Management-Grundlagen: Kommunikation, Personalbeschaffung und Teamrollen

Kommunikation und Informationsaustausch

Konzept der Kommunikation

Kommunikation ist ein dynamischer Prozess, bei dem zwei oder mehr Personen Informationen, Wissen oder Gefühle austauschen. Der Empfänger einer Nachricht wartet dabei auf eine Antwort.

Es ist notwendig, dass die Nachricht vom Empfänger empfangen und verstanden wird, entsprechend der Absicht des Senders.

Einseitige Kommunikation (One-Way)

Der Sender übermittelt Ideen, ohne auf Reaktion oder Antwort des Empfängers zu warten.

Zweiseitige Kommunikation (Bidirektional)

Ein bilateraler Prozess des Informationsaustauschs und des Verständnisses zwischen mindestens zwei Personen oder Personengruppen.

Tipps für effektives Feedback

• Unmittelbar geben.
• Schwerpunkt auf bestimmte Verhaltensweisen legen (nicht auf die Person).
• Positives Feedback führt zu besseren Ergebnissen.
• Direktes Feedback zu Verhaltensweisen geben, die der Empfänger steuern kann.
• Verbale und nonverbale Kommunikation müssen konsistent sein.
• Kommentare unpersönlich abgeben.
• Feedback muss zielorientiert sein.

Funktionen der Kommunikation

• Kontrolle: Formelle und informelle Kommunikation steuert das Verhalten von Individuen in Organisationen.
• Motivation: Klare Kommunikation informiert Mitarbeiter darüber, was zu tun ist und wie gut dies zu tun ist, um die Leistung zu verbessern.
• Emotionaler Ausdruck: Durch Kommunikation drücken Gruppenmitglieder Frustrationen und Befriedigungen aus.
• Information: Arbeitsgruppen benötigen Informationen, um Entscheidungen treffen oder Aufgaben durchführen zu können.

Aktives Zuhören

Anforderungen

• Aufmerksam (intensiv) zuhören.
• Empathie für das Gesagte entwickeln.
• Akzeptieren, was man hört, objektiv und ohne den Inhalt zu verurteilen.
• Verantwortung übernehmen, um alle Sinne dessen, was kommuniziert wird, gründlich zu erfassen.

Techniken

• Nicht viel reden und den Sender nicht unterbrechen.
• Blickkontakt halten.
• Einsilbige Laute verwenden, um zu signalisieren, dass man zuhört.
• Nicken und entsprechende Mimik zeigen.
• Fragen stellen.
• Ablenkende Handlungen oder Gesten vermeiden.
• Die gesamte Nachricht sorgfältig wiedergeben, um die Gefühle des Senders zu beachten, ohne etwas hinzuzufügen.
• Echo: Textliche Wiederholung der Aussage des Senders.
• Reflexion: Der Ausdruck, dass die Nachricht von einem anderen produziert wurde. (Beispiel: "Ich verstehe, dass Sie besorgt sind...")

Organisationskommunikation

Konzept

Ein Prozess, bei dem Informationen zwischen Organisationen (internen Stakeholdern) und zwischen ihnen und externen Parteien ausgetauscht werden, um die Ziele effektiv zu erreichen.

Kommunikation ist der Schlüssel, um die Handlungen der Menschen in einer Organisation zu koordinieren.

Zweck der Organisationskommunikation

• Schaffung und Bekanntmachung der Ziele sowie Skizzierung von Geschäftsplänen zur Erreichung dieser.
• Effektivere und effizientere Organisation menschlicher Ressourcen.
• Auswahl, Entwicklung und Evaluation von Organisationsmitgliedern.
• Führung, Motivation und Schaffung eines Umfelds, in dem Menschen ihren Beitrag leisten wollen.

Typen der Organisationskommunikation

1. Formelle Kommunikation

Die Kommunikation folgt der offiziellen Befehlskette oder ist Teil der für die Stelle erforderlichen Kommunikation.

Absteigende Kommunikation (Top-Down)

Kommunikation, die von Managern zu Mitarbeitern entsprechend der hierarchischen Struktur des Unternehmens verläuft.

Verwendung für:

• Ziele und Arbeitsanweisungen.
• Kommunikation von Änderungen.
• Bekanntmachung von Richtlinien, Werten und Verfahren.
• Bericht zur Korrektur von Problemen/Leistungen.
• Feedback an Untergebene über die Leistung.

Vorteile: Dies ist die schnellste Methode der Kommunikation. Sie verhindert und korrigiert Fehler, motiviert und informiert Mitarbeiter und verhindert die Zirkulation von Gerüchten.

Probleme/Nachteile: Unklare Nachrichten, Informationsüberflutung, Überbrückung oder Umgehung der Kette, zu viele Glieder in der Kette, Barrieren.

