Organisationshandbuch: Zweck, Inhalt und Management-Tool

Definition und Zweck des Organisationshandbuchs

Das Organisationshandbuch definiert die Regeln und Beziehungen zwischen den Mitgliedern einer Organisation. Es dient als spezielle Führungsgrundlage für das Unternehmen.

Beziehungen können vertikal (hierarchisch) und horizontal (Aufteilung der Funktionen) sein. Im Handbuch werden die Ziele der Organisation und die grundlegenden Steuerungsfunktionen definiert.

Das Handbuch ermöglicht es jedem Mitglied einer Organisation zu wissen, was von ihm in Bezug auf Funktionen, Aufgaben, Verantwortung, Autorität, Kommunikation und Beziehungen innerhalb und außerhalb des Unternehmens zu erwarten ist, sodass die Organisation und ihre Teile verstanden werden.

Faktoren bei der Erstellung eines Organisationshandbuchs

Folgende Faktoren müssen bei der Erstellung eines Handbuchs der Organisation berücksichtigt werden:

1. Die Art und der Zweck eines Organisationshandbuchs.
2. Eigenschaften der Organisation:
   • Alter des Unternehmens
   • Größe der Organisation
   • Wirtschaftlich-finanzielle Vermögenswerte
   • Produktpalette
   • Die Marktposition
   • Die Branche
   • Die Bewertung der personellen und materiellen Ressourcen
   • Die Rechtsform
   • Der Umfang der Aktivitäten
   • Das Marketing-System
   • Die Persönlichkeit von Führungskräften
   • Die vom Unternehmen verwendete Technologie
3. Die ökologischen Eigenschaften (Umfeld):
   • Die politischen, wirtschaftlichen, kulturellen und sozialen Variablen
   • Der Marktzins
   • Die Organisation des Wettbewerbs
   • Die geografische Lage
4. Die Verwaltungs- und Managementmuster:
   • Allgemeine Unternehmenspolitik
   • Die allgemeinen und abteilungsspezifischen Ziele
   • Aufgabenverteilung
   • Das Gleichgewicht zwischen linearer und funktionaler Autorität
   • Die Entscheidungssysteme
   • Die Grundlage der Planung
   • Die sozialen Merkmale der Organisation
   • Das Kommunikationssystem
5. Die formale Organisation ist ein Teil des Systems. Kommunikation ist ein Prozess, der die Parteien verbindet. Die Handbücher sind Teil dieses verbindenden Prozesses und eine unmittelbare Folge der Agenturen.

Inhalt des Organisationshandbuchs

Das Handbuch sollte folgende Angaben enthalten:

1. Die formale Ausweisung der Büros/Abteilungen.
2. Die Erklärung der Funktionen.
3. Die Beschreibung der gemeinsamen Aufgaben.
4. Die Art ihrer Arbeit und die verschiedenen Arten von Verknüpfungen innerhalb und außerhalb des Unternehmens.
5. Wer von wem abhängig ist (hierarchische Abhängigkeiten).
6. Die empfangenen, verarbeiteten und ausgegebenen Informationen.
7. Die verschiedenen Arten und Ebenen der Autorität/Befugnisse.
8. Organisatorische Richtlinien.

Integration und Notwendigkeit

Das Handbuch dient dazu, jedes Mitglied der Organisation zu integrieren. Die operative Organisation wird routinemäßig und dauerhaft auf die Struktur der Organisation ausgerichtet.

Wir müssen erkennen, dass die Arbeit einer Gruppe von Menschen ohne Regeln nicht möglich ist. Letztendlich sind die Menschen die Organisation. Der Erfolg des Handbuchs hängt davon ab, wie Standards entwickelt, offengelegt und kontrolliert werden.

Die Existenz des Organisationshandbuchs ist das Ergebnis des technischen Fortschritts, der die Organisation durchdringt, sowie der Vielfalt der Rollen und Aufgaben. Je größer die organisatorische Komplexität, desto größer ist die Notwendigkeit, die Ziele, den Aufbau, die Funktionen, Regeln und Verwaltungsverfahren zu verbreiten.

