Personalwesen: Organisation, Kommunikation und Kontrolle

Personalwesen (HR)

Entwicklung der HR-Abteilung

Die Personalabteilung in Unternehmen übernimmt Aufgaben wie die Bearbeitung von Einstellungen, Verträgen, Sozialversicherungsbeiträgen und Gehaltsabrechnungen.

Begriffe und Organisation

In jeder Organisation gibt es einen ausgewählten Bereich für das Personal, die HR-Abteilung. Diese ist für die Organisation, Leitung, Koordination, Entschädigung für die Arbeit und das Studium der Tätigkeit der Mitarbeiter des Unternehmens zuständig.

Eine HR-Abteilung wird nach Größe und Aktivität organisiert. Es können eine oder mehrere Hierarchieebenen vorhanden sein, es gibt eine Leitung, von der verschiedene Abteilungen abhängen, und jede Abteilung besteht aus qualifiziertem Personal für bestimmte Aufgaben.

Die Mitarbeiterführung beeinflusst den Betrieb des Unternehmens. Die Organisation und Verwaltung des Personals wird als Unternehmenskultur bezeichnet, d. h. die Gesamtheit der gemeinsamen Werte und Denkweisen, die das Verhalten der Personen bestimmen, die ihre Dienste dem Unternehmen anbieten.

Formelle und informelle Organisation

Die formelle Organisation legt spezifische Aufgaben für die Mitarbeiter fest, die Abteilungen können für jede Person einen Bereich festlegen und Aufgaben und Ziele steuern. Die informelle Organisation entsteht spontan durch persönliche Beziehungen.

Damit ein Unternehmen funktioniert, muss es eine formelle Organisation unter Berücksichtigung der informellen Organisation etablieren.

Konflikt zwischen formeller und informeller Organisation

Formell:

• Die etablierte Führung gibt die hierarchische Position vor
• Die Aktivitäten werden von der Führung vorgegeben
• Es werden geschäftliche Zwecke verfolgt
• Die Kommunikation erfolgt über hierarchische Wege
• Die Arbeitsgruppen werden von Abteilungen gebildet
• Die Autorität wird von den Direktoren ausgeübt

Informell:

• Entsteht spontan
• Beinhaltet Beziehungen wie Freundschaft, Verwandtschaft, Feindschaft usw.
• Die Aktivitäten werden freiwillig durchgeführt
• Es müssen keine Unternehmensziele verfolgt werden
• Die Kommunikation erfolgt durch spontane Gespräche, Gerüchte, Kontakte in den Pausen usw.
• Die Gruppen werden aufgrund von Freundschaft, Verwandtschaft usw. gebildet
• Die Autorität kann von Personen als "Führer" ausgeübt werden

Hierarchische Organisation

Die Autorität geht von der Geschäftsleitung aus, die die Ziele und die Verantwortung für diese vorgibt. Die Kommunikation erfolgt von oben nach unten, wobei die höchste Kategorie innerhalb der Organisation festgelegt wird.

Management by Objectives

Eine moderne Form der partizipativen Arbeit ist die Unterteilung in Teilziele, die das Unternehmen jeder Abteilung oder jedem Bereich zuordnet.

Der Geschäftsbereich des Unternehmens wird als Departementalisierung bezeichnet und ist grafisch dargestellt:

Funktionen der HR-Abteilung

Die entwickelten Funktionen variieren von Unternehmen zu Unternehmen, je nach Größe und Tätigkeit.

Kleine Unternehmen führen ihre Funktionen in wenigen Bereichen aus, oft werden einige Mängel an andere Unternehmen vergeben: Consulting, Beratung, Beratungsstellen usw.

Große Unternehmen können die HR-Abteilung sehr komplex gestalten und in verschiedene Abschnitte unterteilen.

