeteilt.

Task Force / Aufgabe

• Mitglieder: gemeinsame Verantwortung. Sie nutzen kollektives Talent, das in der Wechselwirkung der einzelnen entsteht.

• Ziele: spezifische Aufgaben, die sich von anderen Teams und der Organisation unterscheiden.

• Ergebnisse: Jedes Mitglied erhält Anteil am Produkt der kollektiven Arbeit.

• Moderator: Führung wird von mehreren Personen geteilt.

• Meetings: Offene Diskussionen werden gefördert, Entscheidungen getroffen und die Arbeit gemeinsam ausgeführt.

6. Rollen im Team: Definition und Beispiele

Eine Rolle ist ein organisiertes Verhaltensmuster, das eine Person in einer bestimmten Position in Interaktion mit anderen einnimmt.

• Der Leader (Führungsperson) – Übernimmt die Steuerung der Gruppe. Er ist entscheidend für Betrieb und Teamdynamik. Typische Eigenschaften: Intelligenz, Redegewandtheit, schafft Vertrauen, Initiative, manchmal etwas durchsetzungsstärker und mit dem Wunsch, Ziele zu übertreffen.

• Der Koordinator / Moderator – Legt Themen und Aufgaben fest. Moderiert Gespräche, ohne selbst die Verantwortung für Inhalte zu übernehmen. Organisiert Wortmeldungen, ermutigt zur Beteiligung und behält den Überblick über Maßnahmen.

• Der Beobachter – Nimmt nicht unmittelbar am Teamgeschehen teil; seine Aufgabe ist es, das Verhalten zu beobachten und zu protokollieren.

7. Gruppendynamik: Begriff

Gruppendynamik ist die Disziplin, die die Kräfte untersucht, die auf eine Gruppe einwirken und wie diese die Verhaltensweise der Gruppe in bestimmter Weise formen.

8. Techniken der Gruppendynamik: Begriffe und Faktoren

Techniken sind eine Mischung aus Werkzeugen, Instrumenten und Verfahren, die angewendet werden, um Teamarbeit effektiv zu gestalten und die Zielerreichung zu erleichtern.

• Ziele – Die Technik muss mit den definierten Zielen übereinstimmen.

• Reife und Gruppentraining – Nicht alle Techniken haben die gleiche Komplexität; Reifegrad und Training der Gruppe sind zu berücksichtigen.

• Gruppengröße – Das Verhalten hängt stark von der Größe ab. Bei größeren Gruppen müssen Techniken eingesetzt werden, um Untergruppen zu bilden.

• Physische Umgebung – Der Raum muss das tatsächliche Potenzial für die Arbeit bieten (Platz, Ausstattung).

• Zeit – Einige Verfahren dauern länger als andere. Man darf den Schwung nicht verlieren.

• Merkmale der Mitglieder – Teams unterscheiden sich je nach den Eigenschaften ihrer Mitglieder.

• Erfahrungen und Fertigkeiten – Für den Einsatz technischer Methoden ist entsprechendes Wissen und Training erforderlich. Daher ist es sinnvoll, mit einfacheren Techniken zu beginnen und dann zu komplexeren überzugehen.

9. Weitere Techniken für die Arbeit in bestehenden Gruppen

Je nach Zweck:

Aufnahme neuer Mitglieder

• Self-presentation

• Interview und Präsentation

Zur Anregung von Kreativität

• Brainstorming

• Whisper

Für Problemanalyse und Entscheidungsfindung

• Phillips 66

• Brainstorming

• Whisper

• Fallstudien

• Rollenspiele

Erwerb von Wissen

• Symposium

• Roundtable

Abhängig von der Gruppengröße:

Groß (> 30)

• Symposium

• Roundtable

Mittel (10–30)

• Whisper

• Debatte

Klein (3–10)

• Rollenspiele

• Brainstorming

Nach Art der Teilnahme:

Aktive Beteiligung der Mitglieder

• Phillips 66

• Whisper

• Brainstorming

Teilnahme von Experten

• Symposium

• Roundtable

• Kollektiv-Interview

10. Techniken der Gruppendynamik: Präsentationstechniken und Experten

• Self-presentation – Die Teilnehmer sitzen im Kreis und stellen sich vor. Jeder nennt seinen Namen und einige zusätzliche Informationen, damit das Team die Person besser kennenlernt.

• Interview und Präsentation – Teilnehmer arbeiten paarweise. Die Partner werden als Nummer 1 und 2 bezeichnet. Abwechselnd führt jeder ein Interview mit dem anderen, um Informationen über die Person zu erfahren.

• Symposium – Eine Reihe von Fachleuten präsentiert verschiedene Aspekte eines Themas. Jeder hält einen etwa 15–20-minütigen Vortrag: Informationen, Ideen, Meinungen zum Thema.

• Roundtable – Zusammensetzung von Experten mit unterschiedlichen Ansichten zu einem Thema. Jeder hält einen 15–20-minütigen Beitrag; es kann eine kurze Diskussion zwischen den Teilnehmern des Tisches geben.

