Personalplanung: Ziele, Funktionen und strategische Bedeutung

Was ist Personalplanung?

Personalplanung (PP), auch Human-Resource-Planung genannt, ist der strategische Prozess, der die Personalbedürfnisse eines Unternehmens systematisch analysiert. Ziel ist es sicherzustellen, dass die erforderliche Anzahl an Mitarbeitern mit den notwendigen Fähigkeiten zur richtigen Zeit am richtigen Ort verfügbar ist.

Ziele der Personalplanung

• Einschätzung des zukünftigen Personalbedarfs (Arbeitskräftenachfrage), um zu bestimmen, wie viele Mitarbeiter das Unternehmen benötigen wird.
• Prognose der Verfügbarkeit von Fachkräften mit den erforderlichen Fähigkeiten und Kompetenzen, um den Bedarf zu decken (Arbeitskräfteangebot).
• Identifikation zukünftiger Chancen und Risiken als Grundlage für bessere unternehmerische Entscheidungen.
• Abgleich der Mitarbeiterkompetenzen mit den gegenwärtigen und zukünftigen Anforderungen des Unternehmens.

Funktionen der Personalplanung

• Planung von Rekrutierung, Auswahl und Schulungsmaßnahmen.
• Sicherstellung, dass die richtigen Mitarbeiter zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind und über das notwendige Wissen verfügen.
• Erstellung von Personalplänen auf Basis von Zukunftsprognosen.

Voraussetzungen für eine erfolgreiche Personalplanung

Der Personalplanungsprozess ist eine Managementfunktion, die nicht alle Organisationen in der Praxis durchführen. Sie kann nicht isoliert von der Personalabteilung umgesetzt werden und umfasst Prognosen für die Zukunft, wie zum Beispiel:

• Das Angebot an Arbeitskräften.
• Die Definition notwendiger Maßnahmen, um den Personalbedarf zu decken.

Die Prognose basiert auf den strategischen Plänen des Unternehmens. Für eine erfolgreiche Durchführung sind folgende Voraussetzungen entscheidend:

• Das Unternehmen muss über klar definierte Pläne und Ziele verfügen, die aus einem strategischen Planungsprozess abgeleitet sind. Diese bilden die Informationsgrundlage für die Personalplanung.
• Die Personalplanung muss vollständig in das Gesamtunternehmen integriert sein:
  • Sie darf nicht als untergeordnete Tätigkeit, sondern muss als strategisch wichtiger Prozess anerkannt werden.
  • Es müssen qualitativ hochwertige Informationen verfügbar sein, um präzise Prognosen für einen bestimmten Zeitraum zu ermöglichen.

Maßnahmen bei Personalmangel

Wenn die Planung einen Mangel an Arbeitskräften ergibt, können folgende Entscheidungen getroffen werden:

• Schulung und Weiterbildung
• Interne Nachfolgeplanung (Identifizierung von potenziellen Nachfolgern für Schlüsselpositionen)
• Beförderungen innerhalb der Organisation
• Externe oder gemischte Rekrutierung
• Outsourcing und Einsatz von Freiberuflern
• Einsatz von Teilzeitkräften
• Anordnung von Überstunden