Managementsysteme: QMS, UMS, ASGM und Integration

Qualitätsmanagementsystem (QMS)

Ein Qualitätsmanagementsystem (QMS) ist ein Mechanismus zur Regelung der Verwaltung von Organisationen. Es befasst sich mit der Qualität der gelieferten Produkte oder Dienstleistungen, der Wirtschaftlichkeit der Prozesse und Abläufe, der Kundenzufriedenheit und der Zufriedenheit anderer Stakeholder sowie der kontinuierlichen Verbesserung der genannten Merkmale.

Qualitätsmanagementsysteme basieren auf zwei grundlegenden Prinzipien:

1. Planung der zuvor durchzuführenden Tätigkeiten.
2. Überwachung der Einhaltung des Zeitplans.

Ziel ist es, die Qualität von Produkten oder Dienstleistungen durch die Qualität der Prozesse zu gewährleisten. Das heißt: Wenn ein qualitativ hochwertiges Produkt durch die Umsetzung eines definierten, unveränderlichen Vorgangs erzielt wird, sollte die Wiederholung dieses Vorgangs ebenfalls zu hochwertigen Produkten führen, welche die Erwartungen der Kunden voll befriedigen.

Ein Qualitätsmanagementsystem ist daher eine Reihe von Verfahren, die den besten Weg zur Herstellung von Produkten festlegen. Diese Verfahren müssen überprüfbar sein und daher bestimmte Modelle oder Standards für Mindestanforderungen erfüllen. Dies bedeutet jedoch nicht, dass diese Bedingungen nicht durch den Willen der Organisation oder durch die spezifischen Anforderungen ihrer Kunden übertroffen werden können.

ISO 9000:2000 Normenfamilie

ISO 9001: Anforderungen an das QMS

ISO 9001 spezifiziert die Anforderungen an ein Qualitätsmanagementsystem. Sie ist anwendbar, wenn ein Vertrag zwischen zwei Parteien den Nachweis der Fähigkeit eines Lieferanten in der Konzeption, Entwicklung, Produktion, Installation und Wartung des gelieferten Produkts verlangt, um die Kundenzufriedenheit zu gewährleisten.

ISO 9002: (Historische) Anforderungen an Produktion und Installation

ISO 9002 spezifizierte die Anforderungen an ein Qualitätsmanagementsystem, das anwendbar war, wenn ein Vertrag zwischen zwei Parteien den Nachweis der Fähigkeit eines Lieferanten in der Produktion, Installation und dem Kundendienst des gelieferten Produkts zum Zwecke der Kundenzufriedenheit verlangte.

ISO 9003: (Historische) Anforderungen an Endkontrolle und Prüfung

ISO 9003 spezifizierte die Anforderungen an ein Qualitätsmanagementsystem, das anwendbar war, wenn ein Vertrag zwischen zwei Parteien den Nachweis der Fähigkeit eines Lieferanten in der Kontroll- und Abnahmeprüfung des gelieferten Produkts zum Zwecke der Kundenzufriedenheit verlangte.

Die ISO 9000-Normen erzwingen nicht automatisch die Annahme eines Standard-Qualitätsmanagementsystems, es sei denn, die Annahme einer bestimmten Organisationskultur oder Technologie ist erforderlich. Um die Akzeptanz für die meisten Unternehmen zu gewährleisten, bieten diese Standards eine breite Flexibilität bei der Umsetzung, zusammengefasst durch das Prinzip: „Dokumentiere, was du tust. Stelle sicher, dass du dokumentierst, was du tust.“

Grundsätze eines Qualitätsmanagementsystems

Die folgenden acht Grundsätze bilden die Basis eines Qualitätsmanagementsystems:

