Optimierung des Einkaufsprozesses: Leitfaden für Unternehmen

Angebotsbewertung

So erwerben Sie ein Produkt oder ein neues Produkt.

Die Schritte zur Bewertung und zum Vergleich der erhaltenen Informationen sind:

• 1. Erhaltene Angebote vorsortieren. Anbieter, die unsere Bedingungen nicht erfüllen, ausscheiden.
• 2. Eine vergleichende Übersicht der Angebote erstellen. Diese sollte Informationen zu Preis, Qualität, Zahlungsbedingungen, Lieferzeiten und allen weiteren Konditionen der nominierten Lieferanten enthalten.
• 3. Ein Formular für jeden Anbieter ausfüllen. Das Formular sollte Angaben zum Unternehmen, zu den angebotenen Produkten und zu den Geschäftsbedingungen enthalten.

Auswahlfaktoren

• Wirtschaftliche Faktoren sind Stückpreis, Skonti und Rabatte, Transport-, Verpackungs-, Be- und Entladekosten sowie die Zahlungsfrist. Wählen Sie das Angebot mit dem geringsten Gesamtbetrag. Bei gleichem Angebot sollte das qualitativ hochwertigere gewählt werden.
• Qualitätsfaktoren: Priorität hat die Produktqualität. Analysiert werden erhaltene Muster sowie technische und operative Tests. Bei gleicher Qualität sollte das wirtschaftlichere Angebot gewählt werden.
• Servicefaktoren sind Lieferzeit, Kundenservice, technischer Support, Garantie, das Ansehen des Lieferanten und die Produktakzeptanz im Markt.

Bewertungskriterien

Es ist die Zuordnung einer Gesamtwichtungszahl, die auf die drei Faktoren (wirtschaftliche, Qualität und Service) aufgeteilt wird, basierend auf deren Bedeutung. Festlegung des Maßstabs oder Kriteriums:

• Preis: 40
• Zahlung: 30
• Qualität: 20
• Lieferung: 10
• ----
• 100

Der nächste Schritt ist die Berechnung der Punkte für jedes nominierte Angebot auf Basis der festgelegten Skala. Das Gesamtergebnis zeigt den am besten geeigneten Lieferanten, jedoch entspricht das Angebot mit der höchsten Punktzahl manchmal nicht den tatsächlichen Bedürfnissen des Unternehmens.

Lieferantenauswahl

Die Bewertung der Angebote zeigt den am besten geeigneten Anbieter. Manchmal genügt dies, um Entscheidungen zu treffen und eine Bestellung aufzugeben. Ein Lieferant sollte das Image des Unternehmens garantieren, finanziell solide sein und hochwertige Produkte anbieten. Der Käufer ist dafür verantwortlich, den Lieferanten zu besuchen oder in seinem Unternehmen zu überprüfen, ob die Garantien zutreffen und um Folgendes zu überprüfen:

Faktoren des Produkts und des Lieferanten

• Technische Merkmale und Benutzerfreundlichkeit.
• Die vom Lieferanten angebotene Schulung und der dafür benötigte Zeitaufwand.
• Die Flexibilität des Lieferanten, Kundenbedürfnisse zu befriedigen.
• Das Vertrauen und Verständnis zwischen Käufer und Verkäufer für einen reibungslosen Bestell- und Lieferprozess.

Faktoren des Käufers

Die Faktoren des Käufers hängen vom wahrgenommenen Risiko der Anschaffung und der verfügbaren Zeit ab. Sie ergeben sich direkt aus der Organisation des Kaufprozesses, d.h. der Entscheidung, ob allein oder in Zusammenarbeit gehandelt wird.

Nach der Auswahl eines Lieferanten müssen wir allen Unternehmen, die ein Angebot eingereicht haben, antworten. Teilen Sie die endgültige Entscheidung und die Gründe dafür mit. Nicht ausgewählten Lieferanten sollten die Gründe für die Ablehnung ihrer Bedingungen mitgeteilt werden, da sie möglicherweise zukünftig neue Angebote unterbreiten könnten. Ein Angebot, das aktuell nicht geeignet ist, könnte es in Zukunft sein.

