Leitfaden: Stile, Klassifizierung und Formate von Geschäftsbriefen

Stile und Formate von Geschäftsbriefen

Es gibt verschiedene gängige Stile für Geschäftsbriefe:

• Modern (Blockstil)
• Modifiziert Modern
• Professionell (Eingezogener Stil)
• Entwickelt (Evolved Style)

A. Modern (Blockstil)

Dieser Stil beginnt linksbündig. Es werden keine Einzüge verwendet.

B. Modifiziert Modern

Ähnlich dem modernen Stil, jedoch werden die Abschiedsformel und die Unterschrift von der Mitte des Blattes bis zum rechten Rand ausgerichtet. Die Empfängeradresse wird so platziert, dass sie im Fenster des Umschlags sichtbar ist.

C. Professioneller Stil (Eingezogener Stil)

Beim professionellen Stil werden Einzüge für die Anredeformel und den Beginn jedes Absatzes verwendet. Dieser Einzug beträgt in der Regel 1,5 bis 2,5 cm (oder 7 bis 10 Leerzeichen).

Die Empfängeradresse erscheint auf der rechten Seite. Die Abschiedsformel und die Unterschrift können auf verschiedene Weise ausgerichtet werden: von der Mitte nach rechts, am rechten Rand oder sogar zentriert erscheinen.

D. Entwickelter Stil (Evolved Style)

Dieser Stil zielt darauf ab, den Inhalt von Geschäftsbriefen zu vereinfachen, indem direkt auf das Problem eingegangen wird. Zu diesem Zweck werden die üblichen Begrüßungs- und Abschiedsformeln weggelassen. Die restliche Formatierung folgt einem der drei oben diskutierten Stile.

Klassifizierung von Geschäftsbriefen

1. Berichtsbriefe

• Geschäftsberichte

  Dies sind Briefe an andere Personen in derselben Branche, Kreditinstitute oder Lieferanten, in denen Informationen über Kunden (aktuell oder zukünftig) gesammelt werden, z. B. bezüglich ihrer wirtschaftlichen Lage, ihrer Seriosität oder ihrer Projektionen.

• Persönliche Berichte

  Diese Briefe dienen dazu, Informationen über Personen einzuholen, die dem Unternehmen bekannt sind.

2. Anfragen und Bestellungen

• Informationsanfragen

  Diese Briefe werden an potenzielle Lieferanten gesendet, um regelmäßige Informationen über deren Produkte zu erhalten, bevor eine Bestellung aufgegeben wird.

• Feste Bestellung (Festauftrag)

  Sobald das Kundenunternehmen die Informationen vom Lieferanten erhalten hat, wird die Bestellung schriftlich und unterzeichnet aufgegeben. Sie enthält eine detaillierte Beschreibung der bestellten Artikel, einschließlich: Art des Artikels, Teilenummer, Stückpreis, Gesamtbetrag, Zahlungsweise, Rabatt (falls zutreffend), Lieferort und Annahmeort.

• Annahme der Bestellung

  Diese Art von Schreiben sendet der Verkäufer oder Lieferant an den Kunden, um die Genehmigung oder Annahme der Bestellung mitzuteilen. Es ist nicht notwendig, die Bestimmungen oder Bedingungen zu wiederholen, es sei denn, es gibt Abweichungen oder Unterschiede in den Bedingungen. Eine mögliche Änderung der Bestellung muss dem Kunden unverzüglich mitgeteilt werden. Bei Ablehnung des Antrags muss dies so kommuniziert werden, dass die zukünftigen Geschäftsbeziehungen nicht beeinträchtigt werden.

• Bestellsammelbrief (Inkassobrief)

  Dieser wird vom Lieferanten gesendet, um die Dokumente zu begleiten, die den Verkauf betreffen (d. h. die Handelsrechnung). Meistens wird nur die Rechnung gesendet. Es kann jedoch auch ein Begleitschreiben beigefügt werden, das als Ankündigung oder Erinnerung dient und die Zahlungsmodalitäten angibt.

3. Beschwerdebriefe

• Warenbeschwerde (Bestellbeschwerde)

  Dies ist ein Schreiben, das der Kunde an den Lieferanten sendet, um Probleme oder Schäden an der Ware zu melden. Diese Mängel können sich auf die Menge, die falsche Produktklasse, defekte oder mangelhafte Ware usw. beziehen.

