Organisationshandbuch: Vorteile, Umfang und Grenzen

Handbuch der Organisation

Das Handbuch der Organisation umfasst die Gesamtheit der Regeln, die stabile Beziehungen zwischen den Mitgliedern einer Organisation gewährleisten. Es dient als Leitfaden für die Organisation. Die Beziehungen können vertikal (hierarchisch) und horizontal (funktionale Aufteilung) sein. Das Handbuch legt für jedes Mitglied einer Organisation fest, was von ihm in Bezug auf Rollen, Aufgaben, Verantwortung, Autorität, Kommunikation und Beziehungen innerhalb und außerhalb des Unternehmens erwartet wird. So wird ein Verständnis der Organisation und ihrer Bestandteile ermöglicht.

Verwaltungsverfahrenshandbuch

Das Verwaltungsverfahrenshandbuch beschreibt die Funktionen der einzelnen Bereiche und Abteilungen, die Methoden und Techniken zur Beschaffung, Verarbeitung und Weitergabe von Informationen sowie die Identifizierung von Verantwortlichkeiten im Zusammenhang mit der Informationsverarbeitung. Darüber hinaus enthält es eine Zusammenfassung der Aufgaben, aus denen sich ein administrativer Prozess zusammensetzt, mit den entsprechenden Beziehungen und Verantwortlichkeiten der Beteiligten.

Vorteile

• Ermöglicht die Standardisierung der Aufgabendurchführung und erleichtert die Entscheidungsfindung.
• Vermeidet Doppelarbeit.
• Vereinfacht und/oder rationalisiert die Durchführung von Aufgaben, die ohne Standardisierung verwirrend, umständlich und teuer sein können.
• Ermöglicht eine einfachere Beratung und Schulung neuer Mitarbeiter im Unternehmen.
• Kann die Motivation der Mitarbeiter erhöhen, da es den Nachweis der Unternehmensziele durch den Beitrag ihrer Arbeit ermöglicht.
• Reduziert die Beteiligung von Führungskräften und Managern, da ihre Intervention auf Ausnahmefälle beschränkt wird.
• Vermeidet Improvisation und/oder voreilige Entscheidungen, die im Widerspruch zu den Entscheidungen anderer Sektoren stehen könnten.
• Spiegelt die administrative Entwicklung des Unternehmens und den erreichten Organisationsgrad wider.

Umfang und Grenzen des Handbuchs

1. Die Handbücher sind Teil der Kommunikation im Unternehmen. Sie dienen dazu, die vereinheitlichende Funktion der Organisationsteile zu erfüllen und spiegeln überwiegend die formale Organisation wider.
2. In allen Organisationen gibt es Konflikte und Krisen. Das Handbuch ist hilfreich bei der Lösung von Problemen in Bezug auf Zuständigkeiten, Rollen, Verantwortlichkeiten und Befugnisse.
3. Die Weitergabe von Erfahrung, Geschick und Fähigkeiten der Führungskräfte erfolgt auf natürliche Weise in den Handbüchern.
4. Die Handbücher unterstützen die Planung, Koordination und Kontrolle des Unternehmens und sind somit wichtige Instrumente für die Unternehmensführung.
5. Sie stellen Informationen für alle Geschäftspraktiken bereit.
6. Sie gewährleisten die Kontinuität der von den Managern akzeptierten Praktiken.