1. Lieferantendatei

Es ist hilfreich, eine Datei mit Lieferantendaten zu führen. Der Zweck dieser Datei ist es, schnell auf Lieferantendaten zugreifen zu können, um Angebote einzuholen, Informationen anzufordern oder Bestellungen aufzugeben. Die Anforderungen an eine gute Datei sind:

• Alle erforderlichen Daten enthalten und konsequent aktualisiert sein.
• Die Datensätze sollten sortiert oder nach einem leicht auffindbaren System klassifiziert sein.
• Eine Duplizierung an einem sicheren Ort im Falle von Verlust oder Diebstahl.

Inhalt einer Standard-Lieferantenakte:

• Lieferanten-ID-Daten: Name oder Firma, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Anschrift, Telefon, Fax etc.
• Produkte: Hergestellte oder verkaufte Produkte, Modelle, Größen, Farben, Vertriebswege, Versand etc.
• Geschäftsbedingungen: Preise, Rabatte, Zahlungsbedingungen, Lieferbedingungen, Kosten, Leistungen etc.
• Kommentare: Hier werden oft die Ergebnisse von Mustertests oder erhaltene Berichte vermerkt.

Das Datenblatt wird in der Regel verwendet, um Daten und die Ergebnisse des Angebotsauswahlprozesses zu speichern. Der Inhalt dieser Datei ist:

• Name und Code des Artikels, für den Angebote und Budgets angefordert wurden.
• Code, Name und die engere Auswahl der Lieferanten, in der Reihenfolge ihrer Priorität.
• Bemerkungen zu den Eigenschaften, die bei der Prüfung der Angebote besonders positiv aufgefallen sind.

Klassifikation der Lieferantendateien

Sie müssen ordnungsgemäß sortiert und klassifiziert werden. Die am häufigsten verwendeten Klassifizierungssysteme sind:

• Alphabetische Reihenfolge: Sortierung nach Name und Anschrift des Lieferanten.
• Alphanumerische Reihenfolge: Jedem Anbieter wird ein Code aus Zahlen, Buchstaben oder einer Kombination davon zugewiesen.
• Gemischtes System: Unternehmen werden nach Provinzen, Städten, Kreisen usw. gruppiert. Innerhalb dieser Gruppen wird dann alphabetisch oder alphanumerisch sortiert.

Verhandlungsbedingungen

Großhändler und Einzelhändler kaufen Produkte, die ihre Kunden nachfragen, müssen aber die Kosten so gestalten, dass sie einen angemessenen Gewinn erzielen. Während der Verhandlungsphase werden neben der Preisanpassung auch Rabattvereinbarungen, Zahlungsfristen sowie Bedingungen für Transport, Behälter, Verpackungen und andere Dienstleistungen festgelegt.

1. Rabatte

Wenn Hersteller ihre Produkte zu einem Festpreis verkaufen, versucht der Händler, den Kaufpreis durch Rabatte zu minimieren:

Skonti

Skonti werden auf die Anbieter-Preisliste angewandt. Bietet der Hersteller diese Art von Rabatt dem Großhandel an, ist dies als funktionaler Rabatt bekannt. Die Ermäßigung kann auch für die abschließende Funktionsprüfung gelten.

Rabatte für prompte Bezahlung

Werden für Barzahlung oder Zahlung innerhalb einer bestimmten Frist gewährt.

Mengenrabatte

Diese Rabatte werden für den Kauf großer Mengen oder für den Erwerb weiterer Artikel über einen bestimmten Zeitraum gewährt. Es gibt zwei Arten:

• Kumulative Mengenrabatte: Berechnet auf die Gesamtmenge der Einkäufe oder basierend auf der Anzahl der Einheiten, die während eines Zeitraums erworben wurden. Sie sind am Ende der Periode zahlbar.
• Nicht-kumulative Mengenrabatte: Die Ermäßigung bezieht sich auf den Betrag, der vom Käufer in einer einzigen Bestellung erworben wurde.

Manchmal wendet der Lieferant die Methode der indirekten Mengenrabatte an, bei der separate zusätzliche Mengen kostenlos von denselben oder verschiedenen Artikeln verkauft werden.

Saisonale Rabatte

Werden gewährt, wenn der Käufer Produkte vor der eigentlichen Verkaufssaison kauft, z.B. Badeanzüge oder Klimaanlagen. Der Hersteller möchte damit die Produktion glätten und dem Käufer Vorteile durch einen Rabatt und bessere Qualität bieten.

