Leitfaden: Aufbau und Elemente eines Geschäftsbriefs

Aufbau eines Geschäftsbriefs

Ein Geschäftsbrief gliedert sich typischerweise in drei Hauptteile:

1. Anfang

Der Anfang befindet sich im oberen Teil des Briefes und umfasst den Briefkopf, den Empfänger, den Betreff und das Datum.

2. Inhalt

Der Inhalt liegt zwischen dem Anfang und dem Schluss. Er ist unterteilt in die Anrede und den eigentlichen Text des Briefes.

3. Schluss

Der Schluss beginnt nach dem Text des Briefes. Er enthält die Grußformel, die Unterschriftsformel, die Unterschrift und gegebenenfalls den Anhang sowie das Postskriptum.

Elemente eines Geschäftsbriefs

Briefkopf

Der Briefkopf enthält den Namen (oder Firmennamen), die vollständige Adresse, Postleitzahl, Telefonnummer, Faxnummer, E-Mail-Adresse und Website des Absenders.

Adressat (Empfänger)

Der Adressat (Empfänger) umfasst den Namen oder die Firma des Unternehmens, an das der Brief gesendet wird, zusammen mit der vollständigen Adresse.

Betreff

Der Betreff (oder die Betreffzeile) enthält eine kurze Zusammenfassung des Grundes für den Brief.

Datum

Das Datum besteht aus Tag, Monat und Jahr.

Anrede

Die Anrede richtet sich an den Empfänger des Briefes. Gängige Formulierungen sind:

• Sehr geehrte/r Herr/Frau [Nachname],
• Sehr geehrte Damen und Herren,
• Liebe/r Herr/Frau [Nachname], (weniger formell)
• Liebe Damen und Herren, (weniger formell)

Text des Briefes

Der Text ist der Hauptteil des Briefes und enthält den eigentlichen Grund des Schreibens. Typische Einleitungen sind:

• Als Antwort auf Ihr Schreiben vom [Datum]...
• Bezugnehmend auf Ihre Anfrage vom [Datum]...
• Wir haben Ihr Schreiben vom [Datum] erhalten und...
• Wir freuen uns, Ihnen mitteilen zu können, dass...
• Anbei finden Sie...
• Der Grund unseres Schreibens ist...

Grußformel

Die Grußformel ist ein kurzer Satz am Ende des Briefes. Gängige Formulierungen sind:

• Mit freundlichen Grüßen
• Hochachtungsvoll (sehr formell)
• Freundliche Grüße
• Wir freuen uns auf Ihre baldige Antwort und verbleiben mit freundlichen Grüßen.

Unterschriftsformel

Die Unterschriftsformel enthält den Namen des Unternehmens und den Namen der Person, die den Brief unterzeichnet.

Unterschrift

Die Unterschrift wird über dem gedruckten Namen des Unterzeichners platziert. Gegebenenfalls kann auch ein offizieller Stempel hinzugefügt werden.

Anhang

Der Anhang wird linksbündig unter der Unterschrift aufgeführt, wenn dem Brief weitere Dokumente beigefügt sind.

Postskriptum (P.S.)

Das Postskriptum (P.S.) dient dazu, etwas hinzuzufügen, das im Haupttext vergessen wurde. Es wird ebenfalls linksbündig platziert.

Weitere Begriffe

Abkürzungen

Abkürzungen sind verkürzte Darstellungen eines oder mehrerer Begriffe durch eine Gruppe von Buchstaben.

Akronyme

Akronyme sind Wörter, die aus den Anfangsbuchstaben (oder manchmal auch Silben) mehrerer Wörter gebildet werden, um diese zu verkürzen. Sie werden oft als eigenständige Wörter ausgesprochen.