Kontrollinstrumente: Grundlagen und Anwendungen im Management

Grundlagen der Kontrolle

Kontrolle dient dazu, die korrekte individuelle und organisatorische Durchführung sicherzustellen und zu gewährleisten, dass die tatsächlichen Ergebnisse den Plänen entsprechen. Dies umfasst die Messung der Leistung im Vergleich zu Zielen und Plänen, die Erkennung von Abweichungen von Standards und die Einleitung von Korrekturmaßnahmen.

Kontrollaktivitäten sind üblicherweise mit der Leistungsmessung verbunden. Einige Formen der Kontrolle, wie Kostenbudgets, Prüfprotokolle und Aufzeichnungen über verlorene Arbeitsstunden, sind bekannt. Jede dient Messzwecken und zeigt an, ob die Pläne funktionieren. Wenn Abweichungen bestehen, ist es notwendig, diese zu korrigieren. Aber was soll korrigiert werden? Aktivitäten von Einzelpersonen. Nichts kann getan werden, um beispielsweise Abfälle zu reduzieren, sicherzustellen, dass Einkäufe den Spezifikationen entsprechen, oder Umsatzerlöse zu kontrollieren, wenn die verantwortlichen Personen unbekannt sind. Um die Einhaltung der Pläne zu erreichen, müssen Personen für die Ergebnisse ihrer Handlungen zur Rechenschaft gezogen werden, insbesondere wenn diese von den geplanten Maßnahmen abweichen. Nach der Ermittlung der Abweichungen sind die notwendigen Schritte zur Leistungsverbesserung einzuleiten.

Ohne eine gute organisatorische Kontrolle der wirtschaftlichen Mittel ist es für ein Unternehmen in diesem turbulenten und wettbewerbsintensiven Umfeld unmöglich zu überleben. Es mag für einige Jahre möglich sein, den Angriffen des Wettbewerbs im Schatten eines Produkts, einer Dienstleistung oder des Unternehmensimages standzuhalten. Mittel- bis langfristig werden jedoch nur jene Organisationen erfolgreich sein, die eine Phase der wirksamen Kontrolle umsetzen, Abfälle konsequent vermeiden und die vorhandenen Ressourcen optimal nutzen.

Arten der Kontrolle

Organisationen können Kontrollen einführen, bevor eine Tätigkeit beginnt, während sie im Gange ist oder nachdem sie abgeschlossen wurde. Im ersten Fall spricht man von präventiver Kontrolle (vor der Aktion), im zweiten von gleichzeitiger Überwachung und Kontrolle, und im dritten von nachträglichen Korrekturen.

Präventive Kontrolle (Vor der Aktion)

Die begehrteste Art der Kontrolle ist die präventive Kontrolle oder Vorabkontrolle, die versucht, Probleme vorausschauend zu verhindern. Sie wird als präventive Kontrolle oder Kontrolle vor der Aktion bezeichnet, weil sie durchgeführt wird, bevor die eigentliche Tätigkeit beginnt. Sie ist auf die Zukunft ausgerichtet. Betrachten wir einige Beispiele für präventive Kontrollen.

Als McDonald's sein erstes Restaurant in Moskau eröffnete, schickte das Unternehmen eigene Qualitätskontrolle-Experten, die russischen Bauern die richtigen Techniken für den Anbau hochwertiger Kartoffeln beibrachten und Bäcker im Land schulten, Brot von hoher Qualität zu backen. Warum? Weil McDonald's großen Wert auf Produktqualität legt, unabhängig vom Standort. Das Unternehmen möchte, dass ein Cheeseburger in Moskau genau den gleichen Geschmack hat wie in Omaha. Ein weiteres Beispiel für präventive Kontrolle sind die vorbeugenden Wartungsprogramme, die große Fluggesellschaften für ihre Flugzeuge anwenden. Ihre Aufgabe ist es, strukturelle Schäden, die einen Unfall verursachen könnten, frühzeitig zu erkennen und zu verhindern.

Die Hauptaufgabe präventiver Kontrollen ist es daher, administrative Maßnahmen zu ergreifen, bevor ein Problem überhaupt entsteht. Präventive Kontrollen sind wünschenswert, da sie Managementprobleme verhindern, anstatt sie zu einem späteren Zeitpunkt beheben zu müssen. Leider erfordern diese Kontrollen genaue und aktuelle Informationen, die oft schwer zu beschaffen sind. Folglich müssen sich Manager häufig auf die beiden anderen Arten von Kontrollen verlassen.

Gleichzeitige Kontrolle

Wie der Name schon sagt, wird die gleichzeitige Kontrolle durchgeführt, während eine Tätigkeit abläuft. Wenn die Kontrolle während der Ausführung der Arbeit angewendet wird, kann das Management Probleme beheben, bevor sie zu kostspielig werden.

