Optimierung der Einkaufsabteilung: Strategien und Best Practices

Die Einkaufsabteilung: Schlüsselrolle im Unternehmen

Jedes Unternehmen benötigt eine gut funktionierende Einkaufsabteilung. Die Anforderungen des Marktes und die Erwartungen der Kunden machen dies unerlässlich. Insbesondere Unternehmen, die mehr als sechs Millionen Euro Umsatz erzielen oder bei denen der Warenkorb mehr als 55 % des Ergebnisses ausmacht, sollten der Einkaufsabteilung in ihrer Organisation besondere Bedeutung beimessen. Experten sind sich einig, dass die Optimierung der Beschaffung entscheidend für den Unternehmenserfolg ist. Der Kontakt zur Einkaufsabteilung ist daher von grundlegender Bedeutung. Interne Informationen sollten nicht nach außen getragen werden.

Organisationsstruktur und Aufgaben der Einkaufsabteilung

Die Unternehmensorganisation sollte ein Organigramm umfassen, das die einzelnen Abteilungen und ihre Verbindungen untereinander darstellt. Die Einkaufsabteilung ist verantwortlich für die Beschaffung der notwendigen Produkte und Dienstleistungen, um die Unternehmensziele zu erreichen. Sie muss den Markt genau kennen, die administrativen Aufgaben erfüllen und die Beschaffungsprogramme unter Berücksichtigung folgender Faktoren planen:

• Budget: Erstellt von der Finanzabteilung.
• Bedarf: Übermittelt von den Abteilungen Produktion, Lager und Logistik.
• Umsatzprognosen: Erstellt von der Vertriebs- oder Marketingabteilung.
• Kundenbedürfnisse: Enge Abstimmung mit den Abteilungen für Internationales und Technik.

Die Einkaufsabteilung wird in der Regel von einem Einkaufsleiter geleitet, der von Einkaufsbeauftragten und Sachbearbeitern unterstützt wird.

Verantwortlichkeiten und Herausforderungen im Einkauf

Der Einkaufsleiter trägt die Verantwortung für:

• Einleitung, Verwaltung und Kontrolle der externen Zugriffe.
• Pflege der Lieferantenbeziehungen und Führung der Verhandlungen bis zum Kaufabschluss.
• Verbindung zwischen Lieferanten und anderen Abteilungen.

Wichtige Grundsätze:

• Keine Abteilung außer dem Einkauf darf Bestellungen im Ausland tätigen.
• Es dürfen keine Informationen an Lieferanten weitergegeben werden, die den Verhandlungserfolg gefährden könnten.
• Kaufanträge müssen schriftlich erfolgen und vom Einkaufsleiter genehmigt werden.

Richtlinien für die Zusammenarbeit mit Lieferanten

• Faires und freundliches Verhalten gegenüber allen Lieferanten.
• Gleichbehandlung aller Bieter. Grundsätzlich sollte nur ein Angebot pro Lieferant eingeholt werden, es sei denn, es werden ausdrücklich alternative Angebote angefordert.

Interne Richtlinien und Verhaltensregeln

Jedes Unternehmen muss seine eigenen Richtlinien festlegen und dabei das Verhältnis von Risiko und Nutzen abwägen. Folgende Punkte sind zu beachten:

• Interessenkonflikte: Können Mitarbeiter die Dienste des Einkaufs nutzen?
• Vertraulichkeit: Weitergabe von Angeboten der Konkurrenz ist untersagt.
• Bevorzugung: Bevorzugten Lieferanten darf keine Möglichkeit zur Angebotsanpassung gegeben werden.
• Missbrauch der Einkaufsmacht: Verkauf von Waren zu Vorzugspreisen ist nicht gestattet.
• Manipulation von Bestellmengen: Bestellungen dürfen nicht künstlich aufgebläht werden.
• Annahme von Geschenken: Die Annahme von Geschenken und Aufmerksamkeiten muss gemäß der Unternehmensrichtlinien geregelt sein.

Arten von Einkäufen nach Beschaffungsbedarf

• Zyklische Einkäufe: Regelmäßige Beschaffung von Produkten, die ganzjährig benötigt werden.
• Spezielle Einkäufe: Beschaffung von Anlagegütern, die nicht für die laufende Produktion benötigt werden.
• Saisonale Einkäufe: Beschaffung von Produkten, die saisonalen Schwankungen unterliegen.
• Direkte Einkäufe: Deckung des täglichen Bedarfs.
• Chancenorientierte Einkäufe: Investitionen mit höherem Risiko, die bei positivem Ausgang einen zusätzlichen Nutzen bringen können.