Aufsteigende Kommunikation (Bottom-Up)

Geht von Untergebenen zu Managern.

Vorteile: Der Erfolg dieser Kommunikation führt dazu, dass Mitarbeiter ein höheres Interesse an ihnen empfinden, was Belastungen und Stress in zwischenmenschlichen Beziehungen reduziert.

Mittel: Vorschlagswesen, Beschwerdesystem, Open-Door-Policy, Mitarbeiterbefragungen, Ausschüsse.

Nutzen: Verhindert neue Probleme und löst alte. Die Organisation zeigt den Wunsch zu wissen, was ihre Mitglieder denken und wollen. Ermutigt Mitarbeiter zu mehr Begeisterung und größerer Beteiligung, indem ihren wertvollen Ideen Gehör geschenkt wird.

Herausforderungen: Vorgesetzte könnten Meldungen von Untergebenen entmutigen, übersehen oder herunterspielen. Untergebene könnten unangenehme Nachrichten unfairerweise verschulden. Nur angenehme Nachrichten werden nach oben übertragen. Zeitmangel auf höheren Ebenen.

Querschnittskommunikation (Cross-Functional)

Wichtige Informationen zur Koordinierung von Bemühungen und zur gemeinsamen Lösung von Problemen.

Horizontale Kommunikation

Erfolgt zwischen Personen, die derselben Hierarchieebene im Unternehmen angehören. Ziel ist die bereichsübergreifende Koordinierung und Harmonisierung der Aktionen und Bemühungen, um sicherzustellen, dass es keine Lücken oder Überschneidungen in der Arbeit der Abteilungen gibt. Beispiele: Treffen und Berichte.

Diagonale Kommunikation

Entwickelt sich zwischen Personen unterschiedlicher Organisationsebenen, die keine direkte Abhängigkeit voneinander haben. Ziel ist Effizienz und Geschwindigkeit.

Nutzen: Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern mit unterschiedlichen Funktionen oder Aufgaben. Mehr Wissen über die organisatorischen Ziele.

Herausforderungen: Rivalität zwischen Abteilungen (Über-Identifikation mit den eigenen Zielen). Spezialisierung erschwert das Verständnis. Physische Barrieren entmutigen den Kontakt. Mangelnde Motivation. Formelle vertikale Kanäle werden ignoriert.

2. Informelle Kommunikation

Entsteht innerhalb der Organisation ohne Planung und außerhalb der offiziellen Kanäle. Sie ist nicht durch die strukturelle Hierarchie der Organisation definiert.

Bedeutung:

• Geschieht spontan aus sozialer Interaktion, unvermittelt durch Regeln.
• Ist befriedigender als die formelle Kommunikation.
• Beinhaltet Gefühle, Emotionen, Werte und Einstellungen.
• Ist ein Sicherheitsventil.
• Ist nicht linear organisiert, sondern erfolgt durch Cluster oder Gruppen, was zu ihrer raschen Verbreitung beiträgt.
• Informelle Kommunikationskanäle sind reaktiver als formelle.

Nutzen:

• Erleichtert soziale Interaktion.
• Ist ein effektiver Weg, um Ärger und Stress abzubauen.
• Ermöglicht Mitarbeitern, Langeweile freizusetzen.
• Ist eine Quelle für Feedback zur Orientierung.

Herausforderungen:

• Verzerrt gewöhnlich die Realität und verstärkt negative Aspekte.
• Fängt mehr Aufmerksamkeit ein als die formelle Kommunikation.
• Kann Entmutigung verursachen.
• Kann gefährlich sein, wenn sie nicht nur die organisatorische Umwelt beachtet.
• Kann zum Verlust guter Mitarbeiter führen.

Das Gerücht (Sonderform informeller Kommunikation)

Eine Aussage, die sich auf alltägliche Ereignisse bezieht, die so konstruiert ist, dass sie geglaubt wird, und die von einer Person zur anderen übertragen wird, in der Regel durch Mundpropaganda, ohne dass Daten ihre Richtigkeit belegen.

Ursachen:

• Situationen, die durch Spannung und Unsicherheit gekennzeichnet sind (Entlassungen, organisatorische Veränderungen).
• Themen, die Freunde betreffen (Förderung der Zusammenarbeit).
• Aktuelle Informationen, die außerhalb des normalen Kanals liegen.
• Jobs mit besserem Zugang zu Informationen.

Strategien zur Reduzierung von Gerüchten:

• Vor allem: Das Fehlen von Informationen beheben.
• Verwendung von Fakten: Mit einem glaubwürdigen und kompetenten Sender.
• Nutzung informeller Führungskräfte: Personen, die von Kollegen akzeptiert und respektiert werden.
• Den Ton spielen: Informationen über Stimmung, Gefühle und Wahrnehmungen von Mitarbeitern geben.

