Interne Kontrolle & Rechnungslegung: Grundlagen & Verfahren

Grundlagen der Internen Kontrolle

Interne Rechnungslegungskontrolle

Die interne Rechnungslegungskontrolle bezieht sich auf die Instrumente und detaillierten Verwaltungsmaßnahmen zur Umsetzung und Überwachung von Kontrollen im Rechnungswesen. Sie beinhaltet Verfahren oder Datensätze, die sich primär auf die Rechnungslegung beziehen.

Administrative Interne Kontrolle

Die administrative interne Kontrolle umfasst Verfahren und das Management von Aufzeichnungen, die zur Erreichung der Unternehmensziele beitragen.

Zwecke der Internen Rechnungslegungskontrolle

• Transaktionen werden gemäß den allgemeinen Genehmigungen durchgeführt.
• Geschäftsvorfälle werden ordnungsgemäß erfasst.

Grundsätze und Verantwortlichkeiten

Grundsätze der Internen Rechnungsprüfung

• Verantwortlichkeiten müssen klar festgelegt werden.
• Aufteilung der Zuständigkeiten innerhalb der Organisationsstruktur.
• Trennung von operativen Tätigkeiten und Rechnungslegung.
• Zugang zu Vermögenswerten ist nur mit Genehmigung und unter Verwaltungskontrolle zulässig.
• Regelmäßige Überprüfung der Existenz und des Zustands der gemeldeten Vermögenswerte.

Verantwortlichkeiten der Kontrollinstanz

Die Kontrollinstanz ist direkt dafür verantwortlich, dass alle Transaktionen ordnungsgemäß durchgeführt werden.

Grundsätze für eine Wirksame Kontrolle

• Transparenz über erwartete Einnahmen.
• Transparenz über geplante Ausgaben.

Sicherheitsmaßnahmen und Kontrollverfahren

Allgemeine Sicherheitsmaßnahmen

• Zahlungen per Scheck sind erforderlich.
• Tägliche Einzahlung von Bargeld bei der Bank.
• Belegpflicht für alle Transaktionen.
• Bestätigung der Bankeinlagen.
• Regelmäßiger Abgleich der Bankkonten.
• Abgleich des Ausgabenbudgets.
• Abgleich des Umsatzbudgets.

Spezifische Grundsätze für Bargeldkontrolle

• Trennung der Aufgaben für Personen, die für die Kassenverwaltung zuständig sind.
• Alle Geldeingänge sollten bei der Bank eingezahlt werden.

System für Effektive Sicherheitskontrollen

• Genaue Kenntnis der eingehenden Geldbeträge.
• Priorisierung und Kontrolle von Fixkosten und variablen Ausgaben gemäß Budgets.

Wichtige Dokumente und Begriffe

Häufig verwendete Dokumente für eine wirksame Kontrolle

Einnahmenbezogene Dokumente

• Einzahlungsbelege bei Banken
• Fälligkeitslisten (z.B. für Forderungen)
• Wechsel, Forderungen und Verbindlichkeiten
• Bankdarlehensverträge
• Belege für Darlehensrückzahlungen

Ausgabenbezogene Dokumente

• Belege für Herstellungskosten
• Zahlungsbelege an Lieferanten
• Lohnabrechnungen und -zahlungen
• Korrekturbelege für Überzahlungen von Leistungen
• Belege für Gemeinkostenzahlungen
• Investitionsbelege

Regelmäßige Kassenprüfung

Die regelmäßige Kassenprüfung bedeutet, dass der Kassenbestand häufig überprüft werden sollte.

Portokasse / Barkasse

Ein Bargeldfonds, der für relativ kleine Ausgaben vorgehalten wird.

Kontoauszüge

Ein detaillierter Bericht, den Banken ihren Kunden monatlich zusenden.

Inhalt eines Kontoauszugs

• Name und Anschrift des Kunden
• Kontonummer
• Monat und Jahr, auf die sich der Auszug bezieht
• Mitteilungen/Hinweise der Bank