• Kundenorientierung: Organisationen hängen von ihren Kunden ab und sollten daher deren gegenwärtige und zukünftige Bedürfnisse verstehen, ihre Anforderungen erfüllen und sich bemühen, ihre Erwartungen zu übertreffen.
• Führung: Führungskräfte schaffen Einheit in Zielsetzung und Ausrichtung der Organisation. Sie sollten ein geeignetes internes Umfeld schaffen und aufrechterhalten, damit die Mitarbeiter voll in die Erreichung der Organisationsziele eingebunden werden können.
• Einbeziehung des gesamten Personals: Das Personal ist das Wesen einer Organisation. Seine volle Beteiligung ermöglicht es, die Fähigkeiten der Mitarbeiter zum Wohle der Organisation einzusetzen.
• Prozessorientierter Ansatz: Eine Tätigkeit, bei der Ressourcen eingesetzt und verwaltet werden, um die Umwandlung von Inputs (Eingängen) in Outputs (Ausgänge) zu ermöglichen, kann als Prozess betrachtet werden. Oft ist der Output eines Prozesses direkt der Input für den folgenden Prozess. Bei diesem Ansatz wird das gewünschte Ergebnis effizienter erreicht, wenn Tätigkeiten und damit zusammenhängende Ressourcen als ein Prozess verwaltet werden. Dies bietet den Vorteil der kontinuierlichen Kontrolle über die einzelnen Prozesse innerhalb des Systems sowie deren Kombination und Interaktion.
• Systemorientierter Managementansatz: Das Erkennen, Verstehen und Verwalten miteinander verknüpfter Prozesse als System trägt zur Effektivität und Effizienz der Organisation bei der Erreichung ihrer Ziele bei.
• Kontinuierliche Verbesserung: Die kontinuierliche Verbesserung der Gesamtleistung der Organisation sollte ein ständiges Ziel sein. Dies ist der wichtigste Punkt, der die Grundlage und Struktur des gesamten Standards definiert.
• Faktengestützter Ansatz zur Entscheidungsfindung: Effektive Entscheidungen basieren auf der Analyse von Daten und Informationen, um das Risiko zu senken.
• Gegenseitig vorteilhafte Lieferantenbeziehungen: Die Organisation und ihre Lieferanten sind voneinander abhängig. Eine für beide Seiten vorteilhafte Beziehung verbessert die Fähigkeit beider, Werte zu schaffen. Dies wird niemals als ein Unterlegen-Überlegen-Verhältnis betrachtet.

Kontinuierliche Verbesserung ist ein ständiges Ziel des Systems, um die Wahrscheinlichkeit der Steigerung der Kundenzufriedenheit und der Zufriedenheit anderer Beteiligter zu erhöhen.

Implementierungsprozess QMS (ISO 9000)

Der Implementierungsprozess folgt typischerweise diesen Schritten:

Idee → Entscheidung → Engagement → Kontrolle → Kontinuierliche Verbesserung → Aktion

Umweltmanagementsystem (UMS)

Ein Umweltmanagementsystem (UMS) ist ein Mechanismus zur Regulierung des Managements von Organisationen in Bezug auf die Einhaltung der geltenden Rechtsvorschriften bezüglich Emissionen und Einleitungen sowie zur Erreichung der umweltpolitischen Ziele der Organisation.

Umweltmanagementsysteme basieren auf zwei grundlegenden Prinzipien:

1. Planung der zuvor programmierten Situationen und Aktivitäten.
2. Überwachung der Einhaltung des Zeitplans.

Ziel ist es, die Sicherheit der Emissionen und Ableitungen durch die Angemessenheit der Einrichtungen und Aktivitäten zu erreichen. Letzteres wird durch ein Projekt und eine effiziente Wartung erreicht, während die Aktivitäten durch die Definition von Prozessen für die Mitarbeiter und die Notwendigkeit der Wiederholbarkeit und Verbesserbarkeit gewährleistet werden.

Ein Umweltmanagementsystem ist eine Reihe von Verfahren, die den besten Weg definieren, um Aktivitäten nachzugehen, die potenziell Auswirkungen auf die Umwelt haben. Dabei wurden bestimmte Muster oder Standards für die Mindestanforderungen an diese Verfahren festgelegt, was nicht bedeutet, dass diese Bedingungen nicht durch den Willen der Organisation oder durch die spezifischen Anforderungen ihrer Kunden übertroffen werden können.

