Leitfaden für effektive Meetings und Moderation

Merkmale und Ziele von Meetings

Merkmale einer Sitzung

Eine Sitzung oder ein Meeting zeichnet sich durch folgende Merkmale aus:

• Es ist eine Gruppe von Personen anwesend.
• Die Kommunikation fließt zwischen den Teilnehmern.
• Sie findet an einem bestimmten Ort und für eine begrenzte Zeit statt.
• Es werden Entscheidungen im gegenseitigen Einvernehmen getroffen.

Ziele einer Sitzung

Die Ziele können vielfältig sein, zum Beispiel:

• Über ein Thema berichten
• Wissen vermitteln
• Ein Problem lösen
• Neue Ideen, Ansätze und Verfahren präsentieren

Arten von Meetings und ihre Rollen

Informationsmeeting

Dient der Übermittlung von Informationen, die für die Gruppe als notwendig erachtet werden. Die Rolle der Teilnehmer ist hierbei im Wesentlichen passiv, obwohl Fragen gestellt werden können. Der Leiter führt die Sitzung und übermittelt die Informationen.

Arbeitstreffen (Workshop)

Ziele sind der Austausch von Informationen, die Koordination von Aufgaben, die Verbesserung von Arbeitsabläufen und die Planung von Strategien. Die Teilnehmer müssen aktiv an der Diskussion teilnehmen und Informationen, Meinungen sowie Vorschläge einbringen. Der Verantwortliche oder Vorgesetzte leitet das Treffen, kann diese Rolle aber auch an einen Moderator delegieren.

Verhandlungsmeeting

Hier geht es darum, Interessen in Einklang zu bringen, einen Konsens zu erzielen oder eine Konfliktsituation zu lösen. Die Teilnehmer müssen aktiv ihre Positionen und Vorschläge darlegen. Der Moderator (Facilitator) sollte unparteiisch sein und auf eine Lösung hinarbeiten.

Rollen und Aufgaben der Teilnehmer

Zwei Hauptrollen in einem Meeting

Grundsätzlich gibt es zwei Arten von Teilnehmern: den Moderator (Leiter, Animator, Regisseur) und die anderen Mitglieder der Gruppe oder des Teams.

Aufgaben des Moderators

Der Moderator ist für die Leitung, Führung und Koordination der Sitzung verantwortlich. Zu seinen Aufgaben gehören:

• Das Thema vorgeben und Gespräche moderieren.
• Versuchen, Einigungen zwischen den Teilnehmern zu erzielen.
• Ein Klima des Vertrauens und der Herzlichkeit schaffen.
• Die Kohäsion, Kommunikation und Teamarbeit fördern.
• Die Sitzung straffen und effizient gestalten.
• Die wichtigsten Punkte der Sitzung zusammenfassen.

Aufgaben der Teilnehmer

Die Teilnehmer sollten folgende Aufgaben wahrnehmen:

• Anwesend sein und sich aktiv sowie konstruktiv beteiligen.
• Ideen klar und eigenständig präsentieren.
• Anderen zuhören und deren Meinungen akzeptieren und respektieren.
• Sich auf das Thema konzentrieren und die Tagesordnung einhalten.
• Vorschläge machen und versuchen, Spannungen abzubauen.

Planung für ein effektives Meeting

Damit ein Meeting wirksam ist, muss es sorgfältig geplant werden. Berücksichtigen Sie dabei folgende Punkte:

1. Datum und Uhrzeit: Wählen Sie einen passenden Zeitpunkt.
2. Ort: Sorgen Sie für eine geeignete Umgebung.
3. Inhalt: Definieren Sie die Themen und die Agenda.
4. Zweck: Klären Sie das Ziel des Meetings.
5. Teilnehmer: Laden Sie die richtigen Personen ein.
6. Notwendigkeit: Stellen Sie sicher, dass das Meeting wirklich erforderlich ist.

Verschiedene Moderationsstile

Der autoritäre Moderator

Er ist die absolute Hauptfigur und missbraucht seinen Einfluss. Er zwingt der Sitzung seine Ziele auf, bestimmt die Ergebnisse und fördert Beziehungen, die auf Wettbewerb statt auf Partizipation basieren. Dies schafft ein Klima von Misstrauen, Angst und Arbeitsdruck.

Der Laissez-faire-Moderator

Er überlässt es einigen wenigen Mitgliedern, die Hauptakteure zu sein. Er setzt keine klaren Ziele, die Ergebnisse sind ihm nicht so wichtig, und er fördert freundschaftliche Beziehungen. Wer sich beteiligen will, kann dies tun, was oft zu Demotivation und einer zu entspannten Arbeitsweise führt.

Der partizipative Moderator

Er macht deutlich, dass das gesamte Team der Protagonist ist. Die Ziele sind klar definiert und vom Team akzeptiert. Er fördert Beziehungen, die die Beteiligung aller Mitglieder ermöglichen, und schafft ein Gefühl der Zufriedenheit. Das Arbeitstempo ist angemessen, um die Aufgaben zu entwickeln und die Ziele zu erreichen.

Phasen und Bewertung eines Meetings

Die drei Phasen eines Meetings

Die Durchführung eines Meetings lässt sich in drei Phasen unterteilen:

• Phase 1: Ansatz (Einleitung und Zielsetzung)
• Phase 2: Kernphase (Diskussion und Bearbeitung)
• Phase 3: Ergebnis (Zusammenfassung und Beschlüsse)

Bewertung der Sitzung

Nach dem Meeting erfolgt die Bewertung. Dabei wird analysiert, was in der Sitzung passiert ist und wie die Umsetzung der getroffenen Vereinbarungen sichergestellt werden kann. Für jede Phase können spezifische Techniken entwickelt und angewendet werden.