Organisation und Archivierung von Patientenakten

Einführung in die Organisation von Patientenakten

Die Organisation von Patientenakten (HC) in der Gesundheitsversorgung liegt in der rechtlichen Verantwortung der Einrichtung. Dokumente, die in ihren Anlagen oder außerhalb davon generiert und gespeichert werden, unterliegen ihrem Schutz. Es müssen Verfahren geschaffen werden, um Verlust oder Zerstörung zu vermeiden und die Sicherheit sowie den Zustand der Bewahrung zu garantieren. Dies umfasst die Überwachung von Veränderungen während der Aktivitäts- und Inaktivitätsperioden in einer organisierten und bestmöglichen Weise.

Die Dokumentenaufbewahrung umfasst:

• 1. Erhaltung und Bewahrung der Dokumente.
• 2. Räume und Einrichtungen für die Archivbehandlung.

Eine gute Verwahrung erleichtert den Zugang für Nutzer und erhöht die Qualität der Arbeit im Archiv.

Erhaltung von Dokumenten

Die Erhaltung von Dokumenten umfasst eine Reihe von Verfahren und Maßnahmen mit folgenden Zielen:

• Bestimmung des Lebenszyklus von Dokumenten.
• Festlegung der Speicherdauer.
• Regelung der Fristen für Übertragung, Vernichtung oder dauerhafte Aufbewahrung.
• Methoden der Konservierung.

Wenn Dokumente, die von einem Organ erstellt wurden, an Wert verlieren und nicht mehr für die täglichen Aktivitäten erforderlich sind, kann deren Übertragung in andere Archive, ihre Vernichtung oder die Weiterleitung in einen Ruhezustand unter Einsatz neuer Technologien erfolgen.

Der Lebenszyklus von Dokumenten

Der Lebenszyklus beschreibt die Phasen, die ein Dokument je nach Nützlichkeit durchläuft – von der Erstellung bis zur Entscheidung über die Vernichtung oder endgültige Erhaltung. In einer Institution unterscheidet man drei Phasen:

1. Aktuelle Programm-Periode: Dokumente werden häufig für die Verwaltung der Organisation genutzt.
2. Zwischenzeitliche Nutzbarkeit: Das Dokument hat seinen primären Nutzen überlebt.
3. Dauerhafte Nutzbarkeit: Dokumente werden aufgrund ihres informativen, historischen oder kulturellen Wertes permanent gespeichert.

Ein Dokument kann einen primären oder sekundären Wert besitzen:

• Primärwert: Verbunden mit dem unmittelbaren Zweck, für den das Dokument erstellt wurde.
• Sekundärwert: Ergibt sich aus anderen Motiven, wie historischem oder informativem Wert.

Phasen eines Archivs

• Dateiverwaltung (Aktiva): Unterliegt ständiger Nutzung und Beratung (hoher Primärwert, aktuelle Nutzungsperiode).
• Zwischenarchiv (Passiva): Dokumente, deren Nutzung sporadisch ist. Sie verbleiben hier bis zur Vernichtung oder Übertragung in das Endarchiv (geringerer Primärwert, Übergangszeit).
• Historisches Archiv: Hier werden Dokumente aus dem Zwischenarchiv permanent aufbewahrt, die nicht vernichtet wurden (Sekundärwert, endgültige Nutzungsperiode).

Ausmerzung und Jäten (Expurgo)

Die Ausmerzung umfasst die teilweise oder vollständige kontrollierte Entfernung von Dokumenten. Dieser Prozess ist eng mit dem Lebenszyklus und den Archivphasen verknüpft. Ziel ist es, die enorme Menge an Dokumenten zu reduzieren und nur das notwendige Minimum für die Gegenwart oder Zukunft zu behalten.

Ein Dokument wird vernichtet, wenn sowohl der primäre als auch der sekundäre Wert verloren gegangen ist und die Kosten der Erhaltung das Interesse daran übersteigen. Die Ausmerzung bewertet Quantität und Qualität der Informationen.

Da die Zerstörung einen irreparablen Verlust darstellt, ist sie rechtlich durch Gesetze, Verordnungen oder verbindliche Leitlinien auf verschiedenen staatlichen Ebenen geregelt, um persönliche Verantwortung und Fehler zu vermeiden.