Phasen und Arten des Beschaffungswesens

Phasen im Kaufprozess

Um den Markt zu analysieren, sind Informationen über die Produktion, Distribution und den Verkauf eines bestimmten Produkts erforderlich, um die Einkaufspolitik des Unternehmens festzulegen. Die Informationsquellen hierfür sind unter anderem das Internet, Regierungsbehörden, Zeitschriften und Datenbanken. Anschließend muss der Bedarf ermittelt werden. Die Informationen werden analysiert, um festzustellen, was, wann und in welcher Menge gekauft werden soll. Unternehmen zentralisieren alle Einkäufe über die Einkaufsabteilung. Die Entgegennahme von Anträgen erfolgt durch ein internes Bulletin, das als „Einkauf“ bezeichnet wird und die Art des benötigten Materials oder Produkts detailliert beschreibt.

Nach Erhalt des Kauf-Bulletins prüft der Mitarbeiter der Einkaufsabteilung die Einstufung der Anforderung und deren Wertigkeit. Danach werden die gewünschten Materialien oder Produkte recherchiert und Faktoren wie Preis, Qualität, Lieferzeiten, Zuverlässigkeit der Lieferung, Kontinuität und Flexibilität, der Stand der Technik, der Standort und die Unternehmensrichtlinien des Lieferanten bewertet.

Eine Ausschreibung ist in folgenden Fällen erforderlich:

• Wenn ein Produkt zum ersten Mal gekauft wird.
• Wenn die Anschaffungskosten hoch sind.
• Wenn das Lieferantenportfolio erweitert werden soll und man mit den aktuellen Lieferanten nicht zufrieden ist.

Anschließend erfolgt die Suche und Auswahl von Lieferanten durch die Erstellung einer Liste von Unternehmen oder Organisationen, die an der Lieferung der angefragten Produkte oder Materialien interessiert sind. Bei der Auswahl dieser Lieferanten sind folgende Kriterien zu berücksichtigen:

• Die zufriedenstellende Qualität der Produkte.
• Die Lieferung der Bestellung innerhalb des vertraglich vereinbarten Zeitraums.
• Der niedrigste Preis.
• Exzellenter Service.
• Geld-zurück-Garantie bei fehlerhaften Produkten oder Größenabweichungen.
• Einrichtung, Technologie, Reputation etc.

Danach folgt die Verhandlung und Ausführung des Kaufs. Dies ist die letzte Phase, in der Punkte geklärt werden, die im Angebot nicht spezifiziert waren, Geschäftsbeziehungen über die Zeit aufgebaut und aufrechterhalten werden.

Zuletzt wird die Überprüfung und Überwachung des Erwerbs durchgeführt, um sicherzustellen, dass alle angeforderten Materialien geliefert wurden und der Lieferant die getroffenen Vereinbarungen eingehalten hat. Ist der Kauf erfolgreich, wird die Geschäftsbeziehung dauerhaft und für nachfolgende Aufträge ist der vollständige Kaufabschluss nicht mehr notwendig.

Einkauf: Aufgaben und Arten

Einkauf: Zuständig für den Erwerb der benötigten Waren und Dienstleistungen.

Aufgaben:

• Verantwortlich für Beschaffungsoperationen (Initiierung, Verwaltung und Überwachung aller Zugriffe auf externe Lieferanten und Bindeglied zwischen anderen Abteilungen).
• Kaufwünsche müssen schriftlich erfolgen und vom Einkaufsmanager genehmigt werden.
• Regelung der Beziehungen mit Lieferanten (Anbieter sollten fair und höflich behandelt werden; alle Bieter sollten gleich behandelt werden).
• Anpassung an die Mitarbeiter des Unternehmens (obwohl dies auch als persönliche Aufgabe der Mitarbeiter angesehen wird, die die Beschaffung oder den Einkaufspreis für das Unternehmen autorisieren).

