Optimale Gestaltung von Meetings und Verhandlungen: Struktur, Ziele und Herausforderungen

Elemente der Sitzung: Teilnehmer und Zeit

Teilnehmer: Ideal sind 5–7 Personen. Maximal 10 Personen.

Zeit: Nach Bedarf festlegen.

Thema und Zweck des Treffens

Klare Definition der Agenda.

Der Ort

Der physische Raum sollte nicht zu groß sein und muss angemessen klimatisiert werden.

Ziele des Treffens

Informativ:

Übermittlung von Informationen für die Arbeit und Problemlösung.

Deliberativ/Advisory:

Untersuchung der Probleme des Teams, um Vorschläge zu erarbeiten und zu studieren.

Formativ:

Übertragung von Informationen an die Teilnehmer zur Weiterbildung.

Entscheider:

Die Entscheidungsfindung über eine aufgeworfene Frage.

Klassifizierung nach Teilnehmeranzahl

Kleine Gruppe (3–7 Personen):

• Erreichen von Effizienz.
• Entscheidungen sind leicht zu treffen.

Mittlere Gruppe (8–20 Personen):

Eignet sich nicht gut für Entscheidungen.

Große Gruppe (20–40 Personen):

Übermittlung von Informationen und Sammlung von Vorschlägen.

Versammlung (+40 Personen):

Dient der Erreichung spezifischer Versammlungsziele.

Klassifizierung nach Informationsfluss (By Content)

Absteigende Information (Descending):

Von Führungskräften/Direktoren an die Mitarbeiter.

Aufsteigende Information (Ascending):

Von den Teilnehmern des Treffens an die Organisatoren.

Horizontale Information:

Zwischen Personen mit der gleichen Stellung im Unternehmen.

Arten von Treffen

Formelles Treffen:

Frühzeitig etabliert und strukturiert.

Informelles Treffen:

Zum Beispiel eine Tasse Kaffee mit einem Freund.

Phasen eines Meetings

Planung:

• Festlegung der Bedürfnisse und Ziele.
• Erstellung der Agenda.
• Auswahl der Teilnehmer und des Veranstaltungsortes.
• Vorbereitung der Agenda, Ziele, Ort und Zeit.

Durchführung (Meeting):

• Wichtige Rolle des Moderators.
• Lesen der Tagesordnung.
• Generierung einer Zusammenfassung der erreichten Schlussfolgerungen am Ende.
• Überprüfung der Ergebnisse auf eventuelle Probleme.

Schwierigkeiten in Meetings

Mangelndes Engagement:

Verspätungen, frühes Verlassen der Sitzung.

Unkooperative Haltung:

Teilnehmer geben ihre Meinung nicht preis. Es müssen Räume für Meinungsäußerungen geschaffen werden.

Lange Dauer der Sitzung:

Es werden maximal 90 Minuten empfohlen.

Mangelnde Kontrolle der Agenda:

Der Moderator muss die Agenda aufbauen und deren Einhaltung sicherstellen.

Mangelnde Umsetzung von Themen:

Vereinbarungen aus der Sitzung müssen dokumentiert werden (Notizen zu Vereinbarungen).

Handeln (Dealing/Verhandlung)

Der Prozess, durch den beide Parteien in der Lage sind, ein gemeinsames Thema zu lösen oder Probleme zu klären. Deals werden geschlossen, um individuelle oder kollektive Vorteile zu erzielen und die Ergebnisse an den gegenseitigen Interessen auszurichten.

Elemente der Verhandlungen

Subjekt und Parteien der Verhandlung:

Die Personen, die die beiden Parteien bei den Verhandlungen vertreten.

Gesprächsthema:

Der Gegenstand, auf den sich die Verhandlung bezieht.

Kontroverse:

Die Situation gegensätzlicher Positionen zwischen den Parteien bezüglich des gemeinsamen Themas. Wenn keine Kontroverse existiert, wäre keine Verhandlung nötig, da beide die gleichen Interessen teilen.

Abschluss der Verhandlungen:

Erste Einigung oder keine Einigung.

Typen des Handelns (Business)

Entwickelt für Arbeitnehmer am Arbeitsplatz zur Vertretung der Gesellschaft und ihrer Interessen.