Organisatorische Diagnose: Funktionale & Kulturelle Ansätze für Unternehmen

Einführung in die Organisatorische Diagnose

Die organisatorische Diagnose gliedert sich in zwei Hauptperspektiven: eine funktionale und eine kulturelle. Jede dieser Perspektiven hat ihre eigenen Ziele, Methoden und Techniken. Sie ergänzen sich gegenseitig und führen zu zwei Diagnosearten:

Arten der Organisatorischen Diagnose

• Funktionale Diagnose
• Kulturelle Diagnose

Funktionale Diagnose

Die Funktionale Diagnose (benannt nach ihrer funktionalistischen Perspektive) untersucht vor allem formelle und informelle Kommunikationsstrukturen, Kommunikationspraktiken, die Produktion, persönliche Zufriedenheit, die Aufrechterhaltung der Organisation und Innovation betreffen. Dabei wird ein diagnostisches Verfahren angewendet, bei dem der Prüfer die Konzeption und Durchführung (Ziele, Methoden und Interpretation der Ergebnisse) weitgehend selbst verantwortet.

Ziele der Funktionalen Diagnose

• Beurteilung der internen Struktur formeller und informeller Kommunikation sowie verschiedener Kommunikationskanäle.
• Bewertung von Systemen und Kommunikationsprozessen auf zwischenmenschlicher, Gruppen-, Abteilungs- und abteilungsübergreifender Ebene.
• Bewertung von Systemen und externen Kommunikationsprozessen der Organisation mit öffentlichen und privaten Einrichtungen, mit denen eine gegenseitige Abhängigkeit besteht.
• Beurteilung der Rolle, Effizienz und Notwendigkeit organisatorischer Kommunikationstechnologie.
• Beurteilung des Einflusses von Kommunikationsprozessen auf Arbeitszufriedenheit, Produktivität, Engagement und Teamwork.

Methoden und Techniken der Funktionalen Diagnose

Innerhalb der funktionalistischen Perspektive werden folgende Methoden angewandt: Interviews, Fragebögen, Analyse von Kommunikationsnetzwerken, Gruppeninterviews, Analyse kritischer Kommunikationserfahrungen und Analyse der Nachrichtenverbreitung.

• Interview: Diese Technik wird durch den Fragebogen ergänzt und ermöglicht die Sammlung detaillierter Informationen in einem persönlichen Gespräch mit Mitgliedern einer Organisation.
• Fragebogen: Ermöglicht die Sammlung von Informationen von einer großen Anzahl von Personen. Sie ist schneller und kostengünstiger als andere Methoden und erleichtert die statistische Analyse.
• Analyse der Nachrichtenverbreitung: Besteht aus einem speziellen Fragebogen, der den Prozess der Nachrichtenverbreitung innerhalb der Organisation aufdeckt, vom Ursprungsort bis zu den verschiedenen Mitgliedern. Diese Methode zeigt, wie lange die Verbreitung einer Nachricht dauert, wer die Kommunikation blockiert, informelle Kommunikationsnetzwerke und wie Informationen verarbeitet werden.
• Analyse kritischer Kommunikationserfahrungen: Wird verwendet, um positive und negative Erfahrungen innerhalb der Organisation sowie deren Wirksamkeit oder deren Fehlen zu identifizieren.
• Analyse von Kommunikationsnetzwerken: Bewertet die Kommunikationsstruktur und -effektivität einer Organisation. Es wird analysiert, wer mit wem kommuniziert, welche Gruppen in der Organisation existieren, welche Mitglieder als Brücken zwischen Gruppen fungieren, wo Informationsengpässe bestehen, welche Kommunikationsinhalte verbreitet werden und deren Umfang.
• Gruppeninterview: Bei dieser Technik wird eine Reihe repräsentativer Mitglieder der Organisation ausgewählt, die als Gruppe befragt werden. Das Interview konzentriert sich dabei auf kritische Aspekte der organisatorischen Kommunikation.

