Phasen des Beschaffungsprozesses

Planung der Einkäufe

Eng an den Bedürfnissen der Kunden im Zusammenhang mit der Durchführung und einem Umsatz von zuvor falsch Akquirierten. Eine falsche Lieferantenauswahl kann zu erhöhten Transportkosten, schlechter Qualität der Produkte, Unzuverlässigkeit, nicht-wirtschaftlichen Preisen und Verzögerungen bei den Lieferzeiten führen.

Etappen

Start des Prozesses: Kenntnis des Marktes und seiner Bedürfnisse sowie der Voraussetzungen für die Kundenzufriedenheit.

Vorbereitung des Kaufs:

• Anfrage der Angebote und Bewertung.
• Suche und Auswahl von Lieferanten.

Ausführung des Kaufs:

• Aushandlung und Durchführung von Einkauf.
• Wareneingang und Kontrolle.
• Überwachung der Vereinbarungen.

Sammlung und Analyse von Marktinformationen

Sammeln und Analysieren von Marktinformationen über die Herstellung, den Vertrieb und den Verkauf eines bestimmten Materials, um die Einkaufspolitik der Gesellschaft zu kennen. Informationsquellen:

• Internet, Gelbe Seiten
• Behörden: Industrie- und Handelskammern
• Unternehmen und Berufsverbände
• Magazine und Fachzeitschriften
• Messen und Ausstellungen
• Geschäftsdatenbanken
• Ausländische Märkte, Spanisches Außenhandelsinstitut

Bedarfsermittlung

Analyse von Informationen zu diesem Kauf: Menge, Preis und Qualität. Unternehmen zentralisieren Einkäufe mit dem Einkauf. Folgende Funktionen werden durchgeführt:

• Priorisierung von Anwendungen, deren Bestände unter dem Minimalbestand oder den Mindestsicherheitsanforderungen liegen.
• Prüfung, ob das Unternehmen das Produkt oder Material regelmäßig oder einmalig verwendet.
• Sortieren von Artikeln nach MIMS-Lieferanten.

Antrag zur Einreichung von Vorschlägen und deren Bewertung

Anfrage von Produktinformationen oder Materialien, die das Unternehmen kaufen will. Zentrale Faktoren bei der Bewertung: Produktqualität, Liefertreue, Lieferzeit, Kontinuität und Flexibilität, technisches Niveau, Preise, Lage und die Politik der Zulieferunternehmen.

Die Ausschreibung ist in folgenden Fällen erforderlich:

• Wenn ein Produkt zum ersten Mal gekauft wird.
• Wenn der Kaufpreis hoch ist.
• Wenn man das Portfolio der Lieferanten erweitern möchte.
• Wenn man mit den Lieferanten in den internen Aufzeichnungen nicht zufrieden ist.

Die gewünschten Informationen sollten sich auf drei Aspekte beziehen:

• Wirtschaftliche Informationen: Einheitspreis, Handelsrabatt, Skonto, Preisspanne, Verpackungspreis, Versicherungs- und Güterverkehr, Zahlungskonditionen, Zahlungsaufschub.
• Technische Informationen: Qualitätseigenschaften, Verpackung und spezielle Etiketten, notwendige Installation, Test- und Garantiezeit, Schulung der Mitarbeiter, Ersatzteile und Wartung.
• Serviceinformationen: Lieferzeit, Lagerbestände und Versandkosten.

Die Lieferanten können per Internet, persönlich, telefonisch und per Brief kontaktiert werden.

Suche und Beschaffung

Prüfung, ob die angebotenen Produkte die Produktivität, Qualität und Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens positiv beeinflussen. Auswahl einer Liste von Unternehmen, die ihre Produkte oder Materialien anbieten. Anschließend Anfrage der Produkte nach bestimmten Faktoren. Kriterien für die Lieferantenauswahl:

• Zufriedenstellende Qualität der Produkte
• Pünktliche Lieferung
• Niedrigster Preis
• Exzellenter Service
• Garantierte Rückgabe
• Einrichtungen und Technologie
• Umsatz und Ansehen
• Standort

Die Anzahl der Lieferanten hängt von zwei Variablen ab:

• Risikodiversifizierung
• Kapazität zur Bearbeitung von Großaufträgen

Verhandlung und Ausführung des Kaufs

Ziel ist eine ausgewogene Zusammenarbeit für beide Parteien, die qualitativ hochwertige Produkte und eine höhere Rentabilität für Unternehmen und Lieferanten bietet. Um Kosteneinsparungen zu erreichen, müssen mit den Lieferanten spezielle Vereinbarungen getroffen werden, damit der Lieferant zum Partner wird.

Testen und Überwachen des Kaufs

Überprüfung des angeforderten Materials und der Einhaltung der Vereinbarung durch den Lieferanten. Bei Erfolg wird die Geschäftsbeziehung dauerhaft und für folgende Bestellungen ist der komplette Beschaffungsprozess nicht mehr notwendig.