Kostenmanagement und Budgetierung in der Grafikbranche

Managementgebühren und Budgetentwicklung in der Grafikbranche

Ziele der Budgetplanung

Das Hauptziel der Budgetplanung ist es, so zuverlässig und präzise wie möglich die voraussichtlichen Kosten für die Herstellung eines Produkts zu ermitteln, sowie die Menge und die Kosten der benötigten Materialien und Fremdleistungen. Die Produktionskosten müssen für das betreffende Unternehmen und den Auftrag wirtschaftlich so optimal wie möglich sein. Die Person oder Abteilung, die für die Budgetierung zuständig ist, muss die verschiedenen logischen Produktionsabläufe sowie die Verfügbarkeit der notwendigen Elemente für die Bewertung und die Bestimmung der wirtschaftlichen Machbarkeit kennen.

Der erste Schritt bei der Budgetierung ist die Festlegung, wie der betreffende Auftrag ausgeführt werden soll. Dies erfordert Informationen über die Prozesse, die an der Arbeit beteiligt sein können.

Es ist wichtig, die Zeit für die Sicherheit, die Stundensätze, die Merkmale der Anlagen basierend auf realen Daten und nicht auf fiktiven Annahmen zu berücksichtigen.

Dafür ist es unerlässlich, über reale Kostendaten zu verfügen. Dies gewährleistet eine echte Marge, auch wenn Sie sich entscheiden, bei einem Auftrag keinen Gewinn zu erzielen. Sie können freiwillig entscheiden, ob Sie bei jeder Arbeit gewinnen oder verlieren möchten. Die Kalkulation sollte ein vorrangiges Ziel sein.

Budgetierungssysteme

Ein Budgetierungssystem ist der Standard, den das betreffende Unternehmen verwendet, um den Preis für einen potenziellen Auftrag zu bestimmen. In vielen Fällen wird eine Kombination verschiedener Budgetierungsformen auf Basis des Auftrags geschätzt.

In jedem Fall müssen alle Unternehmen über Daten verfügen, die der Realität entsprechen, und dürfen sich nicht einfach auf "Marktpreise" verlassen und die tatsächlichen Kosten vergessen. Es gibt verschiedene Möglichkeiten der Budgetierung:

• Nach Auftragsart
• Je nach Ausführung der Arbeiten
• Nach Fertigstellung der Arbeiten
• Systeme mit Papier oder anderen Medien
• Basierend auf Wettbewerbspreisen
• Basierend auf früheren Aufträgen
• Preislisten
• Kostenschätzung (manuell/langsam oder computergestützt/schnell/gut/ausgezeichnet, kann aber viel Einarbeitungszeit erfordern)

Von allen Budgetierungssystemen ist die Kostenschätzung bei guter Vorbereitung die genaueste.

Kostenschätzungen

Die Abteilung Kosten und Budgets ist in der Regel der Kalkulationsabteilung zugeordnet. Wir müssen unterscheiden zwischen:

Kosten: Dies sind quantifizierbare Sachkosten (z.B. Papier), externe Kosten und Kosten der Eigenfertigung (jeder Abschnitt muss über Kostenübersichten und Zeitvorgaben verfügen, die die Ausführung dieser Operationen beschreiben).

Definition der Stundensätze pro Operation: Dies ist der Wert, der sich aus der ordnungsgemäßen Nutzung der entsprechenden und notwendigen Anlagen für die Umsetzung der Arbeit ergibt. Alle Kostenanalysen basieren auf den stündlichen Betriebskosten der Maschinen und anderen Elementen, die zur Leistung beitragen, immer ausgedrückt pro Arbeitsstunde.

Budget: Budgets dienen der Ermittlung eines Preises für alle Operationen basierend auf: Prozesszeit, Prozessmerkmale, Kostenplan. Wenn ein Budget vom technischen Innendienst erstellt wird, sollten unter anderem folgende Punkte behandelt werden:

1. Materialkosten
2. Kunden
3. Lieferanten
4. Computergestützte Informationserfassung und -verarbeitung
5. Fertigungsabläufe
6. Produktion
7. Ableitung von Schlussfolgerungen zur Kostenoptimierung

Budgetierungssystem zur Kostenschätzung

Sie müssen die Arbeit studieren und untersuchen, wie eine tatsächliche Produktion abläuft.

Die Struktur der Kostenberechnung in diesem Zusammenhang wäre:

1. Lohnkosten = (Anzahl der Operationen x Operationszeit in Stunden x Kosten pro Stunde) + Materialkosten + Kosten für externe Operationen.

