Leitfaden zur organisatorischen Informationsbeschaffung

Organisatorische Informationsbeschaffung

Nach der Entwicklung der Prüfungsplanung, die als Blaupause für Zeit, Kosten und Prioritäten sowie als Mittel zur Steuerung der Rechnungsprüfung dient, sollten Sie mit der Informationsbeschaffung beginnen.

Systematische Überprüfung des Bereichs

Die systematische Überprüfung des Bereichs erfolgt durch:

• A) Überprüfung der Organisationsstruktur: Hierarchie, Organisationsstruktur, Funktionen und Ziele.
• B) Prüfung der Situation der Humanressourcen.
• C) Interviews mit Mitarbeitern elektronischer Prozesse: Leadership, Analyse, Entwickler, Datenbank-Mitarbeiter, Kommunikation und Vernetzung.
• D) Kenntnis der Situation in Bezug auf: Budget, finanzielle Mittel, Materialressourcen, Möbel und Sachkosten.
• E) Erstellung einer Bestandsaufnahme der Humanressourcen und Analyse der Situation hinsichtlich: Anzahl der Personen, Verbreitungsgebiet, Gehaltsbewegungen, Wissen und Bildung.
• F) Prüfung der Einhaltung offizieller Dokumente: Organisation, Regeln und Richtlinien, Arbeitspläne, Kontrollen, Normen und Verfahren.

Wichtige Pläne der Informationsorganisation

Machbarkeitsstudie

Untersuchung von Kosten und Nutzen der langfristigen Computernutzung sowie Empfehlungen für deren Einsatz.

Plan für Änderungen und Aktualisierungen

Gibt Ziele und Aktivitäten vor, die zur Umsetzung von Änderungen und Ergänzungen durchgeführt werden müssen. Er umfasst Unabhängigkeit, Timing, Verantwortlichkeiten und Einschränkungen, wenn die Organisation wesentliche Änderungen an Software, Hardware oder Peripheriegeräten vornimmt.

Typische Aktivitäten dieses Plans:

• Vollständige Spezifikation von Hardware, Software, Kommunikation und Computer-Peripheriegeräten.
• Bewertung und Auswahl.
• Raumplanung und Vorbereitung des Standorts.
• Endabnahme.

Masterplan

Definition langfristiger Ziele und der zu ihrer Erreichung erforderlichen Vorgaben. Eine der wichtigsten Aufgaben des IT-Management-Bereichs ist die Erstellung eines Masterplans.

Dieser kann aus vier Teilplänen bestehen:

• A) Strategische Organisationsplanung.
• B) Strategischer Plan für Informationssysteme.
• C) Anforderungsplan.
• D) Plan für Informationssystem-Anwendungen.

Projektplan

Dies ist der grundlegende Plan zur Entwicklung spezifischer Projekte. Er stellt sicher, dass der Projektplan mit den Zielen der Organisation und dem im Masterplan skizzierten Rahmen übereinstimmt.

Grundlegende Tätigkeiten, die enthalten sein müssen:

• A) Ermittlung der Aufgaben.
• B) Beziehungen zwischen den Vorgängen.
• C) Zuweisung der für die jeweilige Aufgabe erforderlichen Ressourcen.
• D) Sequenzierung der Aktivitäten.

Sicherheitsplan (Security Plan)

Versicherungen, Notfallplanung (Contingency) und Wiederherstellung im Falle einer Katastrophe.

Gründe für potenzielle Katastrophen in Computer-Installationen:

Hurrikane, Brände, Überschwemmungen, Erdbeben, Sabotage, Betrug, Computerprobleme.

3.2 Beurteilung der Humanressourcen

Personalentwicklung umfasst:

• Schaffung von Förderungs- und Entwicklungsmöglichkeiten.
• Bildung und Ausbildung.

Diese Aktivitäten halten die Moral und die Fähigkeiten der Mitarbeiter auf einem angemessenen Niveau, um die vorgeschriebenen Ziele zu erreichen.

3.3 Interviews mit dem IT-Personal

Das Interview hilft dabei, Folgendes zu bestimmen:

• Grad der Einhaltung der administrativen Organisationsstruktur.
• Grad der Einhaltung von Richtlinien und Verwaltungsverfahren.
• Zufriedenheit und Unzufriedenheit.
• Training und allgemeine Bemerkungen.

Budget

Das Budget und die Finanzinformationen der Abteilung sowie die Anzahl der Geräte und Funktionen ermöglichen eine wirtschaftliche Analyse der Situation.

Zu diesen Informationen gehören:

• Kosten der Abteilung, aufgeschlüsselt nach Kontrollen.
• Budget der Abteilung, detailliert aufgeschlüsselt.
• Merkmale der Teams, deren Anzahl und Verträge.

Finanzielle Mittel

Um die Frage der finanziellen Mittel zu klären, empfehlen wir die Ausarbeitung spezifischer Fragen.

Materialressourcen

Um Informationen zu erhalten, empfehlen wir die Entwicklung von Fragen unter Berücksichtigung folgender Elemente: Programmierung, Fitness, allgemeine Dienstleistungen, Einrichtung und Ausstattung.