HR-Informationssysteme und -verwaltung

Interne Kommunikation

Organisationen müssen eine solide Basis für Information und Kommunikation aufbauen. Alle Mitarbeiter müssen über die Informationen verfügen, die sie zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen.

Peter Drucker zufolge müssen sich Mitarbeiter zwei grundlegende Fragen stellen:

1. Welche Informationen benötige ich für meine Arbeit (von wem, wann und wie)?
2. Welche Informationen schulde ich anderen (wem, wann und wie)?

Organisationen müssen Informationssysteme entwickeln, um die Umweltkomplexität zu bewältigen und Mitarbeiter zu aktiven Akteuren zu machen.

Informationsbedürfnisse

Das Personalmanagement erfordert die Verarbeitung von Informationen über die Mitarbeiter, damit Fach- und Führungskräfte im Personalbereich effektive Entscheidungen treffen können. Der Erfolg des Personalwesens hängt von der Gestaltung und Planung des Informationssystems ab. Je mehr Informationen, desto besser. HR-Manager benötigen Informationen, um Entscheidungen treffen zu können, und auch die Mitarbeiter benötigen Informationen, um Feedback über ihre eigene Leistung zu erhalten.

Welche Informationen und individuellen Bedürfnisse?

1. Welche Arten von Entscheidungen treffen Sie regelmäßig?
2. Welche Art von Informationen benötigen Sie, um diese Entscheidungen zu treffen?
3. Welche Art von Informationen erhalten Sie regelmäßig?
4. Welche Arten von Sonderstudien werden regelmäßig von Ihnen angefordert?
5. Welche Informationen möchten Sie erhalten, die Sie nicht erhalten?
6. Wenn Sie weitere Informationen benötigen, wie oft (täglich, wöchentlich, monatlich, jährlich)?
7. Zu welchen spezifischen Themen möchten Sie auf dem Laufenden gehalten werden?

Information als Prozess

Die Revolution der Telekommunikation und der Informationstechnologie hat die Art und Weise verändert, wie Unternehmen arbeiten. Die größte Herausforderung besteht darin, das Wissen in ein produktives Gut zu verwandeln. Derzeit werden 95 % der Informationen noch auf Papier verarbeitet, 4 % auf Mikrofilm oder Mikrofiche und nur 1 % in einem digitalen Format. Die Fähigkeit, Informationen in Wissen umzuwandeln, ist entscheidend für das Überleben eines Unternehmens in der digitalen Wirtschaft.

HR-Datenbank

1. Die Grundlage aller Informationssysteme ist die Datenbank. Die Datenbank dient als Speicher- und Akkumulationssystem für Daten, die ordnungsgemäß verschlüsselt und für die Strafverfolgung und Informationsbeschaffung verfügbar sind. Die Daten bilden die Grundlage für die Bildung von Urteilen oder die Lösung von Problemen.
2. Die Datenbank ist eine integrierte Gruppe von logisch zusammenhängenden Dateien, die organisiert sind, um den Zugriff auf Daten zu verbessern und unnötige Doppelarbeit zu vermeiden. Die Effizienz der Information ist größer mit Hilfe von Datenbanken.

Das Personalmanagement erfordert den Einsatz mehrerer Datenbanken:

• Personalakten
• Anmeldegebühren
• Vergütungsanmeldung
• Leistungen der Registrierung
• Trainingsaufzeichnung
• Aufzeichnungen von Kandidaten
• Krankengeschichte

HR-Informationssystem

In jeder Organisation gibt es mehrere Informationssysteme. Die Datenbanken sind die grundlegenden Informationssysteme. Das IT-Konzept ist eng mit der Informationstechnologie verbunden und beinhaltet die Präsenz von Computern oder im Netzwerk von Mikrocomputern sowie spezifische Programme zur Verarbeitung von Daten und Informationen. Es gibt zwei Arten von Systemen:

1. Zentrales Großrechnersystem
2. Dezentrales integriertes Netzwerk von Mikrocomputern

Ziel ist die Verteilung der lokalen Netze von Mikrocomputern, die die Organisation erhält und eine Verbindung zum Firmennetzwerk der Organisation herstellt.

HR-Informationssystem-Konzept

Das HR-Informationssystem ist ein System zur Erfassung, Aufzeichnung, Speicherung, Analyse und zum Abruf von Daten im Bereich der Humanressourcen der Organisation. Die meisten HR-Informationssysteme sind computergestützt.

Das HR-Informationssystem ist ein systematisches Verfahren zur Erfassung, Speicherung, Wartung, Kombination und Validierung von Daten, die für die Organisation in Bezug auf Humanressourcen und ihre jeweiligen Aktivitäten notwendig sind, zusätzlich zu den Funktionen der Einheiten der Organisation.

Es gibt zwei grundlegende Ziele für das System:

• Administrativ (Senkung der Kosten und Verarbeitung von Informationen)
• Unterstützung: Vorgesetzten helfen, bessere Entscheidungen zu treffen.

Informationssystem für die ARH

Es ist das umfangreichste Informationssystem über die Belegschaft und dient dazu, Analysen durchzuführen und Maßnahmen im Bereich der Mitarbeiterführung zu ergreifen. Es adressiert die Bedürfnisse der HR-Spezialisten und umfasst die folgenden Aspekte:

1. Planung der strategischen HR
2. Formulierung von Zielen und Maßnahmen in HR-Programmen
3. Register und persönliche Kontrollen für die Personalabrechnung, Urlaub usw.
4. Berichte über das Entgelt, Anreize, Vorteile, Einstellungs- und Berufswahl
5. Berichte über Entgelte und Abschnitte

HR-Management-Systeme

Das Management Information System (MIS) ist ein geplantes System zur Erhebung, Verarbeitung, Speicherung und Verbreitung von Informationen, damit die mittlere Führungsebene wirksame Entscheidungen treffen kann. Das Management-Informationssystem muss in einer Organisation vielfältig sein und die Beteiligung von HR-Spezialisten, Führungskräften und Mitarbeitern erfordern.

Das Management-Informationssystem spielt eine wichtige Rolle bei der Leistung von Managern im Hinblick auf die Führung von Untergebenen.

Bewertungstestsysteme mit HR-Fakten

HR-Spezialisten sollten den Wert der Informationen, die in das System einbezogen werden, sorgfältig bewerten. Es ist wichtig zu wissen, was in seiner jetzigen Form beibehalten werden soll und was in das System übertragen werden muss. Das EDV-System steigert den Wert von Informationen für den direkten Vorgesetzten, da es die Lieferung leichter und schneller macht.

Im Allgemeinen basieren Bewertungen auf dem Feedback von Führungskräften und Mitarbeitern durch Fragebögen. Eine weitere Methode der Bewertung ist die Überwachung der Auslastung des Systems. Eine Art der Systemüberwachung ist die Erfassung der Häufigkeit der Benutzung durch die Nutzer und des Nutzens, den sie sehen.

Es gibt zwei Maßnahmen zur Beurteilung:

1. Die erste bezieht sich auf die Reduzierung der administrativen Tätigkeiten (Kostenreduzierung).
2. Die zweite beinhaltet die Überwachung der Auswirkungen von Systeminformationen für Entscheider.