Kommunikationsnetzwerke

Das Kommunikationsnetz besteht aus einer Reihe von Kontakten zwischen den Komponenten der Organisation, die aufgrund ihrer kommunikativen Interaktionen existieren.

Formelle und informelle Netzwerke koexistieren innerhalb einer Organisation. Informelle Netzwerke bewegen sich in jede Richtung, überspringen Autoritätsebenen und erfüllen die sozialen Bedürfnisse der Mitglieder einer bestimmten Gruppe, was die Zielerreichung erleichtert.

Typen von Netzwerken

• Zentrale Netzwerke: Gruppenmitglieder kommunizieren über eine Person, die die zentrale Position einnimmt und dazu neigt, Entscheidungen für den Führer zu treffen und verantwortlich zu sein.
• Dezentrale Netzwerke: Einzelpersonen können mit mehreren Personen innerhalb der Gruppe kommunizieren und können in einem bestimmten Zeitraum an der Spitze stehen. Die Entscheidung wird geteilt.

Kommunikationsbarrieren

• Gefühle: Löschen rationale und objektive Denkprozesse und ersetzen sie durch emotionale Entscheidungen bei der Interpretation von Nachrichten.
• Informationsüberflutung (Information Overload): Der Umgang mit einer Fülle von Informationen, die die Verarbeitungskapazität eines Einzelnen übersteigt.
• Semantik: Die unterschiedlichen Bedeutungen von Wörtern und spezialisierten Fachbegriffen (Jargon), die der Sender verwenden kann, um die Einstellung des Empfängers falsch zu melden.
• Defensive Haltung: Wenn Menschen sich bedroht fühlen, reagieren sie auf eine Weise, die ihre Fähigkeit, ein gegenseitiges Verständnis zu erreichen, verringert.
• Filterung: Die bewusste Manipulation von Informationen, um sie für den Empfänger günstiger erscheinen zu lassen.
• Organisationsstruktur: In Unternehmen gibt es keine formalen Kanäle für die Äußerung von Informationen und Meinungen. Tritt auf, wenn das Unternehmen eine sehr starre Pyramidenstruktur hat oder die Unternehmenskultur das Sehen von Schwächen oder Kapazitätsmangel als negativ betrachtet.

Personalbeschaffung und -auswahl

Ziel der Personalbeschaffung

Der Prozess zielt darauf ab, potenzielle Kandidaten für die ausgeschriebene Stelle in ausreichender Menge und Qualität zu gewinnen, um eine Auswahl zu treffen und zu bestimmen, wer die aktuellen und künftigen Anforderungen der Stelle in einem bestimmten Unternehmen am besten erfüllt.

Gründe für die Gewinnung neuer Ressourcen

• Unternehmenserweiterung
• Schaffung neuer Stellen
• Organisation neuer Abteilungen
• Abgänge (Todesfälle, Rücktritte, Entlassungen)

Phasen des Auswahlprozesses

1. Vorbereitung: Analyse der Lage und der Berufsbilder.
2. Rekrutierung (Recruiting).
3. Screening/Vorauswahl.
4. Zentrale Prüfungen/Tests (falls ausgewählt).
5. Interviews.
6. Überprüfung der Referenzen.
7. Finale Phase (falls angenommen): Medizinische Untersuchung, Einarbeitung in die Position, Schulung und Probezeit, endgültiger Vertrag.

Bedeutung der Auswahl

Die Auswahl ist wichtig, um die größte Zahl an Bewerbern zu finden, die an der Position interessiert sind und den erwarteten Zeitrahmen einhalten.

Interne Personalbeschaffung

Rotations- und Transferpolitik

Dies ist der horizontale Jobwechsel innerhalb derselben oder einer anderen Abteilung. Führt normalerweise zu wirtschaftlichen Verbesserungen und einer Bereicherung des Arbeitsinhalts.

Beförderungspolitik

Unterstützt die vertikale Veränderung der Person. Impliziert wirtschaftliche und professionelle Verbesserung.

Vorteile der internen Beschaffung

• Kandidaten werden schnell identifiziert.
• Höhere Sicherheit und Validität, da der Werber die Kandidaten und das Arbeitsumfeld kennt.
• Motiviert Mitarbeiter.
• Möglichkeiten zur Entdeckung verborgener Talente.
• Niedrige Kosten.
• Geringe Investition an Zeit und Aufwand.
• Stimuliert gesunden Wettbewerb unter den Mitgliedern der Organisation.
• Verbesserung der beruflichen Leistung.