Für jede durchgeführte Operation kann der Stundensatz nicht immer gleich sein, da er sich ändert, wenn sich die Maschine, der Prozess oder die Personalstruktur ändern.

2. Die Budgets für Kunden müssen berücksichtigen, dass sie die Ausgaben decken und Gewinne erzielen.

3. Manchmal werden Budgets erstellt, die ähnliche Werte wie die der Wettbewerber aufweisen, um die größtmögliche Anzahl von Aufträgen zu erhalten.

4. Es sollte immer die Abweichung zwischen budgetierten und tatsächlichen Kosten pro Operation bekannt sein.

5. Bereiche, Kostenstellen und Unterkostenstellen. Die drei Bereiche sind:

• Funktional: Kosten, die nicht bestimmten Abteilungen zugeordnet werden können, da sie das gesamte Unternehmen betreffen.
• Strukturell: Nicht-produktive Abteilungen.
• Produktion: Produktive Abteilungen.

Kostenstellen: Dem Strukturbereich sind folgende Kostenstellen zugeordnet:

• Verwaltung
• Lager
• Vertrieb

Dem Produktionsbereich sind folgende Kostenstellen zugeordnet:

• Druckvorstufe
• Druck
• Weiterverarbeitung

Unterkostenstellen: Treten nur in den Produktionsbereichen auf. Sie repräsentieren jeweils eine Einheit, die eine bestimmte Aufgabe ausführt, d.h. jede Maschine oder jeder Arbeitsplatz (Offsetmaschine, Scanner).

6. Mitarbeiter (direkt an der Arbeit beteiligt) und indirekte (Mitarbeiter in strukturellen und funktionalen Bereichen).

7. Um die Kosten pro Stunde zu ermitteln, sollten Sie Folgendes kennen:

Im Allgemeinen:

• Relative Fläche der Unterkostenstelle
• Arbeitsstunden pro Kostenstelle/Unterkostenstelle
• Installierte elektrische Leistung der Unterkostenstelle

Spezifisch:

• Bedruckbare Fläche pro Monat pro Maschine
• Arbeitsvolumen pro Unterkostenstelle
• Produktion pro Unterkostenstelle

Weitere Informationen:

• Indirekte Personalkosten
• Energieverbrauch
• Verbrauch in der Kostenstelle

Kostenarten im Unternehmen. Unterschiede

1. Fixkosten (alle Kosten, die nicht direkt mit der Produktion zusammenhängen):

• Gehälter im Funktionsbereich
• Büromaterial und andere Verbrauchsmaterialien
• Abschreibungen und Mieten
• Steuern

2. Variable Kosten (alles, was direkt mit dem Grafikprodukt zusammenhängt):

• Produktionslöhne
• Materialien und Verbrauchsmaterialien
• Reparaturen
• Strom
• Sonstiges

Klassifizierung der Stundenarten und ihre Auswirkung auf die Stundensätze

Kontaktstunden: Gesamte Anwesenheitszeit der Mitarbeiter in der Unterkostenstelle. Dazu gehören:

A) Effektive Stunden: Dies ist die produktive Zeit (Uptime). Sie können dem Kunden in Rechnung gestellt werden. Unerwartete Zeiten, wie z.B. ein außerplanmäßiger Plattenwechsel aufgrund eines Materialfehlers, sind nicht enthalten. Sie können eingeteilt werden in:

1. Vorbereitungsstunden: Dies ist keine eigentliche Produktionszeit.
2. Produktionsstunden: Dies ist die eigentliche Produktionszeit, z.B. die Produktionszeit von Seiten in der Druckvorstufe, der Druckvorgang oder das Falzen. Kostenfrei für den Kunden sind z.B. Andrucke.

B) Ineffektive Stunden: Diese können dem Kunden nicht in Rechnung gestellt werden. Sie entstehen durch Ineffizienz oder das normale Funktionieren des Unternehmens. Sie können eingeteilt werden in:

1. Funktionale Stunden: Beziehen sich auf Wartung, Schulung oder andere Tätigkeiten. Dies sind planbare Zeiten, die dem Unternehmen bekannt sind.
2. Ausfallzeiten: Verursacht durch Ineffizienzen, menschliche Fehler, Maschinenausfälle, Stromausfälle etc. Sie sind nicht vorhersehbar; diese Zeiträume werden auf Basis historischer Daten geschätzt.

Das oberste Ziel ist es, die Produktionsstunden zu erhöhen.