Kulturelle Diagnose

Die Kulturelle Diagnose ist eine Reihe von Maßnahmen, deren Zweck es ist, die Werte und Grundsätze einer Organisation zu entdecken, in welchem Umfang diese den Mitgliedern bekannt sind, von ihnen geteilt werden und wie sie mit dem organisatorischen Verhalten übereinstimmen.

Ziele der Kulturellen Diagnose

• Beurteilung der Rolle der Kommunikation bei der Schaffung, Erhaltung und Weiterentwicklung der Organisationskultur.
• Bewertung des Inhalts der Kommunikationsproduktion und deren Bedeutung für die Mitglieder, wie z.B. Gespräche, Rituale, Mythen, Philosophie und Werte.
• Verständnis des organisatorischen Lebens und der Rolle der Kommunikation aus der Sicht der Organisationsmitglieder.

Diagnosekategorien zur Analyse von Kulturgütern

Die Werte und Grundsätze einer Organisation können durch die Felder bestimmt werden, in denen sie entstehen. Je mehr kulturelle Manifestationen analysiert werden, desto umfassender und präziser wird die Diagnose. Konzeptionelle und symbolische Manifestationen bestehen aus folgenden Kategorien und Begriffen:

• Spirituelles: Ideologie / Philosophie, Symbole, Mythen und Geschichte.
• Verhaltensbezogenes: Sprache, nonverbales Verhalten, Rituale und Interaktionsformen.
• Strukturelles: Politik und Verfahren, Normen, Systeme für den internen Status, Machtstruktur.
• Materielles: Technik, Ausstattung, Mobiliar und Material.

Methoden und Techniken der Kulturellen Diagnose

Der Prozess der kulturellen Bewertung wird durch bestimmte Tools unterstützt. Hinsichtlich der Umsetzung sprechen wir grundsätzlich von zwei Ansätzen: qualitativ und quantitativ. Während der erste Ansatz die genaue Messung und den Vergleich vorab festgelegter Variablen sucht, hängt der zweite stärker von der Wahrnehmungsschärfe des Forschers bei der Datenanalyse ab.

Qualitative Methoden

• Beobachtung: Zur Durchführung kann der Forscher entscheiden, ein Mitglied der Gruppe zu werden (teilnehmende Beobachtung) oder von außen zu beobachten (nicht-teilnehmende Beobachtung). Der Forscher muss in jedem Fall das Vertrauen der zu untersuchenden Personen gewinnen, um Akzeptanz zu erreichen und zu vermeiden, dass seine Anwesenheit die täglichen Aktivitäten der Gruppe stört oder unterbricht.
• Interviews: Es ist sehr wichtig, dass Interviews, wie der Name schon sagt, 'Einfühlungsvermögen' erreichen. Dabei geht es um die Schaffung eines Klimas des gegenseitigen Vertrauens, des Verständnisses und der emotionalen Affinität zwischen Interviewer und Befragtem.
• Dokumentenanalyse: Der Prüfer sollte eine vielfältige Sammlung von Dokumenten zusammenstellen, die interpretiert werden müssen, um Informationen über die Geschichte und Merkmale der Organisation zu extrahieren und daraus wichtige kulturelle Aspekte abzuleiten.
• Diskussionen in kleinen Gruppen: Gruppensitzungen mit moderierter Diskussion.
• Dramatisierung: Liefert Daten über die Wahrnehmung von Rollen, Beziehungen und Arbeitssituationen durch bestimmte Personen.
• Projektive Techniken: Dabei wird einem Probanden unstrukturiertes Material mit vagen Anweisungen vorgelegt und er gebeten, es auf seine eigene Weise zu organisieren. Dies ermöglicht Rückschlüsse auf die eigene Persönlichkeitsstruktur.

Quantitative Methoden

• Umfrage (Survey): Die durch diese Technik gesammelten Daten werden für die quantitative Analyse verwendet, um das Ausmaß von Problemen zu identifizieren und zu verstehen, die teilweise oder ungenau angenommen oder bekannt sind. Die Methode zur Durchführung der Befragung ist der Fragebogen.