Organisationsdesign & -struktur: Modelle, Koordination und Erfolgsfaktoren

Grundlagen des Organisationsdesigns

Wenn eine Organisation eine bestimmte Größe erreicht, wird die Teilung der Arbeit notwendig. Es erscheint erforderlich, spezifische Aufgaben bestimmten Personen zuzuweisen, die in ähnlichen „Teilen“ der Organisation gruppiert werden. Zudem besteht die Notwendigkeit formaler Mechanismen zur Koordination zwischen diesen „Teilen“, um maximale Effektivität und Effizienz zu gewährleisten.

Organisation (Definition)

Die Organisation stellt die Aufteilung der Funktionen, die Hierarchieebenen der Autoritätsbeziehungen dar und legt die zuständigen Einheiten für jede Funktion fest.

Organisationsdesign: Struktur und Koordination

Die Organisationsstruktur basiert auf zwei Hauptelementen:

1. Differenzierung der Aufgaben
2. Definition des Koordinierungssystems

Drei wichtige Aspekte:

• Dynamische Struktur
• Kontingenter, konzertierter Ansatz (Berücksichtigung schwankender Kontextvariablen)
• Nutzung hybrider Strukturen

Organisationsstruktur nach H. Mintzberg

Die Struktur besteht aus drei Hauptteilen:

1. Strategische Spitze
2. Mittellinie
3. Operativer Kern (Kerngeschäft)

Zwei zusätzliche unterstützende Teile:

1. Technokratische Stabsstellen (Analysten, die die Arbeit anderer Mitglieder der Organisation beeinflussen)
2. Unterstützungseinheiten (Spezialisierte Organe, z. B. Service- oder Pflegefunktionen)

Klassische Organisationsmodelle

1. Bürokratie

   Ein unpersönliches Verwaltungssystem, gekennzeichnet durch starke Formalisierung, gut definierte Regeln und Normen, eine klare Befehlskette und starke Zentralisierung der Entscheidungsfindung. Dieses System garantiert, dass Unvorhergesehenes durch Inflexibilität gelöst wird. Oftmals wird der Prozess selbst zum Ziel, während der ursprüngliche Zweck in Vergessenheit gerät.

2. Flexible Organisationsform (Adhokratie)

   Das Gegenteil der Bürokratie. Die Organisation verzichtet auf mechanistische Strukturen und fördert freien Informationsfluss, Interaktion und Kommunikation. Die Koordination basiert auf gegenseitiger Anpassung, oft verwaltet durch selbstorganisierte Teams (Selbst-Equipen). Adhocracies ändern sich rasch, da eines ihrer Hauptziele die ständige Anpassung an die Nachfrage und die Umwelt ist. Sie zeichnen sich durch starke horizontale Spezialisierung aus.

Design-Systeme und Koordination

Abteilungs-Design-System (Departmentalisierung)

Teilung der Arbeit in Abteilungen, unterschieden nach zwei Typen:

1. Abteilung mit internem Fokus (z. B. nach Funktionen, Prozessen)
2. Abteilung mit externem Fokus (z. B. nach Produkten, geografischen Gebieten)

Design des Entscheidungs- und Autoritätssystems

Es muss eine Einheit geschaffen werden, die die Befehlskette, die Delegation von Befugnissen und Verantwortung sowie den Grad der Zentralisierung jeder Organisationseinheit festlegt.

Drei zentrale Koordinationsmechanismen

1. Gegenseitige Anpassung (Umfassende Kommunikation)
2. Direkte Supervision (Etablierung einer Hierarchie)
3. Standardisierung (von Methoden, Produkten, Fähigkeiten oder Regeln)

Einflussfaktoren und Zwänge der Organisationsstruktur

1. Allgemeine und sektorale Umwelt

   Bereiche, in denen Ereignisse stattfinden, die wir nicht kontrollieren können, die uns aber betreffen und denen wir nicht ausweichen können. Die Umwelt bestimmt, ob eher starre oder flexible Strukturen erforderlich sind.

2. Strategie der Organisation

   Manchmal bestimmt eine etablierte Struktur auch die Strategie.

3. Technische Dimension der Organisation

   Umfasst die auszuführenden Aufgaben, die verwendeten Technologien und die Dimension (Größe) der Organisation.

4. Sozio-kulturelle Dimension

   Historische, soziale und kulturelle Gegebenheiten.

5. Politische Dimension

   Eigentümerstruktur, die Rolle von Interessengruppen (Stakeholdern) und die Verteilung der Macht.

6. Relevanz der Subjektivität von Managern

Formelle und Informelle Struktur

Die informelle Struktur kann eine wichtige Rolle spielen, indem sie eigene Rollen und Status schafft, eigene Standards fördert und Arbeitsverfahren etabliert. Die intelligente Steuerung der informellen Organisation kann Effizienz und Effektivität steigern. Die formale Organisation und die informelle Struktur stehen in einem Lernverhältnis zueinander.

Überblick über Organisationsstrukturen

1. Funktionale Struktur
2. Divisionale Struktur (E. Abteilung)
3. Matrixstruktur (E. Matrix)
4. Immobilien-Struktur (Wenig ausgeprägte Hierarchie)
5. Cluster-Struktur (Horizontale Hierarchie und hohe Vielseitigkeit)
6. Föderale Struktur (Evolution der divisionalen Struktur)
7. "Betrieb" (Vernetzung unabhängiger Organisationen)
8. Netzwerkstruktur (Unabhängigkeit und kurz- und langfristige Vereinbarungen)
9. Virtuelle Struktur (Kernorganisation mit starker Externalisierung)
10. Kleeblatt-Struktur (Management-Kern, Fokus auf Kernfunktionen, Outsourcing, flexible Arbeitszeiten und Kundenfokus.)

Schlüsselmerkmale Neuer Organisationen

1. Vereinfachung der Hierarchieebenen
2. Dezentralisierung der Entscheidungsprozesse
3. Organisation und Prozesse im Büro (Prozessorientierung)
4. Organisation, die stärker auf Computer als auf Menschen basiert (Automatisierung)
5. Betonung allgemeiner Fähigkeiten und Vielseitigkeit statt spezifischer Fertigkeiten
6. Entstehung immaterieller Vermögenswerte, basierend auf Wissen
7. Die Bedeutung von Vertrauen über Kontrolle
8. Freier interner Informationsfluss
9. Kundenorientierung
10. Verkürzung der Produktentwicklungszeit
11. Wichtige Allianz-Strategien mit Lieferanten und Kunden
12. Konzentration der Aktivitäten auf Kernkompetenzen
13. Intensive Nutzung von IKT (Informations- und Kommunikationstechnologien)