Leitfaden für Geschäftskorrespondenz und Post

Der Umschlag: Versandvorbereitung

Der Umschlag (auch Kuvert genannt) dient als Hülle für Ihren Brief und schützt ihn auf dem Postweg. Er muss korrekt adressiert und frankiert sein.

Wichtige Angaben auf dem Umschlag:

• Daten des Empfängers (Name, Anschrift)
• Daten des Absenders (Name, Anschrift)
• Ausreichende Frankierung (Briefmarke oder Frankiervermerk)

Umschlagarten (Auswahl):

• Klassische Umschläge: Standardformate wie DIN lang, C6, C5, C4.
• Fensterumschläge: Mit Sichtfenster für die Empfängeradresse auf dem Briefbogen.
• Doppel-Fensterumschläge: Mit zwei Fenstern (z.B. für Empfänger- und Absenderadresse).
• Weitere Typen: Umschläge mit verschiedenen Verschlussarten (z.B. nassklebend, selbstklebend, haftklebend), Polsterversandtaschen etc.

Die Postleitzahl (PLZ)

Die Postleitzahl ist eine Ziffernfolge, die den Zustellort einer Postsendung eindeutig kennzeichnet und den Sortierprozess bei der Post automatisiert und beschleunigt.

Struktur der deutschen PLZ (Beispiel):

In Deutschland besteht die PLZ aus fünf Ziffern:

• Die ersten beiden Ziffern: Bezeichnen die Leitregion (z.B. 10xxx für Berlin).
• Die letzten drei Ziffern: Bestimmen den Zustellbezirk innerhalb der Leitregion (Ort, Stadtteil oder Postfachgruppe).

Das Postfach

Ein Postfach ist ein Service der Post, der es Privatpersonen und Unternehmen ermöglicht, ihre Postsendungen in einem nummerierten und verschließbaren Fach direkt in einer Postfiliale oder einem Zustellstützpunkt zu empfangen. Dies kann die Zustellung beschleunigen und die Erreichbarkeit verbessern.

Postlagernd

Postlagernd (auch „Poste restante“) ist eine Versandoption, bei der Postsendungen nicht direkt an die Adresse des Empfängers zugestellt, sondern in einer bestimmten Postfiliale zur Abholung bereitgehalten werden. Der Empfänger holt seine Sendungen dort unter Nennung seines Namens und des Vermerks „Postlagernd“ ab.

Formale Gestaltung eines Briefes

Eine professionelle formale Gestaltung eines Geschäftsbriefes ist wichtig für einen positiven ersten Eindruck. Achten Sie auf:

• Übersichtliches Layout: Eine klare und logische Anordnung der Textelemente (gemäß DIN 5008 für Geschäftsbriefe).
• Ausreichende Seitenränder: Sorgen für Lesbarkeit und Platz für Notizen.
• Lesbare Schriftart und -größe.
• Umfang: Möglichst nicht mehr als zwei Seiten für Standardbriefe.
• Sauberkeit: Keine Flecken, Eselsohren oder unleserliche Korrekturen.
• Unterschrift: Eine saubere, handschriftliche Unterschrift.

Unterschrift und Absenderangaben

Der Unterschriftsblock in einem Geschäftsbrief enthält typischerweise:

• Die (handschriftliche) Unterschrift.
• Den maschinengeschriebenen Namen des Unterzeichners.
• Die Position oder Funktion des Unterzeichners im Unternehmen.
• Gegebenenfalls den Firmennamen (falls nicht schon im Briefkopf).
• Platz für einen Firmenstempel, falls üblich.

Die Grußformel (z.B. „Mit freundlichen Grüßen“) steht direkt über dem Unterschriftsblock.

Verwendung von Abkürzungen

Abkürzungen sind Kurzformen für Wörter oder Wortgruppen. Sie werden durch eine oder mehrere Buchstaben dargestellt.

• Viele gebräuchliche Abkürzungen enden mit einem Punkt (z.B. usw., z.B., d.h.).
• Verwenden Sie Abkürzungen sparsam und nur, wenn sie allgemein verständlich sind, um Missverständnisse zu vermeiden.

