Planung und Organisation: Schlüsselkonzepte für Unternehmensführung

Funktion Planung

Die Planung umfasst die Festlegung von Zielen, Strategien und die Identifizierung von Kriterien zur Erhaltung des Unternehmens im wirtschaftlichen und politischen Umfeld.

A) Klassifizierung von Plänen

Nach Art und Beschaffenheit:

• Ziele: Grundlegende Ziele des Unternehmens.
• Millennium: Unterscheidung zwischen allgemeinen Zielen und spezifischen Unterkategorien. Bei der Festlegung von Zielen sollten Realismus, Prioritätensetzung und minimale Kosten beachtet werden.
• Policies: Grundsätze und Prinzipien zur Entscheidungsfindung.
• Prozeduren: Schritte zur Ausführung von Aktionen.
• Regeln: Geben an, was getan werden darf und was nicht.
• Quotes: Quantifizierte Pläne, die das Schreiben beziffern.

Nach zeitlicher Dimension:

• Langfristig: Über 5 Jahre.
• Mittelfristig: Mehr als 1 Jahr und weniger als 5 Jahre.
• Kurzfristig: Beschränkt auf das Haushaltsjahr.

Nach Funktionen oder Abteilungen:

• Pläne für Produktion, Vertrieb, Finanzen usw. für jede Abteilung.

b) Stufen des Planungsprozesses

1. Situationsanalyse
2. Festlegung der Ressourcen
3. Schaffung von Alternativen oder Bestimmung der Aktionsbereiche
4. Bewertung von Alternativen
5. Auswahl von Alternativen
6. Kontrolle und quantitative Bestimmung von Abweichungen

Funktion der Organisation

Die Organisation ist die Funktion, die eine Struktur schafft, in der die Funktionen jeder Person definiert sind, um die Unternehmensziele zu erreichen.

Etappen der Organisation:

• Festlegung der Organisationsebenen und Hierarchien.
• Klare und konkrete Definition der Funktionen jeder Ebene.
• Jeder muss wissen, wem er gehorchen muss.
• Bereitstellung von Kommunikationsmitteln in beide Richtungen.

Unternehmenskommunikation:

• Vertikal (nach unten): Von den Vorgesetzten zu den Mitarbeitern.
• Vertikal (nach oben): Von den Mitarbeitern zu den Vorgesetzten (Berichte über Probleme).
• Horizontal: Zwischen Personen auf gleicher Hierarchieebene.

A) Die Organisation der Arbeit: Evolution

Seit Anbeginn der Zeit haben Menschen ihre Arbeit organisiert, um ihre Bedürfnisse zu befriedigen. In der Vorgeschichte war die Arbeit organisiert, um Nahrung zu beschaffen. In der Antike gab es große Bauunternehmen. Die Vorläufer im 19. Jahrhundert waren Taylor (USA) und Fayol (Frankreich).

Fakultät für wissenschaftliche Organisation der Arbeit

Vertreter: Taylor. Seine Ideen bilden den Taylorismus und beziehen sich auf die industrielle Produktion. Ziel war es, die Arbeit zu rationalisieren, Leerlaufzeiten und unnötige Bewegungen zu eliminieren und die Arbeitszeit zu optimieren. Er verteidigte die Arbeitsteilung und die Spezialisierung von Aufgaben.

Grundsätze zur Kostenreduzierung:

• Analyse und Gestaltung von Büros und Aufgaben.
• Spezialisierung von Funktionen.
• Dezentralisierung der Verantwortung.
• Rationalisierung der Arbeit.
• Eliminierung von Anreizen.

Das Temposystem wurde zunächst begrüßt, aber die Arbeiter empfanden es als ermüdend und unzufriedenstellend.

Fayols Beitrag

Fayol schuf ein zusammenhängendes System, das das Unternehmen als Ganzes betrachtete. Seine Prinzipien umfassen:

• Arbeitsteilung: Klare Definition der Aufgaben.
• Einheit der Hierarchie, des Befehls und der Richtung: Klare Befehlsketten.
• Angemessene Vergütung: Zufriedenstellende Bezahlung.
• Autorität und Verantwortung: Ausgleich zwischen Befugnis und Verantwortung.

Schule der menschlichen Beziehungen

Als Kritik am Taylorismus wurden Methoden zur Lösung der Schwächen entwickelt. Elton Mayo stellte fest, dass die Leistung der Arbeiter durch Faktoren wie Musik und Pausen gesteigert werden konnte. Die Schlussfolgerungen waren:

• Es gab Anreize, die über das Materielle hinausgingen.
• Die Pflege der Beziehungen ist für die Arbeiter unerlässlich.
• Der Mensch ist kein Computer.

Die Motivation der Arbeit

Motivation ist der Antrieb, der eine Person zur Erfüllung ihrer Aufgaben bewegt. Unternehmen setzen verschiedene Anreize ein:

• Geld: Zur Deckung von Konsumbedürfnissen.
• Erwartungen für die Zukunft: Möglichkeiten zur Verbesserung und zum Fortschritt.
• Anerkennung der Arbeit: Belohnung von Anstrengungen.
• Zusammenarbeit am Arbeitsplatz: Anerkennung von Aufgaben und Delegation von Verantwortung.