• Fraktionsinterview – Ein Spezialist wird von einigen Mitgliedern des Teams befragt (Interview) zu einer Frage oder einem Problem von Interesse.

11. Techniken der Gruppendynamik: Partizipation, Analyse und Entscheidung

• Phillips 66 – Diskussion in Untergruppen à 6 Personen für 6 Minuten zu einem Thema. Danach fasst ein Sprecher die wichtigsten Ideen und Erkenntnisse der Untergruppe zusammen.

• Brainstorming – Freies, informelles Äußern von Meinungen oder Ideen zu einem Thema oder Problem. Ein Protokollant notiert die Ideen auf Papier oder an einer Tafel.

• Whisper – Dialog für etwa 5 Minuten zu zweit über ein angesprochenes Thema. Jedes Paar trägt anschließend seine Schlussfolgerungen vor; eine Person präsentiert die Ideen.

• Fallstudien – Veröffentlichung einer Fallbeschreibung, die die Teilnehmer analysieren und zu der sie Lösungen finden sollen. Anschließend werden Rückschlüsse gezogen. Fallstudien können individuell bearbeitet werden; danach präsentieren die Teilnehmer ihre Vorstellungen im Team oder in Untergruppen.

• Rollenspiele – Darstellung einer tatsächlichen oder möglichen Situation mit typischen Rollen für 5–10 Minuten.

• Debatte – Zwei Personen oder Gruppen vertreten unterschiedliche Standpunkte zu einem Thema. Am Ende versucht die Gegenpartei, Schlussfolgerungen zu ziehen.

12. Beurteilung: Konzept und Typen

Beurteilung (Assessment) ist die systematische und kontinuierliche Tätigkeit, die Informationen darüber liefert, inwieweit die Ziele erreicht wurden und welche Ergebnisse erzielt worden sind. Typen:

Nach dem Bewerter

• Intern – Durch das Team selbst.

• Extern – Durch Personen außerhalb des Teams.

Nach der Phase der Anwendung

• Initial – Gilt für die Erhebung zu Beginn einer Aktivität, um Ausgangsdaten zu erhalten.

• Formativ (prozessbegleitend) – Findet während des gesamten Prozesses statt. Enthält Informationen über die Anpassung der Methodik und ermöglicht Änderungsmaßnahmen "on the fly".

• Summativ (final) – Wird am Ende eines Prozesses durchgeführt, um die Zielerreichung zu überwachen.

13. Bewertungsmethoden: Konzept und Techniken

Bewertung ist die systematische und kontinuierliche Tätigkeit zur Erhebung des Grades der Zielerreichung und der erzielten Ergebnisse. Techniken:

• Beobachtung – Aufmerksame Beobachtung einer Person, von Personen, Objekten oder Phänomenen. Ermöglicht die Erfassung von Daten, die nicht schriftlich oder mündlich von den Beteiligten stammen.

• Interview – Gezieltes Gespräch, das erlaubt, bestimmte Arten von Daten zu erheben, die Personen möglicherweise nicht schriftlich angeben wollen, z. B. aus Gründen der Vertraulichkeit oder weil sie affektive oder professionelle Aspekte darstellen.

• Fragebogen – Reihe von Fragen, die schriftlich an mehrere Personen gerichtet werden können. Er kann geschlossen, offen oder gemischt sein.

• Checkliste – Bewertungsfragen, die abhaken lassen, ob bestimmte Kriterien vorhanden sind oder nicht.

• Ratingskala – Ähnlich der Beurteilungsskala, erfasst jedoch den Grad der Intensität in den bewerteten Aspekten.

14. Arbeitstreffen: Konzept und Typen

Eine Sitzung ist eine Tätigkeit, bei der eine Gruppe von Menschen in bestimmter Zeit und an einem bestimmten Ort kommuniziert, um gemeinsam Lösungen für ein Ziel zu erarbeiten. Typen:

• Informationssitzung – Übermittlung notwendiger Informationen an die Gruppe; Einholung von Informationen über die Gruppe bzw. das Team.

• Problemlösungssitzung – Finden von Lösungen für ein Problem in Zusammenarbeit im Team; Lösen von Konflikten innerhalb des Teams.

• Arbeits-/Koordinationssitzung – Austausch von Informationen, Koordination von Funktionen, Verbesserung strategischer Arbeitsabläufe.

• Kreativitätsmeeting – Generieren neuer, kreativer Ideen.

• Verhandlungs-/Direktivsitzung – Ausgleich von Interessen; Erreichen einer Einigung durch Konsens bei Konfliktsituationen.

15. Arbeitstreffen: Der Moderator und seine wesentlichen Aufgaben

Der Moderator ist verantwortlich für Leitung, Führung und Koordinierung der Sitzung. Funktionen:

• Festlegung des zu behandelnden Themas und der bereitzustellenden Informationen.

• Moderation der Gespräche; Organisation von Wortmeldungen; Begrenzung von Interventionen zeitlich.

• Versuch, die Teilnehmer zu versöhnen bzw. einen Konsens zu fördern.

• Schaffung eines Klimas von Vertrauen und Offenheit, damit sich Menschen zur Teilnahme motiviert fühlen.

