Leitfaden für Administrative Dokumente: Aufbau, Formeln & Beispiele

Administrative Dokumente verstehen

Administrative Dokumente sind schriftliche Mitteilungen, die an eine Person gerichtet sind, die mit der Verwaltung einer öffentlichen Einrichtung (z. B. Regierung, Rat, Institut) betraut ist.

Allgemeine Eigenschaften administrativer Dokumente

• Klare Struktur: Die Struktur muss eine klare optische Trennung der verschiedenen Textteile des Dokuments ermöglichen. Jeder Teil sollte ein eigenes Format haben.
• Standardisierter Sprachstil: Der Sprachstil zeichnet sich durch sprachliche Korrektheit und einen mittleren bis hohen Grad an Formalität aus.
• Klarheit und Prägnanz: Die Informationen müssen sich auf das Wesentliche beschränken und Ideen klar und präzise ausdrücken.
• Anrede des Empfängers: Die Anrede des Empfängers erfolgt mit Herr oder Dame und der Höflichkeitsform Sie (z. B. 'Sie haben', 'Sie sagten').
• Neutralität und Respekt: Da man sich an eine Person in einer bestimmten Position wendet, muss der Stil neutral und respektvoll sein.
• Präsentation: Die Dokumente werden auf A4-Blättern verfasst, der Text ist mit einem Rand von ca. 2 cm gerahmt und die Schriftgröße beträgt 10 oder 12 Punkte.

Typische Formulierungen in der Bürokratischen Sprache

• Begrüßungs- und Anredeformeln:
  • Sehr geehrte Damen und Herren,
  • Sehr geehrter Herr / Sehr geehrte Frau [Nachname],
• Einleitende Formeln:
  • Der Grund dieses Schreibens ist es, Sie zu bitten/informieren/benachrichtigen...
  • Ich schreibe Ihnen, um Sie zu informieren/benachrichtigen...
  • Als Antwort auf Ihr Schreiben teilen wir Ihnen mit, dass...
  • Wir haben Ihr Schreiben vom [Datum] erhalten und erfahren, dass...
  • Bezugnehmend auf Ihr Schreiben vom [Datum] möchten wir Sie wissen lassen, dass...
• Dankesformeln:
  • Vielen Dank...
  • Wir möchten unsere Dankbarkeit ausdrücken...
  • Wir danken Ihnen...
• Entschuldigungsformeln:
  • Wir bedauern, dass...
  • Wir entschuldigen uns hiermit...
• Schlussformeln:
  • Deshalb bitten wir Sie / stellen wir den Antrag...
  • Wir hoffen auf eine schnelle Reaktion.
  • Für weitere Informationen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.
  • Wir freuen uns über Ihr Interesse und danken Ihnen im Voraus.
• Abschiedsformeln:
  • Mit freundlichen Grüßen,
  • Hochachtungsvoll,

Der Antrag (Die Instanz)

Ein Antrag ist ein schriftliches Gesuch, das ein Bürger oder eine Bürgerin an die verantwortliche Person einer öffentlichen Einrichtung richtet.

Angaben zur antragstellenden Person

Name: Ariadne [Nachname], geboren am 10. Mai 1994 in Lleida.
Schule: Schülerin des LIES Josep Lladonosa, Lleida.
Ausweisnummer: 62.626.326A.
Adresse: C/ Lluís Companys Nr. 15, 3. 1., 25005 Lleida.
Telefon: 973.234.562.

Darstellung des Sachverhalts

1. Dass ich mich bei der Anmeldung zur 1. Klasse des Abiturs für Geistes- und Sozialwissenschaften entschieden und folgende Fächer gewählt habe: Griechisch, Latein, Literatur und Angewandte Mathematik der Sozialwissenschaften.
2. Dass ich nach Beginn des Kurses festgestellt habe, dass meine Interessen nicht auf geisteswissenschaftliche Studien ausgerichtet sind, sondern speziell auf die Gesundheitswissenschaften.

Verbindungsformel

Daher

Spezifikation des Antrags

Antrag

Ich beantrage hiermit, die Registrierung und die Gruppe zu wechseln, um die naturwissenschaftlichen Fächer der Oberstufe nach folgender Methode zu belegen: Psychologie und Soziologie, Geowissenschaften und Biologie.

Höflichkeitsformel

Ich hoffe auf eine positive Rückmeldung.

Ort und Datum

Lleida, 5. März 2010

Unterschrift

[Unterschrift]

Empfänger (Büro)

HERRN DIREKTOR DES LIES JOSEP LLADONOSA, LLEIDA

Der formelle Brief

Ein Brief ist eine schriftliche Mitteilung mit variablem Inhalt, der verschiedene Zwecke erfüllen kann: Informationen einholen, eine schriftliche Antwort erhalten, eine Angelegenheit behandeln, eine Beschwerde einreichen, einen Vorschlag unterbreiten, Dankbarkeit ausdrücken, eine Einladung aussprechen usw.

Empfänger

Herrn Àngel Ros
Bürgermeister der Stadtverwaltung
Pl. Paeria Nr. 1

Anrede

Sehr geehrter Herr Bürgermeister,

Brieftext

Im Namen der Studenten und Professoren des LIES Josep Lladonosa freue ich mich, Ihnen mitteilen zu können, dass wir am 14. Juni ein besonderes Ereignis feiern werden, das der Technologie und Wissenschaft gewidmet ist. Dieser Tag wird aus mehreren Aktivitäten (Experimente, neue Technologien usw.) und verschiedenen Veranstaltungen bestehen, durch die wir Familien und Interessierte über die im Laufe des Schuljahres durchgeführten Aktivitäten informieren möchten.

Es wäre uns eine Ehre, zahlreiche Vertreter des Stadtrats begrüßen zu dürfen, und insbesondere Ihre Rede als Bürgermeister bei der Abschlussveranstaltung, die um 17 Uhr in der Aula der Schule stattfinden wird.

In der Hoffnung, dass Sie unsere Einladung annehmen, bitten wir Sie, uns so bald wie möglich zu kontaktieren, um die Details der Veranstaltung zu besprechen.

Abschiedsformel

Mit freundlichen Grüßen,

Unterschrift

[Unterschrift]

Name und Titel des Absenders

Xavier Solé i Montal
Direktor des LIES Josep Lladonosa

Ort und Datum

Lleida, 5. Mai 2010