Darstellung der Kostenstruktur

Die Berechnungen können manuell durchgeführt werden, wir empfehlen jedoch die Verwendung einer Tabellenkalkulation wie Excel oder Lotus zur Vereinfachung und Neuberechnung. Zu Beginn der Erstellung einer solchen Kostenübersicht ist es wichtig, die Struktur des Unternehmens basierend auf seinen Bereichen, Abteilungen und Unterkostenstellen zu definieren.

Die Strukturierung der Bereiche, Kostenstellen und Unterkostenstellen bildet die Grundlage für die Zeilen der Kostentabelle, während die Kostenarten und andere Elemente die erste Spalte bilden, wie in der Tabelle (Beispiel) dargestellt.

Wir nehmen auch eine Reihe von Informationen in die Tabelle auf, die für die Verteilung der indirekten Kosten benötigt werden. Dazu gehören:

• Fläche der Kostenstellen und Unterkostenstellen
• Effektive Stunden pro Unterkostenstelle
• Installierte elektrische Leistung pro Unterkostenstelle
• Koeffizient des Stromverbrauchs
• Produktionskapazität pro Unterkostenstelle im Druck

Es ist auch notwendig, eine Reihe von Bereichen zuzuordnen, die Kostenstellen wiederum auf produktive Unterkostenstellen verteilen. Beispiele hierfür sind:

• Nach Fläche / Nach Wert (z.B. Funktionsbereich)
• Verwaltung / Vertrieb / Lager (z.B. Strukturbereich)

Allgemeine Kostenstellen und Verteilungszentren.

Hinsichtlich der Zuordnung verschiedener Kostenarten müssen wir unterscheiden zwischen:

a) Indirekte Kosten: Können nicht einfach einer bestimmten Einheit zugeordnet werden.

b) Direkte Kosten: Können direkt einer bestimmten Kostenstelle zugeordnet werden. Beispiele:

• Direkte Personalkosten
• Reparaturen
• Spezifische Verbrauchsmaterialien der jeweiligen Unterkostenstelle
• Abschreibungen
• Vertriebskosten
• Büromaterial

Nicht direkt zurechenbare Kosten wie Alkohol oder Putzlappen. Für diese kann eine Spalte namens "Overhead" im Abschnitt Druckvorstufe, Druck und Weiterverarbeitung eingeführt werden. Die Beschreibung der einzelnen Kosten wäre:

1. Personalkosten

• Beinhaltet Bruttogehalt (Gehalt + Lohnnebenkosten für die Sozialversicherung).
• Überstunden: Wenn die Mengen sicher sind.
• Prämien und Incentives: Es muss geprüft werden, ob sie einbezogen werden sollen. Oft basieren sie auf Produktivitätsindizes.
• Vom Unternehmen gezahlte Vergütungen und Kosten: Wenn sie sicher sind, ob sie einbezogen werden sollen.
• Abfindung: Es sollte eine Rückstellung für die tatsächlichen Kosten gebildet werden.

2. Kosten für direkte und indirekte Materialien

• Direkte Materialien: Film im Belichter / Platten in der Bebilderung / Entwickler (die direkt mit dem Produkt zusammenhängen)
• Indirekte Materialien: Putztücher / Alkohol / Strom / Wasser. Jedes Unternehmen wird diese unterschiedlich betrachten.

3. Abschreibungen, Reparaturen und Mieten

Dies sind Kosten, die nicht so eindeutig zuzuordnen sind wie die oben genannten.

• Definition der Abschreibung: Verteilung der Kosten des investierten Kapitals für eine Anlage über einen bestimmten Zeitraum.
• Berechnung des abzuschreibenden Werts
• Abzuschreibender Wert
• Der Wert zur Amortisation der ursprünglichen Investition umfasst:
• Kosten der Ausrüstung plus Zubehör.

Elemente für die Anlage:

• Installation: In der Regel vom Verkäufer bei Neugeräten. Bei Gebrauchtgeräten vom Käufer bezahlt, ebenso der Transport.
• Einarbeitung: Kosten für die Einarbeitungszeit der Bediener + Lohn + Kosten des Trainers.
• Zeit bis zum Erreichen des erwarteten Produktivitätsniveaus. Es ist notwendig, die Produktivität der neuen Anlage mit der der alten zu vergleichen.

Elemente für andere Anlagen.

Methoden zur Berechnung der Abschreibung:

A) Lineare Abschreibung: Der Anschaffungspreis der Anlage wird durch ihre geschätzte Lebensdauer (in Jahren) geteilt.