Werberabatte

Der Werberabatt ist ein Preisnachlass, der dem Käufer gewährt wird, wenn er Produkte des Herstellers bewirbt. Dies kann in Form von kostenlosen Produkten oder einer Verkaufsförderungsaktion erfolgen.

2. Zahlungsfristen

Ist die Zeitspanne, die vom Zeitpunkt des Kaufs bis zur Begleichung der Schuld vergeht. Es ist der Zeitraum von der Rechnungsstellung bis zum auf der Rechnung angegebenen Fälligkeitsdatum. Zahlt der Käufer nicht bis zum festgelegten Datum, ist der Verkäufer berechtigt, Verzugszinsen für die verspäteten Tage zu berechnen.

Die Zahlungsbedingungen sind:

• Zahlung zum regulären Termin: Das Zahlungsdatum fällt mit dem Rechnungsdatum zusammen, was in der Regel der Zeitpunkt der Warenlieferung ist. Das Rechnungsdatum bestimmt die Fälligkeit der Zahlung, aber normalerweise dauert es eine Woche, bis der Kunde die Ware geprüft und seine Zustimmung gegeben hat.
• Zahlung mit verlängertem Zahlungsziel (postdatiert): Die Fälligkeit der Rechnung ist auf einen späteren Zeitpunkt festgelegt, z.B. die Rechnung gibt an, dass die Laufzeit 45 Tage ab Rechnungsdatum beträgt. Dies wird verwendet, um vorgezogene Käufe zu fördern, und der Käufer profitiert davon, die Ware erst nach dem Verkauf bezahlen zu müssen.
• Zahlung mit zusätzlichem Zahlungsziel: Dem Käufer werden einige zusätzliche Tage gewährt, bevor die Kreditlaufzeit abläuft. Z.B. eine Rechnung mit einem Zahlungsziel von 90 Tagen ab Rechnungsdatum plus 30 Tage extra. Der Käufer hat 90 Tage Zeit, um Skonti in Anspruch zu nehmen, und weitere 30 Tage, um den Betrag an den Verkäufer zu zahlen.
• Zahlung zum Monatsende (FDM - Ende des Monats): Die Kreditfrist beginnt am Ende des Monats, in dem die Käufe getätigt wurden, nicht ab dem Rechnungsdatum. Bei mehreren Käufen im selben Monat werden alle zusammen bis zum Stichtag des Folgemonats bezahlt, wobei Skonti für Barzahlung genutzt werden können. Ähnlich wie bei Kreditkartenkäufen ist die Fälligkeit in diesen Fällen der 15. des Monats nach dem Kauf, wobei der 25. Tag für Käufe des Folgemonats berücksichtigt wird.
• Zahlung ab Wareneingang (RDP - Receipt of Goods): Die Zahlungsfrist beginnt an dem Tag, an dem der Käufer die Ware erhält, und nicht am Rechnungsdatum. Diese Laufzeit ab Wareneingang wird verwendet, wenn der Käufer weit vom Lieferanten entfernt ist. Sie ermöglicht dem Käufer genügend Zeit, die Ware zu prüfen und von Skonti vor der Begleichung der Schuld zu profitieren. Beispiel: Ein Kauf vom 5. Mai mit einer Laufzeit von 30 Tagen. Erhält der Käufer die Ware am 22. Juni und die Rechnung enthält die 30-tägige Zahlungsfrist RDP, so hat er ab dem 22. Juni 30 Tage Zeit, die Zahlung in bar vorzunehmen.
• Zahlung per Nachnahme (COD - Cash on Delivery): Die Zahlung erfolgt zum Zeitpunkt des Warenerhalts. Wird bei Erstattungszahlungen vom Verkäufer oder bei Zweifeln an der Zahlungsfähigkeit des Kunden verwendet.
• Vorkasse: Um einen Skonto zu erhalten, wird der Rechnungsbetrag vor dem festgelegten Fälligkeitsdatum an den Lieferanten gezahlt. Zusätzlich zum Skonto kann ein weiterer Rabatt in Höhe der gesetzlichen Zinsen für die Tage gewährt werden, um die die Zahlung vorgezogen wurde.

3. Beförderungskosten

Entstehen durch den Transport der Waren vom Lager des Verkäufers zum Verkaufsort oder Lager des Käufers. Je nach Transportmittel werden sie als Frachtkosten oder Transportkosten bezeichnet.

