Konzept und Durchführung des Personal-Audits

Konzept der Kontrolle

Prüfung der HR

Vorteile des HR-Audits

• Sie legen die Beiträge der Personalabteilung zur Organisation dar.
• Das Bild der Personalabteilung wird durch eine unabhängige Stelle geprüft und verbessert.
• Der Manager wird ermutigt, mehr Verantwortung zu übernehmen und ein höheres Maß an Professionalität zu zeigen.
• Die Verantwortlichkeiten und Pflichten der Mitarbeiter werden festgelegt.
• Es wird Einheitlichkeit in Praktiken und Richtlinien erleichtert.
• Latente Probleme (Konflikte) werden erkannt.
• Die Einhaltung von Gesetzen wird gewährleistet.
• Optimierung der Personalkosten.
• Förderung notwendiger Änderungen.

Das Humanressourcen-Audit geht über die Grenzen der Personalabteilung hinaus, da es alle Geschäftsbereiche durchdringt. Folgende relevante Aspekte sind dabei zu berücksichtigen:

• Identifizierung der verantwortlichen Person für die jeweilige Tätigkeit.
• Festlegung von Zielen für jede Aktivität.
• Überprüfung der Strategien und Verfahren zur Zielerreichung.
• Stichprobenartige Überprüfung von Aufzeichnungen, um festzustellen, ob Personalstrategien und -verfahren ordnungsgemäß umgesetzt werden.
• Aufdeckung von Mängeln.
• Entwicklung von Aktionsplänen und Verbesserungsvorschlägen.
• Durchführung der Überwachung.

Interne Kontrolle von Humanressourcen

Das interne Kontrollsystem des Personalwesens ist das organisatorische System dieses Unternehmensbereichs, das alle Methoden und Verfahren umfasst, um folgende Ziele zu erreichen:

• Angemessener Schutz der Personalressourcen als wertvolles immaterielles Gut (Humankapital).
• Gewinnung zuverlässiger und aktueller Informationen aus den Personalinformationssystemen und Datenbanken.
• Messung des Wirkungsgrads der Personalressourcen in der Organisation anhand von Indikatoren.
• Einhaltung der von der Geschäftsleitung im Personalwesen erlassenen Richtlinien, Regeln und Anweisungen.

Spezifische interne Kontrollen im HR-Bereich

1. Existenz und Klarheit der Aufgaben, Ziele und Strategien für die Personalabteilung, vermittelt durch schriftliche Erklärungen, die von den Mitarbeitern verinnerlicht werden.
2. Existenz einer Organisationsstruktur, die die Personalstelle ergänzt.
3. Methoden und Verfahren für die Verwaltung und das Personalmanagement in der Organisation.
4. Vorhandensein klarer, schriftlicher Einstellungskriterien, Festsetzung von Löhnen, Abrechnung und Zahlung, wobei alles ordnungsgemäß genehmigt sein muss. Die Aufgabentrennung in diesem Bereich muss klar festgelegt sein.
5. Das Personal muss Aufzeichnungen mit strengster Vertraulichkeit für jeden Arbeitnehmer führen. Diese umfassen allgemeine Angaben (Name, Adresse, Geburtsdatum, Familienstand, Zugehörigkeit zu AFP, Anzahl der Abhängigen, Isapre usw.) sowie berufliche Daten (Titel, Berufserfahrung, Referenzen), persönliche Daten (Art der Anstellung, Einstiegsgehalt, Wechsel und Mobilität innerhalb der Organisation) und akademische Daten (Leistungen, Zertifikate, Weiterbildung, Sprachen). Die Aufgabe der ordnungsgemäßen Führung der Personalakten sollte einer Person mit höherem Rang in der Personalabteilung zugewiesen werden.
6. Schaffung von Verfahren zur Überprüfung, einem Zeitplan (Kalender) für innenpolitische Fragen wie Löhne, Urlaub, Beförderungen und Verkaufsaktionen sowie für Zahlungsfristen (Einhaltung), Überstunden, Zulagen, Weiterbildung und Schulung des Personals, Boni und Produktionsanreize usw.
7. Vorhandensein einer monatlichen Lohn- und Gehaltsabrechnungszusammenfassung, die die Überwachung und den Vergleich zwischen Zeiträumen und Salden zwischen den tatsächlichen Daten und den von den Leitungsgremien budgetierten Zahlen erleichtert, um eine schnellere Analyse von Abweichungen zu ermöglichen.
8. Festlegung angemessener Methoden für die korrekte Verteilung aller Personalkosten auf direkte, indirekte und allgemeine Kosten.
9. Regelmäßige Abstimmung zwischen Bankkonten und Zahlungsabrechnungen.
10. Abstimmung zwischen Zeiterfassungssystemen und bezahlten Stunden.
11. Analyse der Ursachen für geringe Anwesenheit (Bewertung von Fehlzeiten) und Entlassungen.
12. Angemessene Einhaltung von Arbeits-, Steuer-, Renten- und Arbeitsrisikostandards.
13. Verfügbarkeit von Unterstützung durch internes und externes Know-how bei komplexen Materialien und Arbeitsaufsicht.