  Der Ton sollte höflich, aber bestimmt und ernsthaft sein. Der Kunde sollte direkt seine Ansprüche formulieren und eine Entschuldigung sowie Lösungen für den entstandenen Schaden fordern.

• Mahnung (Brief des unbezahlten Anspruchs)

  Dieses Dokument wird erstellt, wenn der Kunde die vereinbarten Zahlungsbedingungen nicht eingehalten hat.

  Das Schreiben sollte kurz und prägnant sein und die Entschlossenheit des Klägers bei der Einforderung des fälligen Betrags zeigen. Gleichzeitig sollte eine gewisse Kooperationsbereitschaft des Gläubigers erkennbar sein, um eine Lösung zu finden.

Kurzmitteilungen und interne Korrespondenz

Dieser Abschnitt umfasst Briefe oder Mitteilungen, die prägnant und kurz gehalten sind. Die wichtigsten Kurzmitteilungen sind:

• Rundschreiben (CL)
• Grußschreiben (Saluda)
• Interne Mitteilungen

A. Rundschreiben

Rundschreiben werden von Unternehmen verwendet, um ein Ereignis an andere Personen oder Firmen zu kommunizieren, z. B. Adressänderungen, Namensänderungen, Eröffnung von Zweigstellen oder die Einführung neuer Produkte. Sie werden auch intern verwendet, um allgemeine Themen wie Fahrplanänderungen, Urlaubsverteilung oder Arbeitsabläufe mitzuteilen. In diesem Fall sind Papier- und Druckqualität oft geringer.

Solche Briefe werden in einer großen Anzahl von Kopien erstellt, was geeignete Reproduktionsmittel erfordert. Die Kopien sollten jedoch ein ursprüngliches Aussehen haben, um eine personalisierte Ansprache zu gewährleisten.

Die Formulierung des Rundschreibens ist vergleichbar mit anderen Geschäftsbriefen, sollte aber verhindern, dass der Text oder Inhalt zu lang wird, und sicherstellen, dass die Absätze kurz sind. Die Verteilung und die Bestandteile ähneln dem allgemeinen Geschäftsbrief.

B. Grußschreiben (Saluda)

Diese Kommunikationsform wird in der Regel von Unternehmern, öffentlichen Einrichtungen und Behörden für folgende Zwecke verwendet:

• Danksagungen
• Einladungen zu Veranstaltungen
• Übernahmen
• Sitzänderungen
• Ähnliche Anlässe

Bestandteile eines Grußschreibens

Ein Grußschreiben besteht aus:

• Kopf: Enthält die Agentur, das Büro oder die Position der grüßenden Person sowie den Namen des Unternehmens. Darauf folgt das Wort „Hallo“ (oder „Gruß“). Dieser Teil wird oft bereits auf dem Vordruck gedruckt und auf die Ränder (ca. 4 cm) zentriert.
• Inhalt: Der Text beginnt immer mit „eine“ gefolgt vom Vokal, um dann in Blockbuchstaben den Namen und Nachnamen des Empfängers anzugeben. Sind diese Daten unbekannt, wird stattdessen die Person, an die der Gruß gerichtet ist, mit dem Wort „die“ oder „das“ (je nach Kontext) ersetzt. Anschließend wird der Grund für das Grußschreiben erläutert.
• Schluss: Besteht aus dem Namen der Person, die den Gruß sendet, einer kurzen und höflichen Schlussformel sowie Ort und Datum der Erstellung.

Regeln für Grußschreiben

• Muss immer in der dritten Person verfasst werden.
• Der Zeilenabstand sollte doppelt sein.
• Der Inhalt muss kurz sein.
• Darf nicht unterschrieben werden.
• Trägt nicht den Stempel des Unternehmens.
• Enthält nicht die Anschrift des Empfängers.

C. Interne Mitteilung (Memo)

Dieses Dokument dient der Kommunikation zwischen verschiedenen Abteilungen, Sektionen oder Bereichen innerhalb desselben Unternehmens.