ISO 14001: Ziele und Anforderungen

Es gibt mehrere Modelle von Umweltmanagementsystemen, aber die häufigste Form ist die ISO 14001:2004 (oder neuere Versionen), insbesondere zur Verwirklichung der folgenden Ziele:

• Ermittlung und Bewertung der Wahrscheinlichkeit und des Ausmaßes der Risiken, die sich aus Umweltproblemen für das Unternehmen ergeben.
• Bewertung der Auswirkungen der Unternehmensaktivitäten auf die Umwelt.
• Definition grundlegender Prinzipien, nach denen das Unternehmen seine Verantwortung gegenüber der Umwelt wahrnehmen muss.
• Festlegung kurz-, mittel- und langfristiger Umweltziele unter Abwägung von Kosten und Nutzen.
• Beurteilung der erforderlichen Ressourcen zur Erreichung dieser Ziele, Zuweisung von Zuständigkeiten und Festlegung von Budgets für Ausrüstung, Technologie und Personal.
• Entwicklung von Verfahren, um sicherzustellen, dass jeder Mitarbeiter dazu beiträgt, negative Auswirkungen auf die Umwelt zu minimieren oder zu beseitigen.
• Zuweisung von Verantwortlichkeiten und Anweisungen an die verschiedenen Ebenen der Organisation sowie Schulungen zur Steigerung der Effizienz.
• Messung der Leistung anhand der Normen und Ziele.
• Durchführung interner und externer Kommunikation der erzielten Ergebnisse, um alle Beteiligten zu besseren Ergebnissen zu motivieren.

Strategische Unternehmensführung

Eine angemessene Vorbereitung der Mittel erfordert die Verfolgung einer Strategie, die auf den folgenden Schritten basiert:

1. Definition des wahrscheinlichsten Szenarios, in dem die Aktivitäten der Organisation ablaufen werden.
2. Planung und Entwicklung von Prozessen, die am besten geeignet sind, um die besten Ergebnisse innerhalb des definierten Szenarios zu erzielen.
3. Bereitstellung menschlicher, materieller und intellektueller Ressourcen, um erfolgreich mit unvorhersehbaren variablen Ereignissen umzugehen.
4. Implementierung geeigneter Verfahren, um sich wiederholende Prozesse zu verbessern und das Wissensniveau durch das Lernen aus variablen Ereignissen zu steigern.

ISO 14000: Grundprinzipien

Alle Regeln der ISO 14000-Normenfamilie wurden auf der Grundlage der folgenden Grundsätze entwickelt:

• Sollten zu einem besseren Umweltmanagement führen.
• Sollten für alle Völker zugänglich sein.
• Sollten ein größeres Interesse der Öffentlichkeit und der Nutzer der Normen fördern.
• Müssen kostengünstig und flexibel sein, um den unterschiedlichen Bedürfnissen von Organisationen jeder Größe weltweit gerecht zu werden. Im Rahmen ihrer Flexibilität sollen sie den Zwecken der internen und externen Überprüfung dienen.
• Müssen sich auf wissenschaftliche Erkenntnisse stützen.
• Müssen praktisch, nützlich und brauchbar sein.

Implementierungsprozess UMS (ISO 14000)

Obwohl ISO 9000 und ISO 14000 für die ordnungsgemäße Implementierung von Managementsystemen unterschiedlicher Art (eines für Qualität, das andere für Umweltauswirkungen) entwickelt wurden, ist das Endergebnis in beiden Fällen Management. Es ist daher logisch, dass der Implementierungsprozess in fast allen seinen Teilen ähnlich ist und nur geringfügige Änderungen in der Vorgehensweise erforderlich sind. Der Prozess zur Einführung eines Umweltmanagementsystems (UMS), der zur ISO 14000-Zertifizierung führen kann, kann in denselben sechs Schritten entwickelt werden wie der Prozess zur Implementierung eines Qualitätsmanagementsystems.

Arbeitsschutz- und Gesundheitsmanagementsystem (ASGM)

Ein Arbeitsschutz- und Gesundheitsmanagementsystem (ASGM) oder System zur Prävention berufsbedingter Risiken ist ein Mechanismus zur Regulierung des Managements von Organisationen in Bezug auf die folgenden Aspekte:

• Durchsetzung der bestehenden Rechtsvorschriften über den Zustand der Anlagen in Verbindung mit den Ursachen für mögliche Risiken.
• Die vollständige Beseitigung von Gefahren am Arbeitsplatz in der Organisation.

Die ASGM basieren auf zwei grundlegenden Prinzipien:

1. Planung der zuvor programmierten Situationen und Aktivitäten.
2. Überwachung der Einhaltung der Programmierung.

Ziel ist der umfassende Schutz der Gesundheit und des Lebens der Arbeitnehmer und anderer Personen. Dies wird durch die Angemessenheit der betreffenden Anlagen (mittels Projekt und effizienter Wartung) und durch Aktivitäten erreicht, die durch die Definition von Prozessen für die Mitarbeiter und die Notwendigkeit der Wiederholbarkeit und Verbesserbarkeit gewährleistet werden.

