Microsoft Access Grundlagen: Datenbanken, Tabellen, Abfragen und Berichte

Microsoft Access: Datenbankverwaltung leicht gemacht

Microsoft Access ist eine Software zur Erstellung von Datenbanken und zur Verwaltung von Informationen. Damit können Sie Daten in Tabellen organisieren, Beziehungen zwischen ihnen erstellen, Abfragen durchführen, Formulare für die Dateneingabe nutzen und Berichte zur Präsentation erstellen. Dateierweiterung: .ACCDB

Bestandteile der Access-Oberfläche

Die Hauptbereiche von Access umfassen:

• Titelleiste: Enthält den Namen des Programms und die aktuell geöffnete Datei. An der Seite befinden sich die Optionen zum Minimieren, Maximieren und Schließen.
• Symbolleiste für den Schnellzugriff (Shortcut): Bietet Zugriff auf die häufigsten Operationen (Speichern, Rückgängig machen).
• Menüband (Ribbon): Enthält alle Programmoptionen und Registerkarten, gruppiert nach Kategorien, mit Schaltflächen und Menüs.
• Registerkarte „Datei“: Bietet Optionen für das Programm selbst und zeigt zusätzliche Informationen sowie direkte Befehle an.
• Statusleiste: Befindet sich am unteren Rand und gibt Auskunft über das aktuell aktive Fenster oder die Ansicht.

Grundlegende Datenbankobjekte

Die wichtigsten Datenbankobjekte sind:

• TABELLEN: Dienen dazu, Informationen zu einem bestimmten Thema zu speichern. Sie enthalten Felder, in denen Daten wie Namen, Adressen usw. gespeichert werden. Die Eingabe von Daten für dasselbe Objekt in einer Zeile wird als Datensatz bezeichnet.
• ABFRAGEN (QUERIES): Ermöglichen die gezielte Ansicht von Daten aus Tabellen, wobei spezifische Bedingungen zur Extraktion der Daten angewendet werden können.

FORMULARE: Dienen zur Anzeige, Eingabe und Änderung von Daten in Tabellen. BERICHTE: Dienen zur Formatierung, Berechnung und Zusammenfassung von Daten. Sie werden meist in gedruckter Form ausgegeben.

Entwurfsansicht (Design View)

In der Entwurfsansicht definieren Sie die Spalten (Felder) der Tabellen und andere Eigenschaften. Hier legen Sie den Namen der Tabelle fest und sehen das Gitter, in dem die Spalten definiert werden. Unten links befinden sich Registerkarten zur Definition der Feldeigenschaften, rechts gibt es eine Hilfe. In Zeile 1 geben Sie den Namen des ersten Feldes ein, in Zeile 2 den Datentyp (standardmäßig Text) und in Zeile 3 eine Beschreibung (optional).

Datentypen von Feldern

• TEXT: Für Zeichen, Ziffern und Sonderzeichen (z. B. Namen, Adressen).
• MEMO: Für längere Texte als 255 Zeichen (Erklärungen oder Kommentare).
• ZAHL: Numerische Daten für mathematische Berechnungen.
• DATUM/UHRZEIT: Zur Speicherung von Zeiten und Daten von 100 n. Chr. bis 9999.
• WÄHRUNG: Für Geldbeträge und numerische Daten in Berechnungen, bis zu 4 Dezimalstellen.
• AUTOINCREMENT: Eine fortlaufende Nummer, die Access automatisch bei jedem neuen Datensatz zuweist.
• JA/NEIN: Speichert Werte mit zwei Zuständen (Ja/Nein, Richtig/Falsch, An/Aus).
• OLE-Objekt: Binäre Daten (z. B. Excel-Tabelle, Word-Dokument).
• HYPERLINK: Eine Kombination aus Text/Zahl, die als Hyperlink-Adresse dient.
• ANHANG: Dateien, Bilder, Grafiken, Tabellen. Bietet mehr Leistung und Flexibilität als OLE-Objekte.
• BERECHNET: Sein Wert ist das Ergebnis einer arithmetischen oder logischen Operation mit Daten aus anderen Feldern.