B) Wertbasierte Abschreibung: Die Differenz des Marktwerts der Maschine zwischen Anfang und Ende des Bezugszeitraums. Diese Differenz wird durch die geplanten Nutzungsstunden im Zeitraum geteilt. Dieser Wert der Abschreibung wird den stündlichen Kosten zugeordnet.

Beispiel: Eine Offsetmaschine kostet 50.000 Euro. Am Ende des Bezugszeitraums (z.B. ein Jahr) beträgt der Marktwert 41.000 €. Es wurden 3000 Stunden in diesem Jahr dem Kunden in Rechnung gestellt. Abschreibung = (50.000 - 41.000) / 3000 = 9.000 / 3000 = 3 €/Stunde

Die Abschreibung von 3 €/Stunde sollte in die Kostenkalkulation einbezogen werden.

C) Leistungsbezogene Abschreibung: Wert der Abschreibung = (Gesamtinvestitionskosten - Restwert) / Amortisationszeit in Stunden (basierend auf Leistung)

D) Proportionale Abschreibung: Wert der Abschreibung = (Gesamtinvestition - Restwert) / Amortisationszeit in Stunden

E) Bevorzugt: Proportional und aktualisiert. Die jährliche proportionale Abschreibung wird aktualisiert (basierend auf einer Amortisationszeit von 1 Jahr) und jährlich überprüft.

Verteilung nicht-produktiver Kosten auf produktive Bereiche

Relative Fläche der Unterkostenstelle, Effektive Stunden pro Unterkostenstelle. Dies sind die Stunden, die voraussichtlich dem Kunden pro Unterkostenstelle in Rechnung gestellt werden können. Beispiel: Stromverbrauch pro Unterkostenstelle im Verhältnis zum Gesamtverbrauch.

Dazu muss der potenzielle Verbrauch mit der tatsächlichen Nutzungszeit (tatsächliche Stunden) in Beziehung gesetzt werden. Dies ergibt den "Verteilungsschlüssel für den Stromverbrauch zwischen den Unterkostenstellen". Beispiel für die Berechnung dieses Koeffizienten in einer Druckerei mit drei Unterkostenstellen. Der Verbrauch ist:

Der gesamte theoretische Verbrauch von A, B und C beträgt 139.500 kWh. Für jedes Team wird ein Verbrauchs-Koeffizient basierend auf dem Gesamtverbrauch berechnet (z.B. A: 30.000 / 139.500 ≈ 0,215).

Verbrauchs-Koeffizient = (Verbrauch der einzelnen Unterkostenstelle) / (Gesamtverbrauch)

Angenommen, die jährlichen Stromkosten betragen 16.000 €, dann ist der Anteil dieser Kosten pro Unterkostenstelle:

Anteil jährliche Stromkosten = Verbrauchs-Koeffizient x Jährliche Stromkosten

Produktivitätsindex pro Unterkostenstelle. Dieser wird zwischen Unterkostenstellen desselben Typs ermittelt. So kann im Druckbereich ein Produktivitätsindex für jede Maschine (jede Unterkostenstelle) basierend auf Format, Farbe und Geschwindigkeit ermittelt werden, da alle Anlagen vom selben Typ sind: Druckmaschinen.

Nicht-produktive Kostenstellen, wie z.B. die Verwaltung, verteilen ihre Gesamtkosten auf alle Unterkostenstellen. Dazu wird ein Verteilungsschlüssel benötigt. Diese Form der Verteilung wird als Wert-Sharing bezeichnet.

Ermittlung der Produktionskosten

Die Produktionskosten pro Unterkostenstelle werden ermittelt, indem die zugeordneten Kosten durch die Zeit geteilt werden, die voraussichtlich dem Kunden in Rechnung gestellt werden kann, oder, was dasselbe ist, durch die geplanten effektiven Arbeitsstunden pro Unterkostenstelle. Verrechenbare Stunden sind die Stunden, die dem Kunden für die Fertigung und Produktionszeit an der Maschine (Druck-, Weiterverarbeitungsmaschinen etc.) in Rechnung gestellt werden. In vielen Fällen ist es jedoch schwierig, die tatsächliche Zeit zu bestimmen, die eine bestimmte Unterkostenstelle benötigt, und wiederum die Zeit, die jedem Arbeitsplatz zugewiesen wird, z.B. beim Belichter.

Es kann wünschenswert sein, die Art des verkauften Produkts zu bestimmen und dann die Kosten pro Produkt in Form einer Gebühr zu ermitteln, die der Kostenstelle bzw. Unterkostenstelle zugeordnet wird. Wenn das abgerechnete Produkt z.B. Belichterfilm ist, sollte der Kunde die gesamte Filmfläche bestimmen, die abgerechnet wird.

