Internes Kontrollsystem (IKS): Eigenschaften, Elemente & Bewertung

Eigenschaften eines Internen Kontrollsystems (IKS)

Ein Internes Kontrollsystem (IKS) dient dazu, die Unternehmensziele zu unterstützen und Risiken zu minimieren. Zu seinen wesentlichen Eigenschaften gehören:

• Sicherung des Betriebsvermögens

  Dies umfasst sowohl den physischen Schutz (z.B. vor Diebstahl, Beschädigung) als auch den Schutz im Rechnungswesen (z.B. vor Fehlern, Auslassungen, Betrug usw.).

• Gewährleistung der Genauigkeit und Zuverlässigkeit

  Das IKS stellt sicher, dass Transaktionen korrekt erfasst werden und die Rechnungslegung sowie Finanzdaten präzise und zuverlässig sind.

• Förderung der betrieblichen Effizienz

  Es zielt darauf ab, eine höhere Effizienz der betrieblichen Ressourcen (wie Material, Personal und Finanzen) bei der Durchführung von Tätigkeiten zu erreichen.

• Einhaltung der Managementpolitik

  Durch die Schaffung eines guten Systems zur Motivation und Integration der Mitarbeiter fördert das IKS die Identifikation mit den Managemententscheidungen und deren Einhaltung.

Minimale Elemente eines Internen Kontrollsystems

Die häufigsten minimalen Elemente eines Internen Kontrollsystems sind:

• Organisationsplan

  Ein Plan, der Zuständigkeiten, Aufgabenabgrenzung und Koordination definiert und abgrenzt. Ein gutes IKS sollte auf dem Prinzip basieren, dass jede Person ihre Aufgaben ordnungsgemäß und gesichert erfüllen muss.

• Strategische Planung und Budgetierung

  Budgets legen die wirtschaftlichen Ziele und deren Quantifizierung fest. Abweichungen zwischen tatsächlichen und erwarteten Ergebnissen müssen analysiert und bei Bedarf das Budget ergänzt oder die Ziele neu formuliert werden.

• System für Genehmigungs- und Zulassungsverfahren

  Genehmigungen müssen schriftlich festgelegte Betriebs- und Buchhaltungsverfahren umfassen, die die Rechenschaftspflicht fördern. Transaktionsaufzeichnungen sollten mit den besten Medien (z.B. Computerdateien) geführt werden, wobei die Funktionen der Genehmigung und Registrierung getrennt sind.

• Informations- und Kommunikationskanäle

  Ein Kanal für nützliche und regelmäßige Informationen nach oben, um Entscheidungen zum richtigen Zeitpunkt treffen zu können. Dies erfolgt durch Berichte aus den Abteilungen oder Bereichen an die Geschäftsleitung oder das zuständige Personal, sowohl quantitativ als auch qualitativ.

• Qualifiziertes Personal

  Ein effizientes IKS wäre ohne gut ausgebildetes und erfahrenes Personal, das sich mit der Unternehmenspolitik identifiziert, motiviert ist und durch Anreize, Beförderungen und Weiterbildung gefördert wird, beeinträchtigt.

Methoden zur Analyse und Bewertung Interner Kontrollsysteme

Zur Analyse und Bewertung eines Internen Kontrollsystems werden verschiedene Methoden eingesetzt:

• Beschreibendes System

  Hierbei erfolgt eine detaillierte Aufzeichnung und Erklärung der Eigenschaften des zu bewertenden Systems, einschließlich der Abläufe, beteiligten Abteilungen, Verantwortlichkeiten, unterstützender Dokumente, Dateisysteme, Buchhaltung usw.

• Fragebögen

  Dies ist eine traditionelle Methode, die aus einer Reihe von Fragen zum zu prüfenden Arbeitsbereich besteht. Obwohl sie generell standardisiert sind, müssen sie an die spezifischen Merkmale des Unternehmens (Industrie, Handel, Dienstleistungen usw.) angepasst werden.

• Flussdiagramme

  Diese Methode beinhaltet die Darstellung von Betriebsabläufen in einem System zur Überwachung des zeitlichen Flusses von Dokumenten und Aufzeichnungen.