Microsoft Access 2000: Abfragen und Berichte erstellen

Abfragen in Access 2000 erstellen und verwalten

In Access 2000 wird bei der Suche nach Datensätzen nicht zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden (nicht case-sensitive).

Speichern einer Abfrage

1. Speichern Sie die Abfrage mit einem Klick auf die Schaltfläche Speichern.
2. Es erscheint ein Dialogfeld, in dem Sie den Namen der Abfrage eingeben können.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche OK.
4. Um die Abfrage zu beenden, klicken Sie auf die Schaltfläche Schließen.

Ausführen einer Abfrage

Wir können eine Abfrage entweder aus der Entwurfsansicht oder direkt aus dem Datenbankfenster ausführen.

Ausführung über das Datenbankfenster

1. Wählen Sie die Abfrage aus, die ausgeführt werden soll.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Öffnen im Datenbankfenster.

Ausführung über die Entwurfsansicht

Klicken Sie auf die Schaltfläche in der Symbolleiste.

Wenn wir die Ergebnisse einer Abfrage sehen, betrachten wir tatsächlich einen Teil der Tabelle, der die genannten Kriterien erfüllt. Daher werden Datenänderungen in dieser Ansicht direkt in der verknüpften Tabelle gespeichert.

Abfragedesign modifizieren

Wenn Sie das Design einer Abfrage ändern möchten, gehen Sie wie folgt vor:

1. Markieren Sie im Datenbankfenster die zu ändernde Abfrage.
2. Klicken Sie auf das Abfrage-Objekt auf der rechten Seite des Fensters.
3. Wählen Sie die zu ändernde Tabelle aus.
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Entwurf des Datenbankfensters.

Berichte in Access 2000

Berichte werden verwendet, um Daten aus einer Tabelle oder Abfrage professionell für den Druck zu präsentieren. Der grundlegende Unterschied zu Formularen besteht darin, dass Daten in Berichten nur angezeigt oder gedruckt werden können (nicht editierbar). Zudem lassen sich Informationen in Berichten leichter gruppieren und Gesamtsummen bilden.

Einen neuen Bericht erstellen

Positionieren Sie sich im Datenbankfenster und wählen Sie den Reiter Berichte. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu. Es öffnet sich ein Fenster mit verschiedenen Optionen:

• Entwurfsansicht: Öffnet einen leeren Bericht, in dem Sie Objekte manuell einfügen. Diese Methode wird selten genutzt, da Assistenten meist schneller zum Ziel führen.
• Berichts-Assistent: Führt Sie Schritt für Schritt durch die Erstellung des Berichts.
• AutoBericht: Erstellt automatisch einen neuen Bericht, der alle Daten der gewählten Tabelle oder Abfrage enthält.

Varianten des AutoBerichts

Je nach gewählter Option werden die Daten unterschiedlich präsentiert:

• AutoBericht (Einspaltig): Jeder Datensatz wird untereinander auf einer Seite dargestellt.
• AutoBericht (Tabellarisch): Zeigt mehrere Datensätze pro Seite in Zeilenform an.

Um diese Optionen zu nutzen, wählen Sie zuvor die Tabelle oder Abfrage als Datenquelle aus. Nach der Auswahl des Typs übernimmt Access den Rest der Gestaltung.

Weitere Assistenten für Berichte

• Diagramm-Assistent: Unterstützt Sie Schritt für Schritt bei der Erstellung grafischer Darstellungen.
• Etiketten-Assistent: Hilft Ihnen bei der Erstellung von Etiketten für den Druck.