Die bekannteste Form der gleichzeitigen Kontrolle ist die direkte Aufsicht. Wenn ein Manager die Tätigkeiten eines Untergebenen direkt überwacht, kann er die Aktionen des Mitarbeiters gleichzeitig beobachten und Probleme korrigieren, sobald sie auftauchen. Obwohl natürlich eine gewisse Verzögerung zwischen der Tätigkeit und der richtigen Antwort des Managers besteht, ist die Verzögerung minimal. Es ist auch möglich, technische Ausrüstung mit gleichzeitigen Kontrollen zu versehen. Zum Beispiel sind die meisten Computer so programmiert, dass der Benutzer eine sofortige Rückmeldung erhält, wenn ein Fehler gemacht wird. Bei einem falschen Befehl lehnen die im Programm integrierten gleichzeitigen Kontrollen diesen ab und können sogar angeben, was schiefgelaufen ist. Heute warnen Textverarbeitungsprogramme vor möglichen Rechtschreibfehlern. Darüber hinaus basieren viele organisatorische Qualitätsprogramme auf gleichzeitigen Kontrollen, um Mitarbeiter darüber zu informieren, ob ihr Produktions- und Leistungsniveau ausreichend ist, um die Einhaltung der Qualitätsstandards zu gewährleisten.

Korrektive Kontrolle (Nach der Aktion)

Die beliebteste Art der Kontrolle basiert auf Feedback. Diese Überwachung erfolgt, nachdem die Aktivität abgeschlossen ist. Der Inspektionsbericht, der beispielsweise den Bierabsatz von Chris Tanner bewertet, ist ein Beispiel für die korrektive Kontrolle oder Kontrolle nach der Aktion.

Der größte Nachteil dieser Art der Kontrolle ist, dass der Schaden bereits angerichtet ist, wenn der Manager die Informationen erhält. Dies ist vergleichbar mit dem Sprichwort: „Den Brunnen zudecken, nachdem das Kind ertrunken ist.“ Doch in vielen Aktivitäten ist Feedback die einzige erreichbare und verfügbare Kontrollart. Finanzabschlüsse sind ein Beispiel für korrektive Kontrollen. Wenn diese Aussagen beispielsweise zeigen, dass die Umsätze rückläufig sind, bedeutet dies, dass der Rückgang bereits stattgefunden hat. An diesem Punkt besteht die einzige Option für den Manager darin, herauszufinden, warum die Umsätze zurückgegangen sind, und die Situation zu korrigieren.

Methoden der Kontrolle

Kostenkontrolle

• Kostenstelle: Eine Einheit, in der Manager die Verantwortung für alle damit verbundenen Kosten tragen.
• Direkte Kosten: Kosten, die im Verhältnis zur Menge einer bestimmten Ware oder Dienstleistung stehen.
• Indirekte Kosten: Kosten, die weitgehend unabhängig von Veränderungen der Produktionsmenge sind.

Ein Automobilanalyst verglich einmal die Ansätze zur Kostenkontrolle in den Vereinigten Staaten und Japan: „Die Japaner betrachten Kostenkontrolle als eine alltägliche Angelegenheit, die unerlässlich ist. Amerikaner haben sie immer als ein besonderes Projekt interpretiert. Es erlaubt ihnen, die Kosten um 20 Prozent zu reduzieren und zu sagen: Eureka! Und das war's. Nun, wir können es uns nicht mehr leisten, so zu denken.“

In den USA wurde Kostenkontrolle von Managern oft als eine gelegentlich anfallende „Unternehmenslast“ betrachtet, für deren Initiierung und Überwachung das Buchhaltungspersonal zuständig ist. Die Buchhalter setzen Standards und Kosten pro Einheit fest; treten Abweichungen auf, suchen Manager nach der Ursache. Sind die Materialkosten gestiegen? Nutzen wir die freien Stellen effizient? Benötigen die Mitarbeiter mehr Schulung, um Verschwendung zu reduzieren? Wie das obige Zitat jedoch zeigt, muss die Kostenkontrolle eine wichtige Rolle bei der Gestaltung eines Betriebssystems spielen und ein ständiges Interesse aller Führungskräfte sein.

