Pflichten des Arbeitgebers: Registrierung, Mitarbeiteranmeldung & Dokumentation

Registrierung von Unternehmen bei der Sozialversicherung

Pflicht zur Registrierung

Der Arbeitgeber (natürliche oder juristische Person des öffentlichen oder privaten Rechts), der Personen im Anwendungsbereich der Sozialversicherung beschäftigen möchte, muss seine eigene Registrierung beantragen. Die Registrierung ist eine unabdingbare Voraussetzung für die Aufnahme der Geschäftstätigkeit.

Wer muss sich registrieren?

Jede natürliche oder juristische Person des öffentlichen oder privaten Rechts, die Arbeitnehmer beschäftigt.

Wann?

Vor dem Beginn der Tätigkeit.

Wo?

In den zuständigen Büros der Sozialversicherung.

Erforderliche Dokumente:

• Anmeldeformular
• Nachweis der Arbeitsunfallversicherung
• IAE (Gewerbesteuer)
• Steuerunterlagen
• Anmeldung der Arbeitnehmer

Beitragskontonummer (CCC)

Nach der Registrierung des Unternehmens teilt die Sozialversicherung dem Arbeitgeber die Beitragskontonummer (CCC) zu.

Änderung der Daten und Beendigung der Tätigkeit

Unternehmen müssen jede Änderung der gemeldeten Daten (auch jene, die dem Finanzamt gemeldet wurden) der territorial zuständigen Sozialversicherung innerhalb von sechs Kalendertagen ab dem Datum der Änderung mitteilen. Betroffene Arbeitgeber müssen auch die Beendigung ihrer Tätigkeit melden.

Registrierung von Selbstständigen

Selbstständige, die regelmäßig eine wirtschaftliche Tätigkeit ausüben, müssen sich in der Sonderregelung für Selbstständige der Sozialversicherung anmelden.

Eröffnung des Arbeitsplatzes

Die Meldung der Eröffnung des Arbeitsplatzes oder der Wiederaufnahme der Tätigkeit muss innerhalb von dreißig Tagen nach der Eröffnung erfolgen.

Zugehörigkeit und Abmeldung von Mitarbeitern

Zugehörigkeit (Affiliation)

Die Zugehörigkeit des Arbeitnehmers zur Sozialversicherung ist obligatorisch und gilt für das gesamte Erwerbsleben des Arbeitnehmers.

Anmeldung (Alta), Abmeldung (Baja) und Datenänderungen

Arbeitgeber müssen die Anmeldungen (Alta) vornehmen.

Anmeldung (Alta)

Die Anmeldung stellt die erste Verbindung zwischen der Person und der Sozialversicherung dar. Die Anmeldung muss vor Beginn des Arbeitsverhältnisses eingereicht werden. Die Sozialversicherung weist jedem Arbeitnehmer eine Mitgliedsnummer zu, die elf Ziffern umfasst.

Abmeldung (Baja) und Variationen

Wenn ein Arbeitsverhältnis endet, muss der Arbeitnehmer abgemeldet (Baja) werden.

Arbeitsbücher und Dokumentationspflichten

Wenn der Arbeitgeber die Anmeldung bei der Sozialversicherung vorgenommen und die Eröffnung des Arbeitsplatzes gemeldet hat, muss er die erforderlichen Arbeitsbücher führen.

Gästebuch (Inspektionsbuch)

Jeder Arbeitsplatz, unabhängig davon, ob Arbeitnehmer beschäftigt werden oder nicht, benötigt ein Inspektionsbuch, damit die Arbeitsinspektoren die notwendigen Vermerke bei ihren Besuchen eintragen können. Arbeitgeber müssen diese Bücher mindestens 5 Jahre lang ab dem Datum des letzten Eintrags aufbewahren.

Aufbewahrung von Unterlagen

Unternehmen müssen folgende Dokumente für mindestens 4 Jahre aufbewahren:

• Zulassungsdokumente des Vereins zum Schutz vor Arbeitsunfällen und Berufskrankheiten.
• Dokumente der Arbeitnehmer.
• Unterlagen zu Anmeldungen (Alta), Abmeldungen (Baja), Variationen und Datenkommunikation.