Leitfaden für die professionelle Geschäftskorrespondenz

Grundlagen der professionellen Geschäftskorrespondenz

Die Bedeutung von Geschäftsbriefen am Markt: Sie dienen dazu, Dienstleistungen anzubieten, Bestellungen aufzugeben, zu informieren oder Reklamationen zu bearbeiten. Geschäftsbriefe sind formale Dokumente und werden immer getippt.

Basisprinzipien der Korrespondenz

• Klarheit: Der Text muss für den Empfänger leicht verständlich sein.
• Vokabular: Verwenden Sie angemessene Begriffe und vermeiden Sie unnötige Formulismen.
• Präzision: Die dargelegten Punkte müssen präzise und exakt ausgeführt werden.
• Prägnanz (Konzision): Fassen Sie sich kurz; vermeiden Sie unnötige Sätze und Umschweife.
• Höflichkeit: Kennen Sie Ihren Kunden und verwenden Sie eine korrekte sowie respektvolle Sprache.
• Korrektheit: Achten Sie auf eine ordentliche Präsentation ohne Rechtschreib- oder Grammatikfehler.

Bestandteile eines Geschäftsschreibens

Der Briefkopf (Header)

Das Briefpapier enthält die Daten des Absenders oben links. Der Name des Absenders sollte in FETTDRUCK UND GROSSBUCHSTABEN sowie mit der vollständigen Adresse angegeben werden.

Datum und internes Management

Das Datum kann verkürzt oder vollständig ausgeschrieben werden. Das interne Management umfasst die Details des Empfängers: Name der Person oder des Unternehmens, Straße, Postleitzahl (PLZ) und Ort.

Bezugszeichen und Betreffzeile

Referenzen: Hier werden die Aktenzeichen des Absenders (Unser Zeichen / N/REF) und des Empfängers (Ihr Zeichen / S/REF) aufgeführt. Betreff: Der Grund des Schreibens wird in maximal einer Zeile zusammengefasst.

Die Mitteilung und der Gruß

Grußzeile: Diese wird am linken Rand platziert. Ziel ist ein höflicher Einstieg in das Schreiben. Formeln für natürliche Personen: Sehr geehrter Herr / Sehr geehrte Frau / Sehr geehrte Damen und Herren / Sehr geehrter Kunde. Juristische Personen: Sehr geehrte Damen und Herren / Sehr geehrte Kunden.

Der Briefkörper (Body)

Der Hauptteil des Briefes besteht aus drei Teilen: Einleitung, Kernstück und Schluss.

Abschied und Abschluss

Verabschiedung: Wir grüßen unseren Gesprächspartner mit Formeln wie „Mit freundlichen Grüßen“, „Hochachtungsvoll“ oder „Aufmerksam“. Abschluss-Elemente: Unterzeichnungsformel, Unterschrift (Firma), Namensklärung des Unterzeichners, Anlagen, Postskriptum (PS) oder Notizen.

Formatierung bei mehreren Seiten

Bei zwei oder mehr Seiten sollte der Text auf der nächsten Seite fortgesetzt werden. Verwenden Sie Symbole wie „.../...“, um anzuzeigen, dass der Brief auf dem nächsten Blatt weitergeführt wird.

Kommerzielle Präsentation und Layout

Ränder und Verteilung

Ränder: Links und oben 3 cm, rechts und unten 2 cm. Vollblock-Stil (Modern): Dies ist die am häufigsten genutzte Form in der Wirtschaft. Alle Informationen beginnen am linken Rand ohne Einrückung der Absätze. Modifizierter Blockstil: Empfängerdaten, Gruß und Textkörper sind linksbündig; Datum, Schlussformel und Unterschrift werden in der Mitte oder rechtsbündig platziert. Semiblock-Stil: Klassisch und elegant; die Absätze werden um 2 bis 3 cm eingerückt, während die Grußformel und Unterschrift nach rechts verschoben sind.

Physische Aspekte der Korrespondenz

Papier: Das Papier sollte weder zu fein noch zu grob sein. Normalerweise wird weißes Papier verwendet, das die Lesbarkeit nicht beeinträchtigt. Helle Farben sind bevorzugt. Übliche Größen: Quart, DIN A4 oder Folio. Briefumschlag: Auf dem Umschlag müssen die Empfängerdaten, der Absender und die entsprechende Frankierung (Stempel) erscheinen. Typen: Normal/Minister (quadratisch) oder Amerikanisch (rechteckig).

Arten von Geschäftsbriefen

Angebotsbriefe

Diese bieten potenziellen Kunden Produkte oder Dienstleistungen an. Merkmale: Wir müssen die positiven Aspekte des Produkts oder der Dienstleistung betonen. Der Ton sollte klar und höflich sein. Struktur: Präsentation, Information, Begründung.

Informationsbriefe

Es gibt zwei Gruppen: Informationsanfragen (klärt Daten über Produkte, die ein Unternehmen anbietet; muss freundlich und klar sein) und Antworten auf Anfragen (muss unverzüglich, klar und herzlich erfolgen sowie Dankbarkeit zeigen).

Bestellbriefe

Antrag auf Erwerb eines Produkts oder Erbringung einer Dienstleistung. Merkmale: Einfach, präzise und geordnet. Inhalt: Grund, Beschreibung der Bestellung (Menge, Preis, Liefertermin, Zahlungsbedingungen, Transport).

Reklamationsbriefe

Darlegung einer Beschwerde und Suche nach einer Lösung. Merkmale: Sachlich, klar, detailliert und höflich im Ton. Es sollte immer eine Kopie aufbewahrt werden. Struktur: Grund der Beschwerde, Begründung, Lösungsvorschlag.

Rundschreiben und interne Kommunikation

Rundschreiben (Zirkulare): Informieren über Besonderheiten in der Organisation. Es werden identische Kopien an alle Beteiligten versendet, wobei nur die Empfängerdaten angepasst werden. Interne Mitteilungen: Dienen dem Informationsfluss innerhalb des Unternehmens. Struktur: Header (Firmenbriefkopf, Name des Absenders, Name des Empfängers), Betreff, Textkörper, Abschluss.