Nachteile der internen Beschaffung

• Kann fälschlicherweise Interessenkonflikte schaffen.
• Ständige Beförderungen aufgrund von Konkurrenz können dazu führen, dass Mitarbeiter die endgültige Position der Inkompetenz erreichen (Peter-Prinzip).
• Eine ständige Politik kann Mitarbeiter in ihrer Kreativität und Innovationsfähigkeit einschränken.
• Kann nicht global in der gesamten Gesellschaft angewendet werden.
• Kosten können entstehen, wenn der interne Kandidat die tatsächlichen Anforderungen (zumindest kurzfristig) nicht erfüllt.

Externe Personalbeschaffung

Quellen

• Anfragen und Angebote.
• Arbeitsämter.
• Ausbildungsstätten, Hochschulen, Berufsschulen.
• Berufsverbände und nicht-professionelle Verbände.
• Geschäftswettbewerb.
• HR-Berater.

Vorteile der externen Beschaffung

• Bringt neue Ideen ins Unternehmen.
• Erhöhte Zahl von Bewerbern.
• Nutzung von Investitionen in die Ausbildung, die in anderen Unternehmen getätigt wurden.

Nachteile der externen Beschaffung

• Dauer ist in der Regel hoch.
• Hohe Kosten.
• Kann weniger sicher sein als interne Beschaffung.
• Verursacht Frustration unter den Mitarbeitern der Organisation.
• Mögliche Beschwerden bezüglich des vergleichenden Lohnniveaus.

Anforderungen an die Auswahlpolitik

• Klarheit: Die Rechtsvorschriften müssen verständlich sein.
• Affinität und Konsistenz: Im Einklang mit der Politik, dem Design und den allgemeinen Zielen der Firma.
• Einhaltung: Im Einklang mit der Sozialpolitik und den geltenden arbeitsrechtlichen Bestimmungen.
• Flexibilität: Ermöglicht Anpassungen und Nuancen des jeweiligen Einzelfalls.
• Bekanntmachung: Muss allen Beteiligten durch die Medien innerhalb des Unternehmens übermittelt werden.

Auswahltests

• Professionelle Tests: Übungen, die versuchen, die Arbeitsbedingungen, in denen sich die Kandidaten befinden werden, zu reproduzieren. Wenig geeignet für Führungspositionen; notwendig, wenn die Aufgabe klar definiert und leicht zu kontrollieren ist.
• Psychotechnische Tests: Theoretische Übungen zur Beurteilung von Persönlichkeitsaspekten wie logischem Denken, numerischem oder sprachlichem Gebrauch oder einem bestimmten Aspekt des Bewerbers.
• Weitere Tests: Überprüfung der Kenntnisse, Graphologie, Gesellschaftsspiele.

Das Auswahlinterview

Konzept

Es ist das am weitesten verbreitete Screening-Tool, und seine Ergebnisse sind wichtig für die Entscheidungsfindung.

Zweck

Beurteilung der Eignung eines Kandidaten für eine konkrete Stellenausschreibung. Dem Bewerber Informationen über die Stelle geben. Es sollte ein gegenseitiger Austausch von Geschäftsinformationen sein, der beim Kandidaten ein Gefühl des Wohlwollens gegenüber dem künftigen Geschäftserfolg erzeugt.

Typen von Interviews

Nach Modus:

• Standardisiert oder Richtlinien-basiert.
• Frei oder nicht-Richtlinien-basiert.
• Gemischt oder semi-Richtlinien-basiert.

Nach Zeitpunkt:

• Vorrunde.
• Auswahl.
• Finale.

Nach beteiligten Personen:

• Einzelinterview.
• Panel-Interview (Systemsteuerung).
• Gruppeninterview.

Nach Grad der Spannung:

• Normal.
• Hart (Stressinterview).

Teamrollen (Belbin)

Konzept der Teamrollen

Es gibt neun Rollen mit unterschiedlichen Funktionen, die dazu beitragen, dass ein Team zuverlässig und leistungsstark wird.

Eine Rolle beschreibt Verhaltensmuster, die Individuen dazu neigen, am Arbeitsplatz zu zeigen und die zu sozialen Beziehungen beitragen.

Kategorien der Teamrollen

• Handlungsorientierte Rollen: Macher (Shaper), Umsetzer (Implementer), Perfektionist (Completer Finisher).
• Kommunikationsorientierte/Soziale Rollen: Koordinator (Coordinator), Wegbereiter (Resource Investigator), Teamarbeiter (Teamworker).
• Wissensorientierte Rollen: Denker (Plant/Brain), Beobachter (Monitor Evaluator), Spezialist (Specialist).

Alle Rollen sollten in einem Team vorhanden sein, oder zumindest muss von jeder der drei Kategorien (Wissen, Soziales, Handlung) eine Rolle vertreten sein. Eine Person kann mehrere Rollen ausfüllen.

Übersicht der Belbin Teamrollen