Akronyme

Akronyme sind Kurzwörter, die aus den Anfangsbuchstaben oder -silben mehrerer Wörter gebildet und als eigenständiges Wort gesprochen werden (z.B. NATO, UNICEF, TÜV). Sie werden in der Regel ohne Punkte geschrieben.

Initialwörter

Initialwörter (auch Buchstabierwörter genannt) werden ebenfalls aus den Anfangsbuchstaben mehrerer Wörter gebildet, aber im Gegensatz zu Akronymen Buchstabe für Buchstabe gesprochen (z.B. PKW, LKW, GmbH). Sie werden meist ohne Punkte geschrieben.

Layout-Stile für Geschäftsbriefe

Es gibt verschiedene Layout-Stile für Geschäftsbriefe, die das Erscheinungsbild prägen. Die DIN 5008 gibt hierfür in Deutschland Empfehlungen.

Moderner Stil (Blocksatz)

Beim modernen Stil (oft als Blocksatz bezeichnet) beginnen alle Elemente des Briefes, einschließlich Absätze, Grußformel und Unterschrift, am linken Rand. Es werden keine Einzüge verwendet. Dieser Stil wirkt sehr klar und strukturiert.

Modifizierter moderner Stil

Der modifizierte moderne Stil ähnelt dem modernen Stil. Allerdings können Elemente wie Datum, Grußformel und der Unterschriftsblock von der Mitte des Blattes nach rechts gerückt sein, während die Absätze weiterhin linksbündig ohne Einzug beginnen.

Klassischer/Professioneller Stil (Halbblock)

Im klassischen oder professionellen Stil (oft als Halbblock bezeichnet) werden Absätze eingerückt. Die Grußformel und der Unterschriftsblock können ebenfalls eingerückt oder rechtsbündig platziert sein. Der Briefkopf und die Empfängeranschrift bleiben meist linksbündig.

Zweckmäßiger/Vereinfachter Stil

Der zweckmäßige oder vereinfachte Stil (oft im Sinne der DIN 5008) zielt darauf ab, Geschäftsbriefe besonders effizient und klar zu gestalten. Der Fokus liegt auf einer direkten, prägnanten Formulierung und einer übersichtlichen Struktur, oft unter Verwendung des Blocksatzes.

Anrede und Grußformel

Die Wahl der richtigen Anrede und Grußformel hängt vom Verhältnis zum Empfänger und dem Grad der Formalität ab.

Anrede (Beispiele):

• Sehr formell: „Sehr geehrte Damen und Herren,“ (wenn der konkrete Ansprechpartner unbekannt ist)
• Formell: „Sehr geehrte Frau [Nachname],“ / „Sehr geehrter Herr [Nachname],“
• Standard/Weniger formell: „Guten Tag Frau [Nachname],“ / „Guten Tag Herr [Nachname],“
• Persönlich/Informell (bei bekanntem Kontakt): „Liebe Frau [Nachname],“ / „Lieber Herr [Nachname],“ oder „Hallo [Vorname],“

Schlussformel (Beispiele):

• Standard/Formell: „Mit freundlichen Grüßen“
• Etwas persönlicher: „Freundliche Grüße“
• Sehr formell/veraltet: „Hochachtungsvoll“ (wird heute kaum noch verwendet)
• International: „Kind regards“ / „Best regards“ (im englischsprachigen Verkehr)

Nach der Schlussformel folgt die Unterschrift und ggf. die maschinenschriftliche Wiederholung des Namens und der Position. Das Datum wird üblicherweise rechtsbündig oder gemäß dem gewählten Briefformat platziert.

Zusatzvermerke im Brief

Am Ende eines Briefes können verschiedene Zusatzvermerke stehen:

• Anlagenvermerk: Weist auf beigefügte Dokumente hin (z.B. „Anlage: Lebenslauf“ oder „Anlagen“).
• Verteilervermerk: Gibt an, wer Kopien des Schreibens erhält (z.B. „Verteiler: Abteilung X, Herr Y“).
• Postskriptum (PS): Für eine nachträgliche Bemerkung nach der Unterschrift.
• Vertraulichkeitsvermerke: Z.B. „Persönlich/Vertraulich“ über der Anschrift.