Arten des Einkaufs (Vertrag)

Ein Vertrag wird geschlossen, um die endgültigen Bedingungen für den Erwerb von Materialien, Produkten oder Dienstleistungen zur Deckung zukünftiger Bedürfnisse festzulegen.

Entsprechend den Marktbedingungen:

• Stabile Märkte: Industriegüter und Dienstleistungen sind kurzfristig relativ unempfindlich gegenüber Angebots- und Nachfragekräften.
• Instabile Märkte: Gekennzeichnet durch große Mengen an Rohstoffen, die enormen kurzfristigen Preisänderungen unterliegen. Ihr Markt ist global, mit einer riesigen Streuung von Käufern und Verkäufern. Preise werden von politischen Kräften, Wetter, Wirtschaft und vor allem spekulativ beeinflusst (anfänglich, spekulativ, unsicher).

Je nach Ursprung unserer Bedürfnisse:

• Zyklisch: Routineeinkäufe.
• Spezial: Meist große Investitionen.
• Saisonal: Trifft Bedürfnisse, die saisonal auftreten.
• Sofort: Tritt auf, wenn die Preise niedrig sind (überschneidet sich mit saisonal).

Comakership: Dies ist eine Möglichkeit, die Beziehung zwischen Käufer und Lieferantenmitgliedern zu steuern, um gemeinsame Ziele zu verfolgen.

Stufen der Lieferantenbeziehung

Stufe III: Konventionelle Lieferanten

• Preisverhandlungen basierend auf Mindestanforderungen an Qualität und Spezifikationen.
• Bestellungen werden nur kurzfristig geliefert (z. B. 100 % bezogen auf die Vermeidung von Fehlern im Lager).
• Regelmäßige Bewertung der Versorgung.

Stufe II: Partner-Lieferanten (Operative Zusammenarbeit)

• Langfristige Preis- und Qualitätsgarantie.
• Volle Verantwortung für die Versorgung.
• Annahme von Lieferungen ohne direkten Produktionsprozess. Kein Lager.
• Häufige Lieferungen in kleinen Losgrößen.
• Systematische Verbesserungen bei Qualität und Preis.
• Konsultationen und Schulungsträger.

Stufe I: Partner-Lieferanten (Globale Zusammenarbeit)

• Zusammenarbeit im Design.
• Gemeinsame F&E-Investitionen und ständiger technologischer Fortschritt.
• Informationsaustausch.

Verordnungen

ISO 9000 Verordnungen:

Bieten allgemeine Leitlinien für Qualitätsmanagementsysteme.

Verordnungen 9001:

Qualitätsmanagementsysteme. Erfüllt die Mindestanforderungen an das Qualitätsmanagement durch ein System. Kann für die interne Anwendung, zur Zertifizierung oder für vertragliche Zwecke verwendet werden.

Verordnungen 9004:

Qualitätsmanagementsysteme – Leitlinien für die Führung. Bietet Verbesserungen für das System, indem es über die Anforderungen der ISO 9001 hinausgeht, um die kontinuierliche Verbesserung des Qualitätsmanagements zu verfolgen.

E-Procurement und Outsourcing

E-Procurement ist der Kauf und Verkauf von Bauleistungen, Lieferungen und Dienstleistungen.

Charakteristiken: E-Procurement-Plattformen ermöglichen es Web-Nutzern, qualifizierte und registrierte Käufer und Verkäufer von Waren und Dienstleistungen zu suchen.

Outsourcing: Ein Wirtschaftsprozess, bei dem ein bestimmtes Unternehmen Ressourcen verlagert oder zur Erfüllung bestimmter Aufgaben an ein externes Unternehmen durch einen Vertrag übergibt. Dies gilt insbesondere für spezialisierte Unternehmen. Um dieses Personal einzustellen, richtet der Kunde Ressourcen (Anlagen, Software, Hardware) ein oder stellt Personal und Ressourcen ein.