HR-Audit-Prozess

1. Planung von Audits
Umfasst abzudeckende Bereiche, verfügbare Ressourcen, Zeit und anzuwendende Techniken.

2. Gestaltung des Audit-Teams
Sollte multidisziplinär sein und einen Personalwesen-Experten einschließen.

3. Allgemeines Wissen über die Organisation
Obwohl sich die Prüfung speziell auf das Personal bezieht, muss ein Wissen über das Unternehmen als Ganzes, seine internen und externen Aspekte, vorhanden sein.

4. Spezifisches Wissen über den Personalbereich
Aufteilung des Personalbereichs.

5. Überprüfung der internen Kontrolle über HR

6. Durchführung der Verfahren
(Audit-Tools und Techniken des Personalwesens)

7. Analyse der kritischen Situationen
(Ursache und Wirkung)

8. Suche nach alternativen Lösungen

9. Erstellung des Berichts
Mit Beobachtungen und Verbesserungsvorschlägen.

10. Nachverfolgung (Follow-up)

Schwerpunkte zur Abdeckung bei der Prüfung der HR

1. Informationssystem des Personalmanagements:

1.1. Personalpläne:

• Schätzung von Angebot und Nachfrage.
• Personalbestand (Inventar).
• Substitutions- und Ersatzpläne.

1.2. Arbeitsplatzanalyse (Job Analysis):

• Niveaus und Beiträge.
• Beschreibung der Beiträge.
• Spezifikationen der Beiträge.

1.3. Vergütung:

• Zahlungsniveaus.
• Art der Vergütung: Fest und/oder variabel.
• Personal und Dienstleistungen.

1.4. Chancengleichheit:

• Kommunikation der Chancen.
• Faire Beförderung.
• Gleichheitsstandards.

2. Integration und Entwicklung des Personals

2.1. Rekrutierung:

• Quellen der Einstellung.
• Verfügbarkeit potenzieller Kandidaten.
• Antrags- und Anfragendatenbanken.

2.2. Auswahl:

• Auswahlverfahren.
• Monitoring.

2.3. Schulung und Orientierung:

• Orientierungs- und Schulungsprogramm (Induktion).
• Ziele und Verfahren der Schulung.
• Bewertung der Wirksamkeit des Trainings.

2.4. Personalentwicklung:

• Entwicklungsprogramme.
• Beförderungspläne.
• Versetzungsmaßnahmen (Relocation).

3. Überwachung und Bewertung

3.1. Leistungsbewertung (Performance Evaluation):

• Standards und Maßstäbe für die Leistung.
• Techniken zur Leistungskontrolle.
• Bewertungsgespräch (Assessment-Interview).

3.2. Arbeitsbeziehungsmanagement:

• Vertragsmanagement.
• Wirtschaftliche Bewertung von Verträgen.
• Verfahren zur Konfliktlösung.

3.3. Kontrolle der Personalressourcen:

• Kommunikation mit Mitarbeitern.
• Disziplinarverfahren.
• Verfahren für Wechsel und Entwicklung.

3.4. Qualität des Umfelds:

• Mögliche Konflikte.
• Qualitätszirkel oder Äquivalente.
• Fluktuationsrate (Turnover).
• Grad der Zufriedenheit, Motivation.

Instrumente zur Durchführung der Prüfung

• Zusammenstellung der Mitarbeiterakten (Fallarbeit).
• Interviews.
• Einholung von Meinungen.
• Weitere Informationen.
• HR-Recherche.

Audit-Bericht

• Einführung.
• Angewandte Methodik.
• Beobachtungen und Empfehlungen.
• Schlussfolgerungen.

Allgemeine Vorkenntnisse (Hintergrundinformationen)

• Satzung der Gesellschaft.
• Organigramm.
• Beschreibung der Funktionen und Verfahren.
• Geschäftsberichte.
• Regelwerke.
• Pläne und Programme zur Personalentwicklung.
• Systeme zur Kompetenz- oder Leistungsbewertung.
• Auswahlverfahren.
• Zugriff auf Personalakten.
• Mitarbeiterliste mit Beschreibung der Position, des Alters, der Ausbildung und der Schulung.
• Vergütungssystem.