Personalmanagement: Organisation, Funktionen und Kommunikation

Die Personalabteilung: Aufgaben und Organisation

Die Personalabteilung hat in Unternehmen bestimmte administrative Aufgaben durchgeführt, die sich mit der Auswahl von Arbeitnehmern, Verträgen, Lohn und sozialer Sicherheit befassen. Früher war sie in der Verwaltung angesiedelt, was in kleinen Unternehmen noch weit verbreitet ist. In dieser Abteilung werden die Tätigkeiten der Arbeitnehmer eines Unternehmens organisiert, geleitet, koordiniert, bewertet und analysiert.

Eine Personalabteilung wird hauptsächlich durch zwei Faktoren organisiert: die Größe und die Tätigkeit des Unternehmens.

Organisation der Humanressourcen

Die Größe der Organisation und das Management der Humanressourcen beeinflussen die Struktur und die Funktionen der Personalabteilung.

Unternehmenskultur

Die Unternehmenskultur ist die Gesamtheit der gemeinsamen Werte, Denkweisen und Regeln, die das Verhalten der Menschen bestimmen und die Organisation steuern. Es gibt zwei Typen:

• Formale Organisation: Definiert Hierarchieebenen zwischen den Komponenten des Unternehmens und etabliert Kommunikationskanäle zwischen den verschiedenen Bereichen des Unternehmens. Jeder kennt seine Position im Unternehmen und die Autorität, die Manager ausüben.
• Informelle Organisation: Entsteht spontan durch Freundschafts- oder Verwandtschaftsbeziehungen. Die Aktivitäten sind freiwillig und dienen oft der Weitergabe von Informationen innerhalb des Unternehmens. Kommunikation erfolgt spontan durch Gespräche, Gerüchte oder die Bildung von Freundschaftsgruppen. Autorität kann hier auch von Personen ausgeübt werden, die von Gleichgestellten als Führungspersonen anerkannt werden.

Organisationsmodelle

1. Hierarchische Organisation

   Ein System, bei dem die Autorität vom Vorgesetzten ausgeht und das Management die übergeordneten Ziele festlegt und für deren Erreichung verantwortlich ist. In diesem System erfolgt die Kommunikation von oben nach unten, d.h. von der Führungsebene zu den Untergebenen. Dies schafft verschiedene Hierarchieebenen, von der höchsten bis zur niedrigsten. Jeder Vorgesetzte kann nur eine begrenzte Anzahl von Mitarbeitern direkt führen (Span of Control).

2. Management by Objectives (MbO)

   Hierbei werden die gesamten Geschäftsziele in spezifische, messbare Ziele unterteilt, die innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens mit ausreichenden Ressourcen erreicht werden sollen. Die Aufteilung des Unternehmens in verschiedene Abteilungen ist als Departementalisierung bekannt.

Funktionen der Abteilung Human Resources

• Beschäftigungsfunktion

  Tätigkeiten im Zusammenhang mit Personalplanung und Mitarbeiterschulung.

  Aufgaben: Personalplanung, Erstellung von Stellenbeschreibungen, Organisation der Entwicklung von Funktionen und Aufgaben eines Berufs, Auswahl und Schulung von Personal, Umgang mit Entlassungen und Beschäftigungsaussetzungen.

• Personalmanagement-Funktion (administrative Aufgaben)

  Abschluss von Verträgen, Lohn- und Sozialversicherungsmanagement, Kontrolle der Fehlzeiten, Disziplinarmaßnahmen, Rechte-Management.

• Vergütungsfunktion

  Gestaltung des Vergütungssystems für Mitarbeiter und die Bewertung ihrer Arbeitsleistung.

  Aspekte: Struktur der Löhne, fixe und variable Bestandteile, Sachleistungen, Zulagen.

• Rolle der Personalentwicklung

  Erstellen und Implementieren von Trainingsplänen.

  Aufgaben: Überwachung von Arbeitnehmern, Überwachung der Aufgabenerfüllung, Entwicklung von Motivation.

• Fehlzeitenstudie

  Analyse von Abwesenheiten.

• Rolle der industriellen Beziehungen

  Lösung von Arbeitsmarktproblemen, Prävention berufsbedingter Gefahren, Gewährleistung von Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz sowie soziales Handeln des Unternehmens gegenüber Mitarbeitern, um Ungerechtigkeiten auszugleichen.

• Rolle der sozialen Dienste

  Verwaltung von Dienstleistungen, die das Unternehmen vertraglich für die Arbeitnehmer bereitstellt, die auch anderen Unternehmen zugutekommen können, und zur Verbesserung der Arbeitsumgebung beitragen.

Kommunikationswege im Personalbereich

Es gibt ein Kommunikationssystem zur Erfassung und Kanalisierung von Informationen.

Typen der Kommunikation:

• Absteigende Kommunikation

  Von der oberen Hierarchie zu den Untergebenen. Ziel ist die Einhaltung von Regeln oder Anweisungen. Das Unternehmen informiert die mittlere Ebene. Die absteigende Kommunikation wird durch die Hierarchie kanalisiert.

• Aufsteigende Kommunikation

  Erfolgt durch Besprechungen, von den niederen zu den höheren Ebenen. Diese Art der Kommunikation kann zwei Arten von Barrieren aufweisen: Vorbehalte der Untergebenen und strukturelle Zwänge.

• Horizontale Kommunikation

  Tritt zwischen Abteilungen und Personen auf dem gleichen Niveau auf. Hindernisse können persönliche Rivalitäten und mangelnder Teamgeist sein. Zur Überwindung werden oft Besprechungen abgehalten.

• Schriftliche Kommunikation

  Erfolgt durch interne Rundschreiben, Berichte, Mitteilungen, Memoranden und Personal-Newsletter. Sie dient der Dokumentation und Information.