Um die Kosten zu kontrollieren, haben viele Unternehmen das Konzept der Kostenstelle übernommen. Arbeitsbereiche, Abteilungen oder ganze Fertigungsanlagen werden als spezifische Kostenstellen identifiziert, und deren Manager tragen die Verantwortung für die Kosteneffizienz ihrer Einheiten. Die Gesamtkosten für jede Einheit setzen sich aus zwei Arten von Kosten zusammen: direkten und indirekten. Direkte Kosten stehen im Verhältnis zur Menge einer bestimmten Ware oder Dienstleistung. In der Regel fallen Arbeits- und Materialkosten in diese Kategorie. Indirekte Kosten hingegen sind in den meisten Fällen nicht von Veränderungen der Gesamtproduktion betroffen. Selbst wenn die Produktion null ist, fallen diese Kosten weiterhin an. Die Kosten für Versicherungen und Mitarbeitervergütungen sind typische Beispiele für Gemeinkosten einer Anlage. Diese Unterscheidung zwischen direkten und indirekten Kosten ist wichtig. Die Manager der Kostenstellen sind für alle direkten Kosten ihrer Einheiten verantwortlich, aber die indirekten Kosten liegen nicht unbedingt in ihrem direkten Einflussbereich. Da jedoch alle Kosten auf irgendeiner Ebene in der Organisation steuerbar sind, muss das Top-Management bestimmen, wo die Kontrolle liegt, und die Rechenschaftspflicht von Managern auf den unteren Ebenen für die entsprechenden Kosten innerhalb ihres jeweiligen Verantwortungsbereichs einfordern.

Einkaufskontrolle

Es wird gesagt, dass der Mensch ist, was er isst. Bildlich lässt sich dasselbe auf Organisationen übertragen: Prozesse und Produktion hängen von den „Eingaben“ ab, mit denen sie „gefüttert“ werden. Es ist schwierig, hochwertige Produkte aus minderwertigen Eingaben herzustellen. Kürschner benötigen gut verarbeitetes, feines Leder zur Herstellung hochwertiger Portemonnaies. Mitarbeiter an einer Tankstelle sind darauf angewiesen, dass ihre Lieferanten einen stetigen Nachschub an Benzin mit einer bestimmten Oktanzahl bereitstellen, um die Anforderungen ihrer Kunden zu erfüllen. Wenn sie kein Benzin erhalten, können sie nichts verkaufen. Ist die Zusammensetzung des Benzins unter der angegebenen Oktanzahl, werden die Kunden unzufrieden sein und ihre Einkäufe anderswo tätigen. Daher sollten Manager die Lieferung, Leistung, Qualität, Menge und den Preis der Vorleistungen überwachen, die sie von ihren Lieferanten beziehen. Die Einkaufskontrolle soll die Produktverfügbarkeit, akzeptable Qualität, konstante und zuverlässige Bezugsquellen gewährleisten und gleichzeitig die Kosten senken.

Wie lassen sich die Eingaben am besten kontrollieren? Es ist notwendig, Informationen über die Termine und Bedingungen zu sammeln, unter denen Lieferungen eintreffen. Es müssen Daten über die Qualität der Lieferungen und deren Vereinbarkeit mit den betrieblichen Abläufen gesammelt werden. Schließlich müssen Daten über die Preisgestaltung des Lieferanten eingeholt werden. Entsprechen die Preise der erhaltenen Waren den vom Lieferanten bei der Bestellung angegebenen Preisen?

Diese Informationen können zur Qualifizierung von Lieferanten, zur Identifizierung von Problemen und zur Unterstützung der Manager bei der Auswahl zukünftiger Anbieter genutzt werden. So lassen sich Trends erkennen. Wir können beispielsweise beurteilen, inwieweit die Anbieter auf Anfragen reagieren, die Servicequalität, Zuverlässigkeit und Wettbewerbsfähigkeit.

Entwicklung enger Beziehungen zu Lieferanten. Viele Hersteller pflegen Partnerschaften mit ihren Lieferanten. Anstatt zehn oder mehr Lieferanten zum Wettbewerb zu zwingen, arbeiten Unternehmen mit zwei oder mehr Lieferanten eng zusammen, um Effizienz und Qualität zu verbessern.

Qualitätskontrolle

Qualität bezieht sich auf physische oder nicht-physische Eigenschaften, die die grundlegende Natur von etwas darstellen. Größe, Form und Farbe sind direkte Qualitätsmerkmale. Stärke, erwartete Lebensdauer und Unversehrtheit sind schwieriger zu definieren, zu messen und zu kontrollieren. Die meisten produzierenden Unternehmen verfügen über explizite Qualitätskontrollprogramme, bei denen die Inspektionsfunktion in verschiedenen Phasen durchgeführt wird.

• Akzeptanzprüfung (Acceptance Sampling): Ein Qualitätskontrollverfahren, bei dem eine Stichprobe entnommen wird und die Entscheidung über die Annahme oder Ablehnung der gesamten Charge auf einer Berechnung des Fehlerrisikos in der Stichprobe basiert.
• Prozesskontrolle (Process Control): Ein Qualitätskontrollverfahren, bei dem die Probenahme während des Transformationsprozesses durchgeführt wird, um festzustellen, ob der Prozess selbst unter Kontrolle ist.
• Attributprüfung (Attribute Sampling): Eine Qualitätskontrolltechnik, bei der Elemente nach dem Vergleich mit einem Standard als akzeptabel oder inakzeptabel eingestuft werden.
• Variablenprüfung (Variable Sampling): Eine Technik in der Qualitätskontrolle, bei der Messungen vorgenommen werden, um das Ausmaß der Abweichung eines Elements von der Norm zu bestimmen.

