Organisationsstrukturen und Projektmanagement-Phasen

Arten von Organisationsstrukturen

Organisationen können verschiedene Formen annehmen, darunter formale, lineare, funktionale, Stablinien-, Produkt-/Marketing- und Matrixorganisationen.

Funktionale Organisation

Die funktionale Organisation ist eine Art der Organisationsstruktur, die das Prinzip der funktionalen Spezialisierung der Funktionen für jede Aufgabe anwendet.

Merkmale der Funktionalen Organisation

Die funktionale Autorität ist geteilt und basiert auf Wissen. Kein Vorgesetzter hat vollständige Autorität über Untergebene, sondern nur teilweise Autorität und direkte, relative Kommunikation.

• Linie: Direkte und unvermittelte Kommunikation, so schnell wie möglich für die Kommunikation zwischen verschiedenen Ebenen.
• Dezentralisierung von Entscheidungen: Entscheidungen werden an die Einrichtungen oder spezialisierte Positionen delegiert.
• Schwerpunkt auf Spezialisierung: Spezialisierung aller zuständigen Organe.

Vorteile der Funktionalen Organisation

• Maximale Spezialisierung.
• Bessere und schnellere technische Ausführung.
• Direkte Kommunikation.
• Jedes Organ führt nur die spezifische Aktivität aus.

Nachteile der Funktionalen Organisation

• Verlust der Befehlsgewalt.
• Mehrfache Unterordnung.
• Meist Wettbewerb zwischen den Spezialisten.
• Spannungen und Konflikte.

Stablinienorganisation

Die Stablinienorganisation ist das Ergebnis einer Kombination aus linearer und funktionaler Organisation. Sie versucht, die Vorteile dieser beiden Organisationsarten zu erhöhen und ihre Nachteile zu reduzieren. Sie bildet das Beratungsverfahren, auch hierarchische Organisation genannt.

Produkt-/Marketingorganisation

Die Produkt-/Marketingorganisation, oft auch als organisatorische Abteilung bezeichnet, fasst alle an der Erzeugung und Vermarktung eines Produkts oder einer verwandten Gruppe von Produkten beteiligten Personen in einer Arbeitseinheit zusammen, die sich alle mit einer bestimmten Art von Kunden befassen.

Matrixorganisation

Die Matrixstruktur, manchmal auch als Multi-Kontrollsystem bezeichnet, ist eine Organisation mit zwei gleichzeitigen Strukturtypen. Die Mitarbeiter haben faktisch zwei Vorgesetzte, das heißt, sie arbeiten mit zwei Befehlsketten. Eine Befehlskette ist die der Funktionen oder Abteilungen, die vertikal im Organigramm dargestellt sind.

Projektmanagement-Phasen

Warum Projekte in Phasen unterteilen?

Die Unterteilung eines Projekts in Phasen, Stufen oder Abschnitte dient dazu, eine bessere Kontrolle und ein effizienteres Management von Zeiten, Kosten und Ressourcen zu ermöglichen. Dies umfasst die Planung, Analyse, Konzeption, Durchführung und Nachbereitung der Umsetzung.

Der Projektlebenszyklus

Ein Projekt durchläuft einen Lebenszyklus, in dem die folgenden Phasen identifiziert werden:

1. Projektidentifikation

Diese Phase entsteht aus Bedürfnissen. Die Erkennung dieser Bedürfnisse ermöglicht es uns, Entscheidungen über die Höhe der verfügbaren Mittel, die zu erfüllenden Bedürfnisse, die Kosten zur Befriedigung dieser Bedürfnisse und die relative Bedeutung der Befriedigung einiger Bedürfnisse gegenüber dem Ignorieren anderer zu treffen.

2. Planung

Ein Plan ist ein Fahrplan, der uns zeigt, wie man von einem Punkt zum anderen gelangt. Oft gibt es eine informelle Vorplanung, d.h. eine allgemeine Vorstellung von einem Projekt, aus der die formale Planung entsteht. Dabei werden die Projektpunkte und die zu erledigenden Aufgaben sowie deren Interdependenzen identifiziert.

3. Implementierung

In dieser Phase geht es darum, die im vorherigen Schritt getroffenen Formulierungen in etwas umzusetzen, das die bestehenden Bedürfnisse erfüllt.

4. Kontrolle

Während das Projekt umgesetzt wird, sollte es kontinuierlich durch ein Prozessleitsystem überwacht werden. Es wird überprüft, was bisher unternommen wurde, der Plan wird erneut geprüft, und es wird festgestellt, ob es signifikante Unterschiede zwischen den beiden gibt. Wenn es Abweichungen gibt, ist entscheidend, ob die vorgenommenen Änderungen akzeptabel sind, d.h. ob sie innerhalb des zulässigen Bereichs liegen.

5. Evaluierung

Die Evaluierung erfüllt eine wichtige Feedback-Funktion. Sie ist eine objektive und regelmäßige Überprüfung, um den Status eines Projekts in Bezug auf die zu Beginn definierten spezifischen Ziele zu bestimmen. Sie findet während des Projekts und auch am Ende statt, um eine Beurteilung vorzunehmen. In der Mitte des Projekts können die Ergebnisse genutzt werden, um den Kurs zu ändern.