• Förderung der Kommunikation und des Teamzusammenhalts.

• Belebung der Sitzung, wenn sie aus irgendeinem Grund ins Stocken gerät.

• Zusammenfassen und synthetisieren der Hauptpunkte der Sitzung sowie der erzielten Vereinbarungen und Verpflichtungen.

16. Moderationsstile: Typen des Moderators

• Autoritärer Moderator – Ist der absolute Protagonist des Treffens; missbraucht möglicherweise seinen Einfluss, legt Ziele einseitig fest, fördert nur begrenzt die Teilnahme und erzeugt Misstrauen.

• Laissez-faire-Moderator – Gibt den Mitgliedern viel Freiraum; es fehlen klare Zielvorgaben; fördert eher freundschaftliche Beziehungen; lässt jeden mitmachen, der möchte.

• Partizipativer / involvierender Moderator – Fördert, dass das gesamte Team beteiligt ist; Ziele werden erreicht; erzeugt kooperative Beziehungen und unterstützt die Beteiligung aller Mitglieder.

17. Schritte zur Organisation eines Meetings

Die Organisation folgt drei Phasen:

• Vorbereitung – Planung:

  1. Notwendigkeit. 2. Zweck. 3. Teilnehmende. 4. Inhalt. 5. Dokumentation. 6. Ort der Durchführung. 7. Datum und Uhrzeit. 8. Einladung.

• Während – Durchführung, die in 3 Stufen verläuft:

  1. Einleitung. 2. Kern (Diskussion/Auseinandersetzung). 3. Ergebnis.

• Nachbereitung – Bewertung und Überwachung der getroffenen Vereinbarungen.

18. Organisation der Sitzung: Wie wird sie vorbereitet?

• Bedarf – Um die Notwendigkeit oder Wünschbarkeit einer Sitzung zu prüfen, sollten die Verantwortlichen die technische Notwendigkeit analysieren und klären, ob Interaktion und Kommunikation erforderlich sind.

• Zweck – Klärung folgender Punkte:
  · Wer (Personen)
  · Was (welche Maßnahmen)
  · Womit (welche Ressourcen und Mittel)
  · Wie (wie lange)
  · In welchem Umfang (auf welcher Ebene oder in welchem Grad)

• Teilnehmende – Feststellen, wer teilnehmen soll.

• Inhalt – Festlegung der zu behandelnden Themen und deren Organisation.

• Ort – Ein komfortabler Raum mit guter Beleuchtung, passender Temperatur und angemessener Größe sowie erforderlichem Material.

• Zeit – Zeitpunkt wählen, zu dem alle Mitglieder teilnehmen können, ohne ihre Arbeit oder andere Aktivitäten zu beeinträchtigen. Sitzungen sollten idealerweise nicht länger als 2 Stunden dauern; bei längeren Sitzungen sind 10–15-minütige Pausen einzuplanen.

19. Organisation der Sitzung: Wie verläuft die Durchführung?

Eine Sitzung gliedert sich in drei Teile: Anfang, Mitte und Ende.

• Anfang

  Der Moderator sollte:

  1. die Anwesenden begrüßen und Besucher vorstellen,
  2. die Ziele erläutern,
  3. die Tagesordnung klären,
  4. die Arbeitsmethodik erklären.

• Kern – Die „Akteure“ nehmen ihre Rolle wahr. Dies ist die größte Herausforderung für die Moderation, da hier Probleme auftreten können.

• Ende / Ergebnis – Zusammenfassen und Festhalten der Vereinbarungen und Schlussfolgerungen. Wichtig ist, die getroffenen Vereinbarungen zu konkretisieren:

  • Welche Maßnahmen werden ergriffen,
  • Wer ist für die Durchführung verantwortlich,
  • Mit welchen Mitteln,
  • In welchem Zeitraum,
  • Wie wird die Überwachung erfolgen.

Das Ergebnis der Sitzung wird in einem Protokoll festgehalten, das Folgendes enthält:

• Datum und Ort der Sitzung,
• Einladende Person,
• Art des Treffens,
• Teilnehmerliste,
• Tagesordnung,
• Zusammenfassung der Präsentationen und Vorschläge,
• getroffene Vereinbarungen.

20. Organisation der Sitzung: Wie wird sie bewertet?

Die Bewertung umfasst zwei Aspekte:

• Das, was in der Sitzung geschehen ist,
• Der Grad der Einhaltung der Vereinbarungen.

Zum ersten Punkt sollten nach Abschluss der Sitzung folgende Aspekte geprüft werden:

• Erreichung der Ziele,
• getroffene Entscheidungen,
• Verlauf und Dynamik der Sitzung,
• Einstellung und Beteiligung der Teilnehmer.

Diese Einschätzung kann in mehreren Etappen erfolgen: in den letzten Minuten der Sitzung mündlich oder schriftlich, nach Abschluss der Sitzung und zu Beginn der nächsten Sitzung.

Neben der Bewertung ist es erforderlich, die Einhaltung der getroffenen Entscheidungen zu überwachen.