Die Qualitätskontrolle ist ein Prozess, der die Überwachung von Gewicht, Festigkeit, Konsistenz, Farbe, Geschmack, Zuverlässigkeit, Verarbeitung und vielen anderen Merkmalen betrifft, um sicherzustellen, dass das Produkt oder die Dienstleistung einer vorgegebenen Norm entspricht. Es ist wahrscheinlich notwendig, die Qualitätskontrolle an einem oder mehreren Punkten vom Eingang der Rohstoffe bis zum Endprodukt umzusetzen. Bewertungen in den mittleren Phasen des Transformationsprozesses sind normalerweise ein integraler Bestandteil der Qualitätskontrolle. Die frühzeitige Erkennung von Defekten in einem gefertigten Teil oder einem Verfahren kann Kosten sparen, die sonst für die Anpassung dieses Elements angefallen wären.

Vor der Implementierung einer Qualitätssicherungsmaßnahme müssen Manager die Frage stellen, ob sie 100 Prozent der produzierten Güter prüfen oder eine Stichprobe verwenden sollen. Die Prüfung jedes einzelnen Elements ist sinnvoll, wenn die Kosten dafür gering sind oder wenn die Folgen eines statistischen Fehlers sehr hoch wären (wie bei der Herstellung eines Medikaments, das bei Operationen am offenen Herzen eingesetzt wird). Statistische Stichproben sind in der Regel kostengünstiger und manchmal die einzig praktikable Lösung. Wenn beispielsweise die Qualitätsprüfung das Produkt zerstört – wie im Fall von fotografischen Glühbirnen, Feuerwerkskörpern oder Schwangerschaftstest-Kits –, dann muss mit einer Stichprobe gearbeitet werden.

Bei den statistischen Verfahren zur Qualitätskontrolle gibt es zwei Kategorien: Akzeptanzprüfung und Prozesskontrolle. Die Akzeptanzprüfung (Acceptance Sampling) beinhaltet die Bewertung von erworbenen oder hergestellten Materialien oder Produkten und ist eine Form der präventiven Kontrolle oder der korrektiven Maßnahmen nach der Aktion. Eine Stichprobe wird entnommen, und eine Entscheidung über die Annahme oder Ablehnung der gesamten Partie oder Charge basiert auf dem statistischen Fehlerrisiko in der Stichprobe und ob diese ein akzeptables Qualitätsniveau erfüllt.

Die Prozesskontrolle (Process Control) bezieht sich auf die statistische Stichprobenentnahme von Elementen während des Transformationsprozesses. Sie ist eine Form der gleichzeitigen Kontrolle, um zu sehen, ob der Transformationsprozess unter Kontrolle ist. Zum Beispiel könnte ein Prozesskontrollverfahren in einer Coca-Cola-Abfüllanlage erkennen, ob eine Maschine falsch eingestellt ist und nur 23 Unzen Cherry Cola in 26-Unzen-Flaschen füllt. In diesem Fall könnte der Manager den Prozess unterbrechen und die Maschine zurücksetzen. Tests könnten auch innerhalb der Prozesssteuerung verwendet werden, um festzustellen, ob die Werte der Abweichungen außerhalb des akzeptablen Qualitätsniveaus liegen. Da die meisten Produktionsprozesse keine perfekte Passform haben und natürliche Schwankungen aufweisen, haben solche Tests das Potenzial, schwerwiegende Probleme im Produktionsprozess selbst aufzudecken, d.h. Qualitätsprobleme, die sofortiges Handeln erfordern würden.

Ein letzter Punkt bezüglich der Qualitätskontrolle betrifft die Frage, ob der Test auf Attribute oder Variablen basiert. Die Prüfung und Klassifizierung von Elementen als akzeptabel oder inakzeptabel ist als Attributprüfung (Attribute Sampling) bekannt. Dies ist die Art und Weise, wie Produkte wie Farben, Stoffe für Unterwäsche oder die Qualität von Kartoffelchips bewertet werden. Ein Inspektor vergleicht jedes Element mit einem bestimmten Standard und stuft es als akzeptabel oder nicht akzeptabel ein. Die Variablenprüfung (Variable Sampling) hingegen beinhaltet eine Messung, um das Ausmaß der Abweichung eines Elements von der Norm zu bestimmen. Hierbei wird ein Bereich statt einer Dichotomie verwendet. Im typischen Fall legt der Manager den Standard und die akzeptable Abweichung fest. Jede Probe, die innerhalb dieses Bereichs liegt, wird akzeptiert; Proben außerhalb des Bereichs werden abgelehnt.