Bestandteile einer internen Mitteilung

Eine interne Mitteilung besteht aus:

• Kopf: Enthält den Namen oder die Firma (Briefkopf), wobei Informationen wie Adresse, Telefonnummer oder E-Mail weggelassen werden können. Ferner:
  • Datum der Erstellung.
  • Das Wort „VON“ gefolgt vom Namen der Abteilung oder Person, die die Notiz sendet.
  • Das Wort „AN“ gefolgt vom Namen der Abteilung oder Person, an die sie gesendet wird.
  • Betreff oder Zusammenfassung des Inhalts.
• Inhalt: Erläutert den Grund der Kommunikation. Er wird mit doppeltem Zeilenabstand und Rändern (links 4 bis 6 cm, rechts 2 bis 4 cm) geschrieben. Der Text muss kurz, prägnant und sehr direkt sein.
• Schluss: Besteht aus der Unterschrift der Person, die die Nachricht sendet.

Je nach Organisationssystem des Unternehmens können interne Rundschreiben oder Memos eine Referenznummer („Rfra.“ oder „Nr.“) führen, die meist aus einer fortlaufenden Nummer und den letzten beiden Ziffern des Jahres besteht. Um zu bestätigen, dass die Mitteilung gelesen wurde, wird bei Rundschreiben oft ein „Kenntnisnahme-Vermerk“ verwendet, der von den betroffenen Personen unterzeichnet wird. Für interne Memos reicht die Unterschrift des Empfängers auf der Kopie, die an den Absender zurückgeht. Es ist üblich, handschriftliche Wörter wie „Gruß“, „Herzliche Grüße“ oder „Danke“ hinzuzufügen.

Die Verwendung von Papier für diese internen Kommunikationsformen wird zunehmend durch E-Mail-Clients oder unternehmenseigene Software ersetzt. Vorteile sind die schnelle Zustellung an einen oder mehrere Empfänger, Vertraulichkeit und die Möglichkeit, die Nachricht zu archivieren.

Das Zertifikat (Bescheinigung)

Sowohl private Unternehmen als auch öffentliche Einrichtungen verwenden Bescheinigungen, um eine Tatsache oder Situation schriftlich zu belegen. Diese Begründung wird als Zertifikat oder Bescheinigung bezeichnet.

Gründe für die Ausstellung sind vielfältig: Dauer der Betriebszugehörigkeit, erhaltene Zahlungen in einem bestimmten Zeitraum, Teilnahmebestätigungen, Akkreditierungen verschiedener Art usw.

Unabhängig davon, ob das Unternehmen privat oder öffentlich ist, besteht das Zeugnis aus folgenden Elementen:

• Kopf
• Inhalt
• Schluss

Der Inhalt dieser Teile variiert je nach Art des ausstellenden Unternehmens.

Zertifikat eines privaten Unternehmens

Kopf

• Briefkopf: Enthält den Namen oder die Firma in Großbuchstaben, die Adresse, Postleitzahl, Ort und Telefonnummer des Unternehmens, das die Bescheinigung ausstellt.
• Bezeichnung des Ausstellers: Enthält immer den Namen der Person, die die Bescheinigung unterzeichnet oder beglaubigt, gefolgt von ihrer Position innerhalb des Unternehmens.

Inhalt

Der Inhalt beginnt mit den Worten „Hiermit bestätigen wir, dass“ oder „BESCHEINIGT WIRD: Dass“, gefolgt von den Abschnitten:

• Identifizierung des Antragstellers: Das Zertifikat wird in der Regel auf Antrag ausgestellt. Name und Nachname der Person werden in Druckbuchstaben geschrieben. Handelt es sich um ein Unternehmen, wird dessen Name genannt.
• Grund der Bescheinigung: Das Objekt oder die Elemente, die zertifiziert werden, müssen klar und prägnant dargelegt werden, wobei der Bezug zum Anliegen des Antragstellers hergestellt wird.
• Wirkung/Zweck: Wenn der Zweck nicht angegeben ist (allgemeine Wirkung), wird folgender Satz verwendet: „Und zur Vorlage auf Antrag des Interessenten wird dieses Zertifikat unterzeichnet.“ Wird ein bestimmter Zweck beantragt, wird dieser im folgenden Satz festgehalten: „Und zur Vorlage und Wirkung [hier den Zweck einfügen] wird dieses Zertifikat unterzeichnet“ oder ähnliche Formulierungen.