Theorie von Maslow

Maslow bewertete Bedürfnisse in fünf Stufen:

1. Physiologische Bedürfnisse.
2. Sicherheitsbedürfnisse (Versicherung, Vorsorge).
3. Soziale Bedürfnisse (Liebe und Zuneigung).
4. Bedürfnisse nach Selbstwertgefühl (Ruhm, Prestige).
5. Bedürfnisse nach Selbstverwirklichung (Wunsch nach Wachstum und Lernen).

B) Formale Organisation

Die formale Organisation ist die vorsätzlich definierte Struktur, die die Beziehungen zwischen den Elementen eines Unternehmens regelt. Sie muss klar und verständlich sein, damit jeder seine Rolle, Autorität und Verantwortung kennt.

Organisationsstruktur

Eine gut definierte Organisationsstruktur erfordert die Kenntnis der Arbeitsteilung, Koordination und Kommunikation.

• Arbeitsteilung: Zuweisung von Aufgaben basierend auf Fähigkeiten und Spezialisierung.
• Abteilungsbildung: Gruppierung von Aufgaben nach Funktion, Geografie, Produkt usw.

Arten der Abteilungsbildung:

• Nach Funktion, Projekt, Geografie, Schichtarbeit, Produktart, Matrix.

Kommunikationsbeziehungen:

• Linear: Direkte Befehle von einer Person zur anderen.
• Team oder Berater: Spezialisten beraten und unterstützen, haben aber keine direkte Autorität.
• Funktional: Spezialisten mit Autorität in ihrem Fachgebiet.

Modelle der Organisationsstruktur

• Linear oder Hierarchie: Einfachheit, klare Autorität und Verantwortung. Nachteil: Mangelnde Spezialisierung, Machtkonzentration.
• Funktional: Spezialisten konzentrieren sich auf spezifische Aufgaben. Vorteil: Spezialisierung. Nachteil: Mehrere Vorgesetzte, mögliche Konflikte.
• Linear-beratend (Stab): Hierarchische Kernstruktur mit beratenden Abteilungen. Nachteil: Langsamere Entscheidungsfindung.
• Ausschussmodell: Zusammenarbeit mehrerer Personen zur Entscheidungsfindung. Vorteil: Mehrere Perspektiven. Nachteil: Verzögerung, Kompromisse.
• Matrixmodell: Kombination von Organisationsvariablen. Vorteil: Flexibilität. Nachteil: Koordinationsaufwand.

Organigramme

Grafische Darstellung der Organisationsstruktur. Sie können nach Form (vertikal, horizontal, radial), Zweck (Einheit, Analyse), Umfang (gesamt, detailliert) und Inhalt (Struktur, Personal, funktional) klassifiziert werden.

Informelle Organisation

Besteht aus spontanen Beziehungen zwischen Mitgliedern eines Unternehmens. Sie entsteht unabhängig von der formalen Struktur.

Unterschiede zwischen formaler und informeller Organisation:

• Formell: Offiziell etabliert, hierarchisch, auf Unternehmensinteresse ausgerichtet, formelle Kommunikationskanäle, festgelegte Gruppen, exekutive Befugnisse.
• Informell: Spontan, basierend auf Freundschaft/Feindschaft, freiwillig, Gerüchte, informelle Beziehungen, informelle Einflussnahme.

Führungsaufgabe

Menschen für das Unternehmen gewinnen und motivieren, ihre Aufgaben zur Erreichung der Ziele zu erfüllen.

• Senior Management: Überwachung der Unternehmensfunktion.
• Mittleres Management: Ausführung und allgemeine Kontrollplanung.
• Management-Ebene: Führungskräfte, die Pläne ausführen und Aufgaben zuweisen.

Leitende Funktion:

1. Aufgaben auswählen.
2. Aufgaben an Mitarbeiter übertragen.
3. Anweisungen geben.
4. Günstige Situationen schaffen und motivieren.

McGregors Theorie X und Y

• Theorie X: Menschen meiden Arbeit, haben keinen Ehrgeiz, bevorzugen Führung.
• Theorie Y: Menschen arbeiten gerne, sind kreativ, wollen Verantwortung übernehmen.

Führungsstile: Typ X-Führung (autoritär), Typ Y-Führung (flexibel).

Funktion Kontrolle

Sicherstellen, dass alles wie geplant abläuft, sowohl objektiv als auch subjektiv.

Die Schritte der Kontrolle:

1. Festlegung von Standards.
2. Bewertung der Tätigkeiten und Vergleich mit Standards.
3. Korrektur von Abweichungen.

Verschiedene Techniken der Prüfung:

• Planung: Überprüfung der Rechnungslegung und Rentabilität.
• Budgetkontrolle: Vergleich von Zahlen mit Planungsdaten, Nutzung historischer Daten für Schlussfolgerungen und Vorhersagen.