• Transport: Wenn der Transport per Straße oder Schiene erfolgt (Landtransport).
• Fracht: Wenn der Transport per Schiff oder Flugzeug erfolgt (Fluss- oder Lufttransport).

Dies umfasst auch andere Dienstleistungen wie Be- und Entladen, Versicherung und Mautgebühren, die von anderen Unternehmen erbracht werden.

Käufer sind daran interessiert, die Übernahme dieser Kosten durch den Lieferanten aus folgenden Gründen zu verhandeln:

• Die Transportkosten erhöhen die Produktkosten.
• Die Transportkosten sind immer mit der Versicherung verbunden, die die Risiken der Ware während des Transports abdeckt.
• Der Lieferant kann den Transport zu niedrigeren Kosten organisieren und dieselbe Fahrt für die Lieferung an verschiedene Kunden nutzen.

Die verwendeten Klauseln sind als Incoterms bekannt.

Incoterms

Sie legen fest, welcher Anteil der Kosten für den Transport der Ware vom Ursprung zum Bestimmungsort vom Käufer und Verkäufer zu tragen ist.

• EXW (Ex Works / Ab Werk): Der Verkäufer liefert die Ware in seiner Fabrik oder Lagerhalle. Der Käufer trägt alle Kosten und Risiken bis zum Zielort.
• FCA (Free Carrier / Frei Frachtführer): Der Verkäufer liefert die Ware an den vom Käufer benannten Frachtführer, wobei die Kosten vom Käufer getragen werden.
• FAS (Free Alongside Ship / Frei Längsseite Schiff): Der Verkäufer liefert die Ware längsseits des Schiffes, unverzollt. Ab diesem Punkt trägt der Käufer alle Kosten und Risiken.
• FOB (Free On Board / Frei an Bord): Die Ware befindet sich an Bord des Schiffes oder im Fahrzeug des Käufers. Ab diesem Zeitpunkt trägt der Käufer alle Kosten und Risiken.
• CFR (Cost and Freight / Kosten und Fracht): Der Verkäufer liefert die Ware zum vom Käufer angegebenen Hafen, Bahnhof oder Flughafen am Bestimmungsort. Bis dahin zahlt der Verkäufer alle Kosten, außer der Versicherung, die vom Käufer gezahlt wird.
• CIF (Cost, Insurance and Freight / Kosten, Versicherung und Fracht): Der Verkäufer zahlt alle Kosten bis zum Bestimmungshafen, einschließlich der Versicherung der Ware.
• CPT (Carriage Paid To / Frachtfrei): Der Verkäufer zahlt den Transport zu einem bestimmten Bestimmungsort. Versicherung und sonstige Kosten bis zum Lager des Käufers liegen in dessen Verantwortung.
• CIP (Carriage and Insurance Paid To / Fracht und Versicherung bezahlt): Der Verkäufer zahlt die Fracht- und Versicherungskosten bis zum Bestimmungsort.
• DAF (Delivered At Frontier / Geliefert Grenze): Der Verkäufer liefert die Waren an der angegebenen Grenze, wobei die Kosten ab dort vom Käufer getragen werden.
• DDP (Delivered Duty Paid / Geliefert verzollt): Die Haftung des Verkäufers erstreckt sich bis zur Lieferung der Ware im Lager des Käufers oder an einem von ihm angegebenen Punkt.

4. Behälter, Verpackung und weitere Dienstleistungen

Dies sind Elemente, die die Produktkosten erhöhen können. Der Behälter ist die Originalverpackung, die in direktem Kontakt mit der Ware steht und diese umschließt. Die Verpackung ist eine zweite Hülle, die dem Produkt Schutz und eine ansprechende Präsentation für den kommerziellen Vertrieb bietet.

Normalerweise sind die Verpackungen vom Hersteller und die Verpackungskosten im Produktpreis enthalten. Manchmal hat der Großhändler Verpackungsmaterial und Schüttgut erworben und verkauft das Produkt unter seinem eigenen Label (White Label). Der Käufer kann diese Kosten verhandeln, insbesondere wenn der Behälter wiederverwendbar ist. Weitere Faktoren oder Dienstleistungen, die Kosten für den Verbraucher verursachen, sind die Installations- und Montagekosten bestimmter Maschinen. Diese werden dem Verbraucher in der Regel inklusive verkauft.