Wird das Dokument in der ersten Person geschrieben, ist auf die grammatikalische Übereinstimmung zu achten.

Schluss

Am Ende des Zertifikats werden Ort und Datum der Ausstellung (im Langformat: TT. Monat JJJJ) sowie die Unterschrift des Ausstellers eingefügt. Schlussformeln sind nicht notwendig. Wird das Firmensiegel verwendet, muss es links neben der Unterschrift angebracht werden, niemals über die Unterschrift (gilt für Tinte oder Prägestempel).

Zertifikat der öffentlichen Verwaltung

Wird das Zertifikat von einer Verwaltungsbehörde ausgestellt, erfolgt dies gemäß den Richtlinien der zuständigen öffentlichen Verwaltung.

Kopf

• Briefkopf: Es muss der Name der Verwaltung erscheinen, die das Zertifikat ausstellt, sowie die organisatorische Einheit (z. B. Generaldirektion, Provinzverwaltung, Präsidium, Referat usw.).
• Grund: Enthält den Anlass für das Zertifikat (z. B. Besuch von Lehrgängen, Abzüge usw.).

Inhalt

Der Inhalt sollte folgende Punkte umfassen:

• Angaben zum Aussteller (Vor- und Nachnamen).
• Seine Position.
• Identifizierung des Antragstellers (Vor- und Nachnamen oder Firmennamen).
• Objekt: Beginnt mit dem Wort „BESCHEINIGT“ in einer separaten Zeile, gefolgt von einer nummerierten Liste der zu bescheinigenden Elemente:
  • Erstens: Dass ...
  • Zweitens: Dass ...
  • Drittens: Dass ...

  Es können so viele Punkte oder Datensätze wie nötig aufgeführt werden. Wenn es nur einen Punkt zu bescheinigen gibt, entfällt die Nummerierung.

• Wirkung/Zweck: Angabe des Grundes oder Zwecks der Anwendung.
• Gültigkeitsdauer: Wenn das Zertifikat Situationen bescheinigt, die sich im Laufe der Zeit ändern können, wird die Gültigkeitsdauer angegeben.

Schluss

Der Schluss enthält Ort und Datum der Ausstellung des Dokuments (im Langformat) und die Unterschrift der verantwortlichen Person. Schlussformeln sind nicht notwendig, da die Angaben zum Aussteller bereits im Inhalt enthalten sind. Wenn Sie mit dem entsprechenden Siegel authentifizieren, darf es nicht über die Unterschrift gehen.

Beispiele für Firmenadressen und Ansprechpartner

Die folgenden Beispiele dienen zur Veranschaulichung von Adressformaten und Zuständigkeiten:

1. COSMO-SA

   C/ Conde Peñalver, 212 3ª, 28006 Madrid

   • Manager: Marcial Torres Poison
   • Sales Manager: Maria Valverde Oslo
   • Administrative Assistant: Luís Roma Eiche

   Aktivität: Verkauf von Software und Hardware

2. Kommerzielle Paul

   Plaza Julián Sánchez "El Charro", 12, 37005 Salamanca

   • Besitzer: Venancio de Paul Savedra

   Aktivität: Verkauf von Computer und Bürobedarf

3. World SAL

   Carretera Murcia km 2300, 03650 Pinoso, Alicante

   • Manager: Manuel Ripoll Glaser
   • Administrative: Cecilia Carlet Jaume

   Aktivität: Software-Entwicklung

4. Digital SA

   Avenue Aoiz, 42, 31004 Pamplona, Navarra

   • Regie: Fermin UART Goroabe
   • HR Leiter: Alonso Izcara Leide
   • Administrative: Ustariz Nicholas Luna

   Aktivität: Herstellung von Fernsehgeräten

5. Electrodis

   C/ Molina von Fuller, 12, 30007 Murcia

   • Regie: Alicia Doral Campo Verde
   • Administrative: Mariano Rios Cowboy

   Aktivität: Vertrieb von Haushaltsgeräten

6. Techno Vision

   C/ Pio XII, 26, 30802 Lorca-Murcia

   • Purchasing Manager: Manuel Ortuño Mountain

   Aktivität: Großhandel Elektronik