Methoden der Systemanalyse: Datenerhebung, Sampling & Interviews

Rolle der Operations-Mitarbeiter

Operations-Mitarbeiter sind verantwortlich für das Rechenzentrum, das Telekommunikationsnetz, die Sicherheit von Hard- und Software, die Umsetzung von Programmen, das Verwalten von Druckern usw.

Der Analytiker muss die Einschränkungen des neuen Systems erkennen, die auf der verfügbaren Technologie basieren.

Leitlinien für die Durchführung einer Erhebung

• Ermittlung von Problemen, Chancen und Zielen
• Start eines Projekts
• Analyse der Probleme innerhalb der Organisation

Sammeln von Informationen und Techniken: Sampling (Stichprobenziehung)

Jede Methode der Informationserfassung erfordert die Entscheidung, was und wen man untersuchen oder beobachten soll. Der Systemanalytiker trifft diese Entscheidungen basierend auf einem definierten Ziel. Ausgehend von diesem Ziel werden systematisch repräsentative Elemente einer Population ausgewählt. Dies wird als Probenahme (Sampling) bezeichnet.

Ziele der Datenerhebung und Personenauswahl

Es gibt vier Hauptziele bei der Probenahme von Daten und der Auswahl von Personen für Interviews, Umfragen und Beobachtungen:

• Kostenreduzierung der Datenerhebung
• Geschwindigkeit der Datenerfassung (Speed Data Collection)
• Verbesserung der Effizienz der Datenerhebung
• Risikoreduzierung der Daten

Sampling Design (Stichprobenplanung)

Vier Schritte zur Erreichung eines guten Designs:

1. Festlegung und Beschreibung der zu erhebenden Daten.
2. Identifizierung der Population, aus der die Stichprobe gezogen werden soll.
3. Auswahl der Art der Stichprobe.
4. Festlegung der Größe der Stichprobe.

Arten von Stichproben

Die wichtigsten Arten von Stichproben sind:

• Convenience Sampling (Proben der Bequemlichkeit)
• Purposive Sampling (Gezielte Auswahl/Hits beabsichtigt)
• Einfache Zufallsstichproben
• Komplexe Stichproben (umfasst systematische, geschichtete und Cluster-Proben)
• Systematische Proben
• Geschichtete Proben (Stratified Sampling)
• Cluster-Proben (Proben Gemeinden)

Analyse von Forschungsdaten und Dokumenten

Forschungsdaten geben Aufschluss über den spezifischen historischen Standort der Organisation und die Entwicklung ihrer Mitglieder. Dokumente sollten sowohl quantitative als auch qualitative Aspekte analysieren:

Quantitative Dokumente

Dazu gehören Corporate Berichte, Berichte zur Entscheidungsfindung, Performance-Berichte und Formulare.

Qualitative Dokumente

Ihre Analyse ist wichtig, um zu verstehen, wie die Mitglieder der Organisation in den Organisationsprozess eingebunden sind. Dazu gehören Memos, Aushänge an Brettern und in Arbeitsbereichen, sowie betriebliche Verfahren und Richtlinien.

Das Interview als Datenerhebungsmethode

Arten von Informationen, die während des Interviews erhalten werden

• Ziele
• Bewertungen/Einschätzungen
• Einstellungen/Gefühle
• Informelle Verfahren

Planung des Interviews: Fünf Schritte

1. Vorbereitung und Recherche (Zum Nachlesen)
2. Festlegung der Ziele des Interviews
3. Auswahl der Befragten
4. Vorbereitung der Befragten
5. Auswahl der Art und Struktur der Fragen

Die zwei grundlegenden Arten von Fragen sind offene und geschlossene Fragen.

Eine geschlossene Antwortart ist die bipolare Reaktion. Diese bietet nur zwei Alternativen, wie zum Beispiel Ja/Nein oder Wahr/Falsch.

Nachfragen (Probing)

Eine dritte Art der Fragestellung ist das Nachfragen (Probing). Die einfachste Form des Nachfragens ist die Frage: „Warum?“. Das Ziel des Nachfragens ist es, über die erste Reaktion hinauszugehen, um tiefere Bedeutung zu erlangen, die Punkte des Interviewten zu klären oder zu erweitern.

Logische Reihenfolge und Struktur der Fragen

Pyramidenstruktur

Diese Struktur wird verwendet, wenn der Befragte zunächst in das Thema eingeführt werden muss. Pyramidenstrukturen beginnen mit einer konkreten Frage und schließen mit einer allgemeinen Frage ab.

Trichterstruktur

Die Trichterstruktur beginnt mit allgemeinen Fragen und geht dann zu spezifischen Fragen über, wobei sie mit einer bestimmten Frage abschließt.

Diamantstruktur

Diamantstrukturen beginnen mit einer konkreten Frage und schließen mit einer bestimmten Frage ab.

Der Fragebogen: Art der erbetenen Informationen

Fragebögen sind eine Technik zur Informationssammlung, die es dem Systemanalytiker ermöglicht, Einstellungen, Überzeugungen, Verhaltensweisen und Merkmale mehrerer wichtiger Personen in der Organisation zu untersuchen, die von den aktuellen und vorgeschlagenen Systemen betroffen sein könnten.