Ein Arbeitsschutz- und Gesundheitsmanagementsystem (ASGM) ist daher eine Reihe von Verfahren, die den besten Weg definieren, um Aktivitäten nachzugehen, die Unfälle oder Berufskrankheiten verursachen könnten. Dabei wurden bestimmte Muster oder Standards für die Mindestanforderungen an diese Verfahren festgelegt, was nicht bedeutet, dass diese Bedingungen nicht durch den Willen der Organisation oder durch die spezifischen Anforderungen ihrer Kunden übertroffen werden können.

Integrierte Managementsysteme (IMS)

Bei der Einführung eines Integrierten Managementsystems (IMS) sollten drei wesentliche Aspekte berücksichtigt werden: die organisatorische Struktur sowie die dynamischen und statischen Aspekte. Diese beziehen sich auf die Beschreibung des Unternehmens und die Vorbereitung des Systems. Es müssen die Prozesse definiert werden, die durchgeführt werden, um sicherzustellen, dass die Organisation ihr Ziel erreicht, die Ziele erreicht werden, wie die Organisation strukturiert ist, wer die Führungskräfte sind, sowie die Bedingungen für den Wettbewerb, die Schulung der Mitarbeiter und die internen Kommunikationsbeziehungen.

Organisatorische, dynamische und statische Aspekte

Die dynamischen Aspekte sind charakteristisch für die Vorbereitung und Umsetzung von Prozessen und des Qualitätsmanagements, da sie die Aktivitäten des Personals definieren, sowohl bei der Durchführung der Arbeiten als auch bei der Überwachung der Ergebnisse.

Die statischen Aspekte sind charakteristisch für das Umweltmanagement sowie die sicherheitstechnischen und arbeitsmedizinischen Bereiche. Sie beschreiben hauptsächlich die Situation, in der Einrichtungen so angeordnet sein müssen, dass sie weder für das Personal noch für die Umgebung aggressiv sind, sowie die Schutzmechanismen, die genutzt werden müssen, um Aggressivität zu beseitigen oder zu verringern.

Der gesamte Prozess wird durch sechs Schlüsselwörter repräsentiert: Idee, Entschlossenheit, Engagement, Leistung, Steuerung und kontinuierliche Verbesserung.

Organisatorische Aspekte

• Identifikation und Definition der Organisation und Struktur
• Management-Engagement
• Zielsetzung
• Kommunikationssystem
• Dokumentation und Schulung

Dynamische Aspekte

• Einkauf von Waren und Dienstleistungen
• Entwicklung und Produktanforderungen
• Produktrealisierung
• Messung und Prozesssteuerung
• Kontrolle fehlerhafter Ware
• Verbesserungsmaßnahmen
• Interne Audits

Statische Aspekte

• Bereitstellung und Durchführung der staatlichen Ressourcen und Infrastruktur
• Emissionskontrolle
• Abfallwirtschaft und Produktsicherheit
• Analyse, Risikobewertung und -kontrolle
• Zuteilung von persönlicher Schutzausrüstung
• Zustand der Maschinen und Geräte
• Schutzmaßnahmen

Überlegungen zur Implementierung eines IMS

Eine Organisation, die ein Integriertes Managementsystem einführen möchte, muss die folgenden Aspekte berücksichtigen:

• Die Organisation muss sich intern genau kennen, das Umfeld, in dem sie tätig ist, verstehen und klare, verständliche Ziele in Bezug auf die Gesellschaft und die erwarteten Ergebnisse haben.
• Bei der Implementierung eines IMS wird jede Organisation auf eine Vielzahl von Hindernissen stoßen, die auf Schwächen in ihrer Struktur, Angst vor Veränderungen und einen anfänglichen Anstieg der Kosten (die niedriger sein werden, wenn bereits eines der Gründungs-Managementsysteme implementiert ist) zurückzuführen sind.
• Um die Implementierung eines IMS zu starten, ist es, wie im Fall eines einzelnen Managementsystems, unerlässlich, die Geschäftsleitung der Organisation davon zu überzeugen, dass dies für sie von Vorteil ist. Nur wenn die Geschäftsleitung dies für ratsam hält, wird der lange und intensive Prozess, der erforderlich ist, begonnen.
• Die primäre Motivation muss von der festen Überzeugung herrühren, dass die Implementierung des IMS der Organisation langfristig in Bezug auf Rentabilität und Entwicklung nutzen wird.
• Das Erreichen der Zertifizierung durch eine akkreditierte Stelle wird oft überbetont und sollte von untergeordneter Bedeutung sein.
• Es ist ein Irrglaube, dass die Implementierung eines IMS nur in großen Organisationen möglich ist, da dort ausführliche Dokumentationen zur Verfügung stehen, während es in kleinen Organisationen schwierig erscheint. Dieses Konzept ist falsch und muss korrigiert werden.

Gemeinsamkeiten der Managementsysteme (QMS, UMS, ASGM)

In diesen Managementsystemen gibt es eine Verpflichtung und Führung durch das Management. Nur wenn die Führung der Organisation dem Erfolg verpflichtet ist, kann dieser erreicht werden.

• Diese Managementsysteme sind in einen Prozess der Innovation und kontinuierlichen Verbesserung (PDCA-Zyklus) eingebunden.
• Sie stützen sich in erster Linie auf vorbeugende Maßnahmen statt auf korrigierende Maßnahmen.
• Sie gelten in allen Phasen des Lebenszyklus von Produkten und in allen Phasen des Produktionsprozesses.
• Sie müssen messbar sein. Sie sind nur wirksam, wenn sie in der Lage sind, die aktuelle Situation und die angestrebte Entwicklung zu messen und zu bewerten. In allen drei Systemen werden ähnliche und identische Bewertungs- und Messtechniken verwendet.
• Alle drei Systeme erfordern das Engagement und die Beteiligung aller Mitarbeiter der Organisation. Ohne die Beteiligung des gesamten Personals in den Bereichen Qualität, Umwelt oder Sicherheit wäre es schwierig, Erfolg zu erzielen, da es sich um kontinuierliche Prozesse handelt, die in die gesamte Struktur der Organisation integriert sind.
• Schulung ist der primäre Schlüssel dafür, dass diese Managementsysteme in Organisationen entwickelt werden.

Vorteile eines Integrierten Managementsystems

Die Einführung eines Integrierten Managementsystems ermöglicht es der Organisation, ihr Engagement gegenüber allen Beteiligten und nicht nur gegenüber dem Kunden zu demonstrieren. Ein IMS deckt alle Aspekte des Geschäfts ab, von der Produktqualität und dem Kundenservice bis hin zur Aufrechterhaltung eines akzeptablen Zustands in Bezug auf Umweltschutz, Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz. Die wichtigsten Vorteile, die sich aus der Implementierung eines IMS im Unternehmen ergeben, sind:

• Verbesserte Effizienz und Effektivität der Organisation durch gute Anpassung an die Marktbedürfnisse.
• Verbesserte Beziehungen zu Lieferanten, indem diese in die Philosophie der Qualität einbezogen werden.
• Minimierung der Fehlerquote, Steigerung des wirtschaftlichen Nutzens und erhebliche Reduzierung der Nicht-Qualitätskosten.
• Rückgang der Kosten für Garantie und Service sowie der Anzahl und Bedeutung von Kundenreklamationen.
• Steigerung der Leistung, Qualifikation und Schulung der Mitglieder der Organisation, sowohl als Einzelpersonen als auch als Teams.
• Verbesserte Arbeitsmoral und Motivation der Mitarbeiter, die als Teilnehmer und Entscheidungsträger an der kontinuierlichen Verbesserung der Organisation beteiligt sind.
• Erzielung eines Bewusstseins für den Umweltschutz auf allen Ebenen und Schaffung einer sicheren Arbeitsumgebung für alle Mitglieder der Organisation.
• Erhebliche Einsparung von Ressourcen bei der Entwicklung und Implementierung des IMS sowie geringere Investitionen, als sie für die unabhängige Zertifizierung der Prozesse erforderlich wären.
• Verbesserung der Beschäftigungsmöglichkeiten, da international zertifizierte Organisationen weltweit Anerkennung finden und gleichzeitig die aktuellen Marktanforderungen erfüllen.