Interne Unternehmenskommunikation: Arten und Techniken

Arten der internen Kommunikation

Die Kommunikation innerhalb eines Unternehmens lässt sich in verschiedene Richtungen und Formen unterteilen:

Aufwärts- und Abwärtskommunikation

Aufwärtskommunikation: Sie geht von den Mitarbeitern zu den Führungskräften aus. Dank dieser Form lernen Unternehmen die Probleme, Ideen, Vorschläge oder Beschwerden der Mitarbeiter kennen. Dies motiviert und integriert das Personal und schafft ein gutes Arbeitsumfeld. Sie ist seltener und erfolgt oft über Umfragen, Ausschüsse oder Berichte.

Abwärtskommunikation: Diese geht von den Führungskräften an die Untergebenen aus. Sie ist die am häufigsten untersuchte Form und dient dazu, Mitarbeiter zu motivieren, zu koordinieren und über Aufgaben sowie Unternehmensziele zu informieren. Sie erscheint oft in Broschüren, Newslettern oder Briefen.

Horizontale und informelle Kommunikation

Horizontale Kommunikation: Hierbei handelt es sich um die Übertragung von Informationen zwischen Personen auf derselben hierarchischen Ebene oder zwischen verschiedenen Abteilungen. Sie ist oft spontan, direkt und ehrlich.

Formelle und informelle Kommunikation: Die formelle Kommunikation ist strukturiert und berücksichtigt die etablierte Hierarchie. Die informelle Kommunikation entsteht spontan durch zwischenmenschliche Beziehungen außerhalb der Hierarchieebenen. Sie ist meist mündlicher Natur und kann zu Gerüchten führen, welche die ursprüngliche Nachricht verfälschen. Merkmale der informellen Kommunikation sind:

• Informationen werden nicht über offizielle Kanäle übermittelt.
• Sie ist schnell und schafft soziale Zufriedenheit.
• Sie trägt zur Organisationskultur bei und hilft bei der Bildung von Gruppen mit ähnlichen Ideen.

Techniken der mündlichen Kommunikation

Bei der mündlichen Kommunikation müssen verschiedene Faktoren berücksichtigt werden:

• Status der Kommunikation: Der Sender wählt nicht immer das Thema. Das Ziel des Unternehmens ist es, zu wissen, wer und wie viele Empfänger erreicht werden sollen.
• Die Nachricht und ihre Schwierigkeiten: Die übertragenen Ideen müssen für die Zuhörer interessant sein. Sowohl Sender als auch Empfänger müssen involviert sein.

Strategien für eine erfolgreiche Präsentation

Um das Publikum zu fesseln, sollten Rhythmus, Intensität, Klangfarbe und Intonation der Stimme beachtet werden. Eine klare Aussprache und eine kraftvolle Stimme sind vorteilhaft. Es sollte langsam gesprochen werden, wobei Pausen notwendig sind, um das Gesagte aufzunehmen.

Leitlinien für den Vortrag:

• Beginnen Sie mit einer kurzen Erklärung der Punkte.
• Vermeiden Sie Abschweifungen.
• Achten Sie auf die Körpersprache.
• Verwenden Sie kurze Sätze und ein an das Publikum angepasstes Vokabular.
• Nutzen Sie audiovisuelle Medien, Anekdoten und Zitate.
• Vermeiden Sie ein abruptes Ende und schließen Sie mit einer Zusammenfassung ab.

Die Rolle des Empfängers

Die Haltung des Empfängers ist entscheidend. Aufmerksam zu sein und Fragen zu stellen sind wichtige Aspekte für eine gelungene Kommunikation. Dabei muss auf die korrekte Verwendung der Sprache und die Form der Nachricht geachtet werden.

Strategien der assertiven Kommunikation

Selbstsicherheit (Assertivität) ist eine Methode, um Informationen direkt, klar und kooperativ zu übermitteln, während die Rechte des Partners respektiert werden. Wichtige Techniken sind:

1. Schallplatte mit Sprung: Wiederholtes Beharren auf dem eigenen Wunsch oder Gefühl, bis ein vernünftiger Kompromiss erreicht wird.
2. Negative Assertivität: Auf Kritik reagieren, indem man das Wahre an der Kritik akzeptiert, ohne sich defensiv zu verhalten.
3. Nebeltaktik (Fogging): Zweifel bei unberechtigter Kritik säen, indem man in einen Zustand der sachlichen Verwirrung geht.
4. Negative Befragung: Um Klärung bei einer kritischen Äußerung bitten.

Hauptformen der mündlichen Kommunikation

Das Telefon: Es ist schwierig, da Gestik fehlt und Interferenzen auftreten können. Nutzen Sie kurze Sätze und stellen Sie Fragen, um sicherzustellen, dass die Nachricht angekommen ist.

Das Interview: Es wird hauptsächlich zur Personalauswahl oder zur Motivationsprüfung durch Führungskräfte genutzt.

Schriftliche Kommunikation und Dokumentation

Da es bei schriftlicher Kommunikation keine sofortige Reaktion gibt, müssen folgende Bedingungen erfüllt sein:

• Klarheit: Einfache Formulierungen und eine thematische oder chronologische Ordnung.
• Kürze: Prägnante Formulierungen, keine übermäßigen Beispiele.
• Grammatikalische Korrektheit: Einhaltung der Regeln für eine professionelle Wirkung.
• Präsentation: Vermeidung von Flecken oder Streichungen; Originalität wahren.

Moderne Technologien

Technologien ermöglichen unmittelbares Feedback und globale Kommunikation. Gängige Dokumente sind Arbeitsverträge, Berichte, Protokolle, Broschüren und E-Mails. Der Computer ist das zentrale Instrument für:

• Internet: Information und E-Commerce.
• Intranet: Interner Informationsfluss.
• E-Mail & Messenger: Sofortige Korrespondenz in Echtzeit.
• Mobiltelefonie: SMS, GPS und mobiles Bezahlen.

Informationssysteme im Unternehmen

Ein Informationssystem ist notwendig, um Gerüchte zu vermeiden und die Belegschaft über die reale Situation zu informieren. Die meisten Unternehmen nutzen:

• Personalinformationssystem (SIP): Dient der Planung und Entscheidungsfindung im Personalbereich.
• Informationskontrolle: Anpassung der Politik an Managementstile.
• Kommunikationsnetze: Strukturen für den Informationsumlauf.

Wichtige Kommunikationsnetze

• Ketten-Netzwerk: Kommunikation mit der nächsten Person; oft autoritär geprägt.
• Stern-Netzwerk: Ein Leiter koordiniert die zentrale Kommunikation.
• Kreis-Netzwerk: Informationen fließen ohne hierarchische Rollen zwischen allen Beteiligten.
• Mehrkanal-Netzwerk: Alle kommunizieren mit allen, was zu hoher Zufriedenheit führt.