• Funktion: Umfasst die Aktivitäten im Zusammenhang mit der Personalplanung. Aufgaben sind:
  • Planung der Vorlage
  • Beschreibung der Arbeitsplätze
  • Berufsprofil der Kandidaten für eine Stelle
  • Ausbildung
  • Rekrutierung von Personal
  • Aufnahme und Integration neuer Mitarbeiter
  • Bearbeitung von Arbeitsunterbrechungen
  • Bearbeitung von Entlassungen
• Personal-Management-Funktion: Führt die folgenden administrativen Aufgaben aus:
  • Auswahl und Formalisierung von Verträgen
  • Verwaltung von Löhnen und Sozialversicherungsbeiträgen
  • Verwaltung von Urlaub, Überstunden, Krankheit, Mobilität
  • Fehlzeitenkontrolle
  • Disziplinarmaßnahmen
• Rolle bezahlen:
  • Studie zu Formeln
  • Zahlung von Anreizen
  • Lohnniveau der verschiedenen Berufsgruppen: Lohnstruktur, feste und variable Bestandteile
  • Zahlung in Form von Sachleistungen
  • Ernährung
  • Fortbewegung
• Die Rolle der HR-Entwicklung: Umfasst folgende Aktivitäten:
  • Erstellung und Umsetzung von Trainingsplänen
  • Studie zum Potenzial des Personals
  • Beurteilung der Motivation
  • Überprüfung der Wahrnehmung von Aufgaben
  • Studie zu den Ursachen von Fehlzeiten
  • Förderung der Beteiligung
• Arbeitsbeziehungen: Zuständig für die Behebung von arbeitsrechtlichen Themen wie Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz. Zum Ausgleich von Ungleichheiten bei Arbeitnehmern desselben Unternehmens und zum Erreichen eines Gleichgewichts für ein angenehmes Arbeitsklima.
  • Rekrutierung
  • Lohnpolitik
  • Arbeitskämpfe (Disziplin, Arbeitsbedingungen)
  • Tarifverhandlungen usw.
• Soziale Dienste: Verwalten von Dienstleistungen, die vom Unternehmen selbst erstellt wurden, oder Verträge mit anderen Unternehmen. Ziel ist es, die Arbeitnehmer und die Arbeitsbedingungen zu verbessern.
  • Geschäfte
  • Kinderbetreuung
  • Ferienhäuser
  • Stipendien und Beihilfen
  • Medizinische Leistungen des Unternehmens
  • Gruppenlebensversicherung
  • Zusätzliche Renten- und Krankenversicherung
  • Sportvereine und Freizeitzentren usw.

Kommunikation im Personalbereich

Das Unternehmen richtet Kommunikationssysteme ein, um Informationen intern und extern zu erfassen und sie zur Erreichung der Ziele weiterzuleiten.

Die Personalabteilung führt die interne Kommunikation durch, wobei Sender und Empfänger, der Kanal und die korrekte Verbreitung der Informationen nachgewiesen werden müssen.

• Art der Kommunikation:
  • Absteigende Kommunikation: Hierarchien werden an Untergebene weitergegeben und müssen über objektive Standards und Anweisungen eingehalten werden. Diese Mitteilung informiert die mittleren und unteren Ebenen des Unternehmens über die zu erreichenden Ziele, die einzuhaltenden Anweisungen, das Bild des Unternehmens bei den Arbeitnehmern, die Leistungsmerkmale und ihre Aufgaben, die Verwaltung und Informationen über die Ausbildung des Personals.
  • Aufsteigende Kommunikation: Von der Hierarchie von unten nach oben, z. B. Beschwerden, Anregungen und Reklamationen. Das Unternehmen lässt die Sorgen, Hoffnungen und Schwierigkeiten der untergeordneten Mitarbeiter wissen und erkennt auch Situationen des Missbrauchs durch das mittlere Management. Dies erfolgt in der Regel durch persönliche Interviews, Umfragen, Befragungen, Vorschlags- und Beschwerdewesen usw.
  • Horizontale Kommunikation: Auch laterale Kommunikation genannt. Tritt zwischen Abteilungen und Einzelpersonen auf der gleichen Ebene des Unternehmens auf. Ihr Hindernis sind persönliche Rivalitäten, da sie keinen Teamgeist haben. Um diese Schwierigkeiten zu überwinden, werden gemeinsame Briefings einberufen, die in Pools unter Peer-Computern und unterbrochenen Personen für die verschiedenen Abteilungen organisiert werden.