Die Filmnutzung wird als Prozentsatz berechnet und vergleicht den abgerechneten Film mit dem tatsächlich verbrauchten. Um die Kosten pro Zeitraum zu schätzen, wird die prozentuale Auslastung über einen kurzen Zeitraum untersucht und auf den gesamten Zeitraum hochgerechnet, um einen Preis zu ermitteln. Beispiel: Die Kosten im Zusammenhang mit dem Belichter betragen 75.000 € (hierin enthalten sind die direkten Kosten, die indirekt zugeordneten Kosten aus der Verteilung anderer nicht-produktiver Kostenstellen und die aus den Overhead-Verteilungszentren). Der Filmverbrauch beträgt 3000 m². Der Auslastungsgrad beträgt 70 % (dies ergab sich aus einer Untersuchung über drei Wochen, in denen 123 m² Film verbraucht wurden, während 175 m² abgerechnet wurden, basierend auf verschiedenen Formaten).

Der abgerechnete Film beträgt daher: 3.000 m² x 70 % = 2.100 m².

Kosten pro m² Film:

75.000 € / 2.100 m² ≈ 35,71 €/m²

Bei normalem Verbrauch in DIN-Formaten (insbesondere DIN A5, DIN A4 und DIN A3):

• A5 (14,85 cm x 21 cm) = (0,1485 x 0,21) m² x 35,71 €/m² ≈ 1,11 €
• A4 (21 cm x 29,7 cm) = (0,21 x 0,297) m² x 35,71 €/m² ≈ 2,23 €
• A3 (29,7 cm x 42 cm) = (0,297 x 0,42) m² x 35,71 €/m² ≈ 4,45 €
• 100 cm² = (0,1 x 0,1) m² x 35,71 €/m² ≈ 0,36 €

Wenn wir andererseits Druckmaschinen desselben Typs, aber mit unterschiedlicher Leistung und Bedienern mit unterschiedlichen Gehältern haben, wären die Stundensätze unterschiedlich.

Die Kosten pro Stunde wären:

Kosten pro Stunde = (Gesamtkosten, die diesen Anlagen zugeordnet sind) / (Gesamte effektive Stunden dieser Anlagen)

Wenn nach der Berechnung der Stundensätze für alle Unterkostenstellen festgestellt wird, dass die indirekten Kosten nicht vollständig verteilt wurden, kann der Restbetrag angepasst und auf die Unterkostenstellen verteilt werden, um eine ausgewogene Zuordnung zu erreichen.

Schließlich müssen wir zwischen tatsächlichen Kosten und budgetierten Kosten unterscheiden. Die Produktionskosten müssen ständig aktualisiert werden. Das Update sollte Folgendes beinhalten:

• Neue Kostenstellen oder Unterkostenstellen (was eine Neuberechnung der Verteilung der indirekten Kosten erfordert)
• Versetzung von Personal von einer Kostenstelle zur anderen
• Änderung der Anzahl der Schichten
• Feiertage
• Reparaturen und deren Auswirkungen auf die Anlagenbewertung

Produktionsstandards

Um die Kosten für eine bestimmte Arbeit zu ermitteln, wird folgende Struktur verwendet:

(Standard-Produktionszeit pro Operation x Kosten pro Zeiteinheit) + (Anzahl der Operationen) + Materialkosten + Kosten für Fremdleistungen + Gewinn = Verkaufspreis

1. Standardzeit pro Unterkostenstelle: Dies ist die Zeit, die benötigt wird, um eine bestimmte Aufgabe unter Standardbedingungen mit derselben Abfolge für jeden Auftrag, an dem diese Operation beteiligt ist, auszuführen. Sie hängt ab von:

• Maschinen
• Qualifikation des Personals, das sie bedient
• Art der Maschinennutzung zur Durchführung des Prozesses

Zur Bestimmung einer Standard-Produktionszeit werden in der Regel folgende Schritte ausgeführt:

• Bestimmung der Einheit, für die die Standardzeit ermittelt wird
• Detaillierte Übersicht über die an der Operation beteiligten Schritte
• Gruppierung der Operationsschritte in sich wiederholende Gruppen
• Identifizierung von Faktoren, die die gesamte Operationszeit beeinflussen
• Erstellung eines mathematischen Ausdrucks für die Gesamtzeit
• Variation der Faktoren, die die gesamte Operationszeit beeinflussen