QBE-Raster (Abfrage-Entwurf)

Bereiche im Abfrage-Entwurfsfenster (QBE):

• Feld: Hier wird das Feld oder eine Berechnung angegeben, die verwendet werden soll.
• Tabelle: Zeigt den Namen der Tabelle an, aus der das Feld stammt.
• Sortieren: Wird verwendet, um die Zeilen zu sortieren.
• Anzeigen: Steuert, ob das Ergebnis des Feldes angezeigt wird.
• Kriterien: Hier werden die Bedingungen festgelegt, welche Datensätze im Abfrageergebnis erscheinen sollen.
• Oder: Diese und die folgenden Zeilen werden verwendet, um Bedingungen zu verknüpfen (ODER-Verknüpfung).

Formulare werden verwendet, um Bildschirme zur Anzeige und Bearbeitung von Datensätzen in einer Tabelle oder Abfrage zu definieren.

Formularerstellung

1. Öffnen Sie den Formular-Assistenten (Registerkarte „Formulare“).

Wählen Sie die Tabelle oder Abfrage aus und fügen Sie die gewünschten Felder mit Pfeilen hinzu. Klicken Sie auf „Weiter“. Es erscheint ein Bildschirm zur Auswahl des Layouts (Spalten, Tabellarisch, Datenblatt oder Ausgerichtet). Klicken Sie auf „Weiter“. Wählen Sie den gewünschten Stil und geben Sie dem Formular einen Namen. Schließen Sie den Assistenten ab. Sie können wählen, ob das Formular zur Anzeige/Dateneingabe oder zur Bearbeitung des Designs geöffnet werden soll. Wenn die Entwurfsansicht gewählt wird, können Sie das Aussehen des Formulars ändern.

Feldeigenschaften

Wichtige Feldeigenschaften:

• Primärschlüssel (Primary Key): Stellt einen eindeutigen Wert für jede Zeile der Tabelle bereit und dient als Datensatz-Identifikator. Es kann nur ein Primärschlüssel oder eine Gruppe von Feldern als Primärschlüssel zugewiesen werden.
• Feldgröße: Bestimmt bei Textfeldern die maximale Anzahl der Zeichen. Bei numerischen Feldern gibt es Optionen wie Ganzzahl, Long Integer, Einzel, Doppel und Dezimal.
• Format: Wird verwendet, um festzulegen, wie die Daten auf dem Bildschirm oder in einem Bericht präsentiert werden. Kann bei allen Datentypen außer OLE, Hyperlink und Anhang festgelegt werden.
• Dezimalstellen: Legt die Anzahl der Dezimalstellen für numerische Datentypen, AutoWert oder Währung fest.
• Eingabeformat: Dient zur Steuerung der Werte, die Benutzer eingeben dürfen.
• Beschriftung (Titel): Definiert, wie der Feldname als Überschrift angezeigt werden soll.
• Standardwert: Ein Wert, der automatisch gespeichert wird, wenn kein anderer Wert eingegeben wird.
• Validierungsregel: Ermöglicht die Steuerung der Dateneingabe nach bestimmten Kriterien.
• Validierungstext: Der Text, der angezeigt wird, wenn ein Wert eingegeben wird, der die Validierungsregel nicht erfüllt.
• Erforderlich: Legt fest, ob ein Feld ausgefüllt werden muss (Ja) oder nicht (Nein).
• Nullwerte zulassen (Zero Length): Steuert, ob leere Werte eingegeben werden dürfen.
• Indizierung: Es ist sinnvoll, einen Index für ein einzelnes Feld festzulegen, um die Suche zu beschleunigen.

Beziehungen (Relationships)

BEZIEHUNGEN: Ermöglichen die gleichzeitige Nutzung von Daten aus mehreren Tabellen.

• Eins-zu-Eins: Wenn ein Datensatz in der einen Tabelle nur mit einem einzigen Datensatz in der anderen Tabelle verknüpft werden kann.
• Eins-zu-Viele: Wenn ein Datensatz in der einen Tabelle mit mehreren Datensätzen in der anderen Tabelle verknüpft werden kann, aber ein Datensatz in der zweiten Tabelle nur mit einem einzigen Datensatz in der ersten Tabelle verknüpft ist.
• Viele-zu-Viele: Wenn ein Datensatz in der einen Tabelle mit mehr als einem Datensatz in der anderen Tabelle verknüpft werden kann.

Arten von Abfragen

Arten von Abfragen:

• Auswahlabfrage (Selection): Extrahiert oder zeigt Daten an, die bestimmte Kriterien erfüllen, und ermöglicht deren Änderung.
• Aktion: Führt Änderungen an Datensätzen durch. Es gibt verschiedene Arten: Löschen, Aktualisieren, Anhängen und Tabellen erstellen.
• • Löschen (Delete): Entfernt Datensätze aus einer Tabelle, die den angegebenen Suchkriterien entsprechen.
  • Tabellen erstellen (Make-Table): Erstellt eine neue Tabelle mit den Datensätzen, die den Suchkriterien entsprechen.
  • Anfügen (Append): Fügt Datensätze, die den Suchkriterien entsprechen, an eine bestehende Tabelle an.
  • Aktualisieren (UPDATE): Ändert die Werte in Feldern von Datensätzen, die den Suchkriterien entsprechen.
• SQL-Abfragen: Können nicht über das QBE-Raster definiert werden, sondern direkt in SQL (z. B. für Verknüpfungen).
• Parameterabfrage: Ein Parameter funktioniert ähnlich wie ein Feld, aber der gespeicherte Wert wird vom Benutzer bei der Ausführung der Abfrage eingegeben.
• Mehrfeld-Abfrage (Multitable Query): Eine Abfrage, die Daten aus mehreren Tabellen abruft. Hierbei müssen im Entwurfsfenster die beteiligten Tabellen angegeben werden.
• Zusammenfassungsabfragen (Summary Queries): Die resultierenden Zeilen sind eine Zusammenfassung der Quellzeilen in der Abfrage. Dies wird durch Klicken auf die Schaltfläche FUNKTIONEN im Entwurfsfenster erreicht, was eine Zeile hinzufügt, in der die Aggregatfunktionen definiert werden. Die Aggregatfunktionen ermöglichen es, ein Ergebnis basierend auf den Werten einer Spalte zu erhalten (z. B. Summe, Durchschnitt, Standardabweichung, Varianz, Minimum, Maximum, Anzahl). Die Option Gruppieren nach definiert die Spalten für die Gruppierung. Ohne diese Option ergibt die Abfrage nur eine einzige Ergebniszeile, und die Berechnungen basieren auf allen Quelldatensätzen.

Berichte werden verwendet, um Daten aus einer Tabelle oder Abfrage darzustellen, typischerweise zum Drucken. Der Unterschied zu Formularen besteht darin, dass Daten in Berichten nur angezeigt oder gedruckt werden (keine Änderung möglich) und Berichte einfacher gruppiert oder gruppierte Gesamtergebnisse angezeigt werden können.

Berichtserstellung

1. Öffnen Sie den Bericht-Assistenten (Registerkarte „Berichte“).

Wählen Sie die Tabelle oder Abfrage aus und fügen Sie die gewünschten Felder hinzu. Klicken Sie auf „Weiter“. Es erscheint ein Bildschirm zur Auswahl der Gruppierungsebenen. Fügen Sie das gewünschte Feld zur Gruppierung hinzu und klicken Sie auf „Weiter“. Wählen Sie die Sortierreihenfolge für die Datensätze. Wählen Sie zuerst das Feld, nach dem sortiert werden soll, und die Reihenfolge (aufsteigend oder absteigend). Sie können nach bis zu 4 Feldern sortieren. Wählen Sie das Layout für die Datenanzeige (z. B. gestuft, blockweise oder Schema) und die Ausrichtung (vertikal oder horizontal). Sie können die Option aktivieren, die Feldbreite anzupassen, damit alles auf eine Seite passt. Geben Sie den Titel des Berichts ein und schließen Sie den Assistenten ab. Sie können wählen, ob der Bericht angezeigt oder im Entwurfsmodus geöffnet werden soll.