• Schriftliche Mitteilungen: Alle Kommunikationsunternehmen müssen dies schriftlich protokollieren. Die häufigsten sind:
  • Internes Rundschreiben: Mitteilungen, die an die Mitarbeiter gerichtet sind.
  • Hinweise: Mitteilungen mit Anweisungen, Klarstellungen und allgemeinen Nachrichten von Interesse.

Memo: Ein kurzer Bericht über Verfahren.

• Persönliche Berichte: Unternehmen können Informationen über Personen anfordern, die sie einstellen möchten.
• Newsletter: Einige Unternehmen veröffentlichen Zeitungen und Zeitschriften mit einer gewissen Regelmäßigkeit, um das Personal zu informieren.

Kontrolle des Personals

Das Unternehmen kann unter zwei Gesichtspunkten betrachtet werden:

• Überwachungsziele: Unternehmen legen Ziele fest und schaffen ein Kontrollsystem zur Messung der Ergebnisse anhand der ursprünglich festgelegten Ziele. Die Informationen werden durch Umfragen, die Prüfung von Beschwerden, die Analyse der Unterstützung und interne Audits gewonnen.
• Disziplinargewalt: Ein System zur Überwachung und Kontrolle des Personals, das von der Personalabteilung ausgeübt wird. Diese Kontrolle ist wichtig beim Umgang mit Fehlzeiten, d. h. der Anzahl der in einem bestimmten Zeitraum verlorenen Arbeitsstunden.

Instrumente zur Personalkontrolle

• Umfragen: Das Personal füllt anonyme Fragebögen aus, die zur Beurteilung des Arbeitsklimas verwendet werden.
• Berichte von Vorgesetzten: Die Vorgesetzten erstellen in der Regel Berichte über ihre Führungskräfte. Bewertungsaspekte wie Effektivität, Ausbildung, Zusammenarbeit, Fehlzeiten oder Pünktlichkeit, Verantwortungsbewusstsein, Konflikte, Engagement usw.
• Reklamationen, Beschwerden, Versetzungsanträge: Treten sehr häufig auf und können einen Eindruck von den Integrationsschwierigkeiten derjenigen vermitteln, die sie gestellt haben.
• Analyse der Anwesenheit: Die Anwesenheits- und Pünktlichkeitskontrolle gibt einen recht objektiven Aufschluss über die Einstellung der Arbeitnehmer.
• Interne Audits: Unternehmen neigen dazu, interne Audits und Inspektionen der Leistung von Personen durchzuführen, die als soziale Audits bezeichnet werden.

Die Personalakte

Eine Reihe von Dokumenten, die in chronologischer Reihenfolge den beruflichen Werdegang jedes Mitarbeiters im Unternehmen widerspiegeln: Ausbildung, Beschäftigung, Funktionen, hohe und niedrige Arten von Arbeitsverträgen usw.

Jeder Datensatz enthält die Dokumentation: Das Unternehmen selbst, vom Arbeitnehmer, von anderen öffentlichen und privaten Institutionen.

Die am häufigsten in der Personalakte zu findenden Dokumente sind: Bewerbungsschreiben, Lebenslauf, die persönlichen Daten, die Ergebnisse von Screening-Tests, das im Vorstellungsgespräch festgestellte Profil, der Titel der Studie, der die Stelle akkreditiert, Nachweise über andere Studien, Schulungen, die vom Unternehmen und anderen öffentlichen oder privaten Institutionen erhalten wurden, Kopie des Arbeitsvertrags, Kopien der Unterlagen der Sozialversicherung.

Die Personalakten werden in der Regel alphabetisch nach Abteilungen, nach Art der Anstellung und dann innerhalb jeder Kategorie alphabetisch nach Nachnamen geordnet.

Die Akten müssen ständig aktualisiert werden, jedes Mal, wenn sich eine Änderung ergibt, muss diese mit dem erforderlichen Dokument in der Akte vermerkt werden. Einige Änderungen sind: Änderung des Personenstands, Beförderung, räumliche Mobilität, Arbeitsplatzwechsel, neue Ausbildung, neue Erfahrung usw.