Das Organisationshandbuch ist kein Werk, das beginnt und endet. Im Gegenteil, es begleitet das Leben der Gesellschaft und folgt deren Entwicklung.

Kriterien für die Einführung eines Handbuchs

„Sind die Handbücher nur Werkzeuge für das Unternehmen?“ Es gibt keine genaue Grenze der Unternehmensgröße, die ihre Einführung rechtfertigt. Im Allgemeinen ist die Notwendigkeit eines Handbuchs unabhängig von der Unternehmensgröße, hängt aber vom Grad der Komplexität und Bürokratie der Organisation ab. Man könnte auch sagen, dass in kleinen Unternehmen aufgrund ihrer sozialen Merkmale die Notwendigkeit für ein Organisationshandbuch nicht als Priorität angesehen wird.

Wenn Kriterien festgelegt werden müssen, die die Einführung eines Unternehmenshandbuchs rechtfertigen, können wir folgende erwähnen:

• Anzahl der Mitarbeiter
• Verlust der Übersicht in der gesamten Organisation
• Zweifel oder Nichteinhaltung der Ziele und Aufgaben der verschiedenen Bereiche
• Mangelnder Respekt vor Autorität und Verantwortung
• Wachstum der Organisation als Teil eines Entwicklungsplans

Dann werden die Pflichten, Verantwortlichkeiten und die Bedeutung der einzelnen Aufgaben auf allen Ebenen klar.

Grenzen und Herausforderungen des Handbuchs

Das Handbuch der Organisation ist, wie jedes andere Handbuch, nur ein Instrument und kann daher nicht per se alle Prozesse lösen, die in einer Organisation auftreten können. Aufgrund seiner Natur ist es nicht flexibel, weil es nur die formale Organisation repräsentiert. Daraus folgt, dass informelle Beziehungen, welche das wahre soziale Leben der Organisation darstellen, nicht abgebildet werden.

Die Vorteile eines Handbuchs können auch zu Nachteilen werden. Die Probleme, die auftreten können, sind: Änderungen machen es überflüssig und es kann die Initiative verlangsamen.

„Letztendlich kann man sagen, dass das Handbuch hilfreich ist, selbst wenn es darum geht, Konfliktsituationen zu lösen. Zivilisation und Kultur erlangen wahre Stärke, wenn sie beginnen, Dokumente in schriftlicher Form zu erstellen, denn nur dann können sie künftigen Generationen als Erbe übertragen werden.“

Umfang und Nutzen

Zusammenfassend sind dies der Umfang und die Grenzen der Handbücher:

1. Die Handbücher sind Teil der Kommunikation im Unternehmen und dienen dazu, die einigende Funktion der Teile der Organisation zu erfüllen, insbesondere der formalen Organisation.
2. In allen Organisationen gibt es Fälle von Konflikten und Krisen. Das Handbuch ist nützlich zur Lösung von Problemen der Zuständigkeit, überlappenden Rollen, Verantwortlichkeiten und Befugnissen.
3. Das Erbe an Erfahrung, Geschick und Fähigkeit der Führungskräfte wird auf natürliche Weise in den Handbüchern übertragen.
4. Die Handbücher sind Werkzeuge für das Management des Unternehmens, da sie die Planung, Koordination und Kontrolle unterstützen.
5. Bereitstellung von Informationen für alle Geschäftspraktiken.
6. Sicherstellung der Kontinuität der von Managern akzeptierten Praktiken.
7. Standardisierung oder Normierung einer Arbeitsgruppe.
8. Bereitstellung eines grundlegenden Elements für die regelmäßige, geordnete und dauerhafte Überprüfung des Systems.
9. Bereitstellung eines Mittels zur Koordinierung der Annahme und Übermittlung von Informationen.
10. Sie helfen allen Führungskräften, ein besseres Verständnis für die Gesamtbedürfnisse des Unternehmens zu entwickeln und zu verstehen, wie sie die Aufgaben in jenen willkürlichen Gruppierungen von Spezialitäten erfüllen können, die wir als „Tätigkeitsbereiche“ bezeichnen.