Optimierung von Beschaffung und Lagerverwaltung: Prozesse

Beschaffungsmanagement und Materialversorgung

Unternehmen benötigen Materialien sowohl zur Herstellung von Gütern als auch zur Erbringung von Dienstleistungen. Die Beschaffungsfunktion stellt alle für den Betrieb notwendigen Materialien auf dem kostengünstigsten Weg und Just-in-Time bereit. Daher müssen die geplanten Mengen jederzeit unter Anwendung wirtschaftlicher Rentabilitätskriterien beschafft werden, wobei gute Beziehungen zu den Lieferanten essenziell sind.

Diese Funktion erfordert die Mitwirkung verschiedener Abteilungen des Unternehmens. Es müssen daher klare und effiziente Verfahren für die Einkäufe festgelegt werden, um die Lagerbestände optimal zu halten und unnötige Kosten zu vermeiden.

Phasen des Beschaffungsmanagements

Das Beschaffungsmanagement besteht aus drei Hauptphasen:

• Einkaufsplanung
• Lieferantenrecherche und -beziehungen
• Durchführung von Bestellungen

Einkaufsplanung

Die Planung der Einkäufe umfasst folgende Schritte:

1. Bedarfsanalyse
2. Produktspezifikationen: Technische Merkmale, Liefertermin, Preis und Qualität.
3. Lieferantenrecherche und -auswahl: Informationen über Lieferanten können durch historische Handelsdaten, Websites, Industrie- und Handelskammern, Wirtschaftsverbände, Makler, die Markteinführungszeit (Time to Market) und das Prestige gewonnen werden.
4. Angebotsanfrage und Musterprüfung: Nach der Informationsbeschaffung kontaktiert die Einkaufsabteilung die Lieferanten, um Preise für die gewünschten Mengen anzufragen. Oftmals sendet der Lieferant eine Produktprobe zu Prüfzwecken.

Ausarbeitung und Wareneingang

Bestellungen werden in der Regel per Transport geliefert. Der Entladebereich muss frei zugänglich und sauber sein.

Während der Entladung muss das Material sorgfältig geprüft werden, um Schäden und Fehlmengen festzustellen. Die gelieferte Ware wird anhand des Lieferscheins des Spediteurs, der vom Lieferanten beauftragt wurde, abgeglichen. Die Ware wird eingelagert und in das Warenwirtschaftssystem (ERP-Software) eingebucht, um die Verfügbarkeit für den Produktionsprozess oder den direkten Vertrieb sicherzustellen.

Effiziente Lagerverwaltung

1. Die Lagerverwaltung umfasst nicht nur den Einkauf, sondern auch die korrekte Handhabung und Bereitstellung der Materialien innerhalb des Unternehmens.
2. Diese Funktion gliedert sich in die Auftragsabwicklung und die Lagerhaltung, wobei die benötigte Materialmenge für den Produktionsprozess festgelegt und der gesamte Wareneingang im Lager erfasst wird.
3. Basierend auf der Kundennachfrage und der Zeitplanung (Forecast) muss das Lager die Verantwortlichen informieren, wenn Bestellungen eingehen oder der Vertrieb neue Anforderungen entwickelt, damit das Unternehmen die notwendigen Materialien beschaffen kann. Es ist entscheidend, stets einen Mindestbestand im Lager zu halten.
4. Zusätzlich muss regelmäßig überprüft werden, ob die physischen Bestände mit den Bestandsdaten (System) übereinstimmen (Inventur).