Pflichten und Standards der Buchführung für Unternehmer

Theorie zur Regulierung der Buchführung für Unternehmer

Pflichten in Buchführung und Verantwortung

Jeder Arbeitgeber muss eine ordnungsgemäße Buchführung führen, die der Tätigkeit seines Unternehmens angemessen ist, um die chronologische Rückverfolgung aller Vorgänge sowie die Erstellung periodischer Berichte und Inventuren zu ermöglichen. Die Aufzeichnungen sind direkt vom Arbeitgeber oder von anderen dazu ermächtigten Personen zu führen, unbeschadet der Verantwortung der Hauptakteure.

Obligatorische Bücher

Zu den obligatorischen Büchern gehören:

• Inventar- und Jahresabschlussbuch
• Journal/Tagebuch
• Geschäftsbuch oder Register (für Unternehmen)

Legalisierung der Bücher

Die Legalisierung erfolgt beim Handelsregister, das für den Sitz des Unternehmens zuständig ist. Sie kann a priori (vor der Verwendung) oder nachträglich erfolgen, falls die Buchungen auf losen Blättern vorgenommen werden. Diese Blätter müssen dann korrelativ in verbindliche Bücher gebunden werden, die spätestens vier Monate nach dem Zeitpunkt des Jahresabschlusses authentifiziert werden müssen.

Inventar- und Jahresabschlussbuch

Das Inventar- und Jahresabschlussbuch umfasst:

• Beginnend mit der detaillierten Erstbewertung des Unternehmens.
• Mindestens vierteljährlich werden die Beträge und Salden der Kontrollsalden transkribiert.
• Abschlussinventur.
• Jahresabschluss.

Journal/Tagebuch (Offizielle Aufzeichnungen)

Das Journal enthält die täglichen Aufzeichnungen aller Vorgänge im Zusammenhang mit der Geschäftstätigkeit des Unternehmens. Gültig ist jedoch auch die zusammenfassende Erfassung aller Transaktionen für die Dauer von höchstens einem Monat, vorausgesetzt, dass die Daten auch in anderen Büchern oder Unterlagen erscheinen.

Führung der Bücher

Die Bücher müssen wie folgt geführt werden:

• Mit Klarheit und in chronologischer Reihenfolge der Daten; keine Leerzeichen, Einfügungen, Löschungen oder Überschreibungen.
• Fehler oder Auslassungen sind sofort zu vermerken und zu korrigieren.
• Die Buchungen sind unter Angabe der Werte in Euro vorzunehmen.

Aufbewahrungspflicht

Die Bücher, Korrespondenz, Unterlagen und Nachweise müssen sechs Jahre ab der letzten Eintragung aufbewahrt werden. Die Einstellung der Geschäftstätigkeit entbindet den Arbeitgeber nicht von dieser Pflicht.

Geheimhaltung

Die Konten der Unternehmer sind geheim, können aber unter bestimmten Umständen (einschließlich Gesamtrechtsnachfolge, Abwicklung von Wirtschaftssubjekten usw.) gerichtlich zur allgemeinen Einsichtnahme und Anerkennung der Bücher und anderer Dokumente angeordnet werden.

Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB)

Zu den Grundsätzen gehören:

• Unternehmensfortführung (Going Concern)
• Abgrenzung/Rückstellungen
• Stetigkeit (Konsistenz)
• Vorsicht (Klugheit)
• Keine Verrechnung (Saldierungsverbot)
• Wesentlichkeit (relative Bedeutung)

Rechnungslegungsstandards

Die Standardisierung erfolgt durch die Erstellung und Herausgabe von Normen, um ein möglichst homogenes Verhalten bei der Erstellung von Finanzinformationen zu erreichen und die Vergleichbarkeit über Zeit und Raum hinweg zu erleichtern. Die Anwendung der geplanten Vorschriften dient:

• Als Orientierungshilfe für Fachleute bei der Erstellung von Finanzinformationen.
• Den Nutzern als Referenz für die Kriterien, nach denen die Informationen erstellt wurden.
• Prüfern bei ihrer Aufgabe der Überprüfung des Jahresabschlusses als wichtiger Bezugspunkt zur Beurteilung der Zuverlässigkeit der von Unternehmen erstellten Informationen.