Kommunikation im Unternehmen

Der Kommunikationsprozess

Der Kommunikationsprozess kann definiert werden als der Prozess, bei dem eine Person (Sender) einer anderen Person (Empfänger) eine Nachricht über einen Kanal in einem Kontext oder einer Situation und mit einem gemeinsamen Code für beide übermittelt. Der Sender weiß, dass der Empfänger die Nachricht verstanden hat, wenn er sie interpretieren und darauf reagieren kann (Feedback).

• Codierung: Der Sender wandelt seine Ideen in einen Code oder eine für den Empfänger verständliche Sprache um.
• Übertragung: Die Idee wird in eine Nachricht umgewandelt und diese Nachricht wird über einen bestimmten Kanal gesendet, der gesprochen oder geschrieben sein kann.
• Empfang: Der Empfänger erhält die Information oder die übertragene Nachricht.
• Decodierung: Der Empfänger interpretiert und versteht die Nachricht.
• Feedback oder Rückmeldung: Der Empfänger antwortet dem Sender, um anzuzeigen, ob er die ursprüngliche Nachricht verstanden hat oder nicht.

Arten der Kommunikation

Aus der Sicht des Unternehmens können drei Arten der Kommunikation unterschieden werden:

1. Nach dem verwendeten Kanal: verbal und nonverbal.
2. Je nach dem Bereich, in dem die Entwicklung stattfindet: interne und externe Kommunikation.
3. Je nach dem Grad der Wichtigkeit: formell und informell.

Kommunikationsbarrieren

• Persönliche Barrieren: Diese hängen von der Persönlichkeit des Senders oder Empfängers und der Art und Weise ab, wie Menschen die gleiche Nachricht wahrnehmen und interpretieren, da sie eine Reihe von Filtern verwenden, die sie verfälschen (Stereotypen oder Vorurteile, <Halo-Effekt>? oder einfach nicht aufmerksam zuhören).
• Semantische Barrieren: Diese beruhen auf Fehlinterpretationen des Codes (z. B. Verwendung einer anderen Sprache).
• Physische Barrieren: Diese beziehen sich auf die Störungen der Umgebung, wobei Lärm am häufigsten ist.

Verbale und nonverbale Kommunikation

Verbale Kommunikation

Die mündliche Kommunikation ist diejenige, die durch die gesprochene Sprache erfolgt. Sie ermöglicht ein unmittelbares Feedback und fördert die Kommunikation und den persönlichen Kontakt mit dem Empfänger.

Nonverbale Kommunikation

Die nonverbale Kommunikation findet über Gesten und Körperbewegungen statt.

• Der Blick: Er darf nicht starr oder zu lange sein (kann Feindseligkeit vermitteln) und ist ein klares Signal dafür, dass wir unaufmerksam sind.
• Handgesten: Sie dienen dazu, die verbale Kommunikation zu unterstützen und zu verstärken und sie sogar zu ersetzen (Gebärdensprache).
• Gesten mit Armen und Beinen: Arme und Beine werden in der Regel mit einer defensiven Haltung in Verbindung gebracht.
• Gesichtsausdruck und Lächeln: Das Gesicht ist der ausdrucksstärkste Teil einer Person. Ein Lächeln ist in der Regel ein positives Zeichen, das Wärme bedeutet.
• Klangfarbe, Lautstärke, Intonation und Rhythmus: Man muss darauf achten, nicht zu leise oder zu schnell zu sprechen, die Laute richtig zu modulieren und zu intonieren.

Schriftliche Kommunikation

Der Empfänger ist die Person, die die Nachricht liest. Das Feedback ist nicht unmittelbar. Sie ist ideal, um komplexe Nachrichten zu übermitteln und ermöglicht die Aufzeichnung und Archivierung der Nachricht.

Bedingungen für die schriftliche Kommunikation

• Klarheit und Einfachheit: Verwenden Sie den am besten geeigneten Wortschatz, um die Nachricht zu übermitteln, die Sie schreiben möchten. Bevorzugen Sie kurze Sätze nach der Grundstruktur Subjekt-Verb-Prädikat, in kurzen Absätzen, und vermeiden Sie alles, was zu Missverständnissen führen kann.
• Vollständige Nachricht: Wir müssen sicherstellen, dass die Nachricht alle Informationen enthält, die wir vermitteln wollen.
• Prägnanz und Korrektheit: Achten Sie auf die Rechtschreibung und Grammatik, die Satzzeichen und die angemessenen Ränder.

Schriftliche Dokumente im Unternehmen

Es gibt viele schriftliche Dokumente, die in einem Unternehmen erstellt werden können. Unter